Mitarbeiterverwaltung, An- & Abwesenheitserfassung, Projektzeiterfassung, Reporting... Projekte zu starten und viele Monate und Jahre effizient zu betreuen, erfordert ein starkes Management im Unternehmen. Einen der Knackpunkte stellt dabei immer wieder die Zeit- und Leistungserfassung dar, da nicht eingetragene Arbeitszeiten zu nicht verrechenbaren Leistungen führen.
ingo365 dreht diese Herausforderung um und macht aus der digitalen Zeiterfassung die Basis für einen gelungenen Start von Projekten. Denn eingetragene Leistungen und Zeiten im Modul ingoTIME sind mit allen Projektphasen verknüpft, sodass sie schnell und einfach in anderen Modulen (zum Beispiel ingoPROJECT, ingoFINANCE) weiterverarbeitet werden können.
Aber starten wir von vorne und schauen uns an, wie aus einem angenommenen Angebot in wenigen Schritten ein durchführbares Projekt entsteht.
Projektstart im Ingenieurbüro: die 4 größten Herausforderungen
Das gelegte Angebot wurde vom Auftraggeber angenommen und eigentlich kann es direkt losgehen – so zumindest die Theorie. Denn zuerst müssen Projektleiter Aufgaben erledigen, die Zeit benötigen und die eine oder andere Herausforderung mit sich bringen:
-
Projektauftrag & Projekt erstellen
Aus dem Angebot muss ein Projekt werden, das heißt die Daten müssen fit gemacht werden für das Projektmanagement. Während die einen die gesamte Projektplanung in Excel übertragen, bilden andere diese in Projektmanagement-Lösungen ab. Die geringsten Aufwände haben in jedem Fall diejenigen, die eine zentrale Business Software verwenden und ihr Angebot mit wenigen Klicks direkt in Aufträge und dann in ein Projekt verwandeln. -
Ressourcenplanung sowie Kapazitätsplanung
Natürlich wurden Ressourcen, Kapazitäten und Kosten bereits für die Angebotsphase kalkuliert. Aber nun geht es um die Detailarbeit und die genaue Planung aller Phasen. Und das eventuell nicht nur für die kommenden Wochen, sondern über die nächsten Jahre hinweg. Das stellt bei weitem nicht bei jeder Projektstruktur ein leichtes Unterfangen dar. Vor allem, wenn umso mehr Projektbeteiligte eingeplant werden müssen und die Datenbasis unübersichtlicher ist. -
Subunternehmermanagement
Teilweise zügig im Angebot untergebracht, braucht es beim Projektstart klare Absprachen und ein gutes Management aller Subunternehmer. Denn eine vorausschauende Projektplanung gewährleistet die sinnvolle Koordination und reibungslose Projektdurchführung. Besonders aufwändig wird es für die Sandwichposition Projektleiter, wenn Ressourcen einzeln in Tabellen oder Vorlagen übertragen werden müssen. Anstatt diese direkt aus dem Angebot heraus mit den passenden Lieferanten und Partnern zu verknüpfen. -
Zeiterfassung von Anfang an
Ab Tag Eins des Projektstarts sollten alle Mitarbeiter loslegen, aber auch ihre Zeiten erfassen können. Denn nur so lassen sich von Anfang an alle erbrachten Leistungen auch verrechnen. Dass alle Projektbeteiligte zuverlässig ihre Projektstunden erfassen, stellt immer eine Herausforderung dar und sollte regelmäßig eingefordert werden. Eine spürbare Erleichterung bringt außerdem die digitale Zeiterfassung, die im Arbeitsalltag unabhängig von Ort, Zeit und Gerät durchgeführt wird.
Projektstart mit ingo365
ingo365 ist eine zentrale Unternehmenssoftware für Ingenieure, die den Projektstart nach Angebotsannahme extrem vereinfacht und beschleunigt. Denn die Branchenlösung ist genau auf die Bedürfnisse von Planungsbüros ausgerichtet und macht sich die Vorzüge der Digitalisierung und Automatisierung zunutze.
Der Projektauftrag wird automatisch mit allen relevanten Informationen erstellt, da diese über das HOAI-Tool, aus Vorlagen, Excel-Tabellen oder manuell bereits in der Angebotsphase eingetragen wurden. Existiert bereits ein früheres Projekt, so kann dieses sogar direkt mit dem neuen Projekt verbunden werden.
Alle Informationen rund um ingo365 finden Sie im Produktfolder:
Mit ingo365 starten Sie Ihr Projekt wahrscheinlich im Modul ingoTIME, ergo mit der digitalen Zeiterfassung. Hier tragen alle Beteiligten und Mitarbeiter der Projektteams von Anfang an ihre Zeiten ein. Die verantwortlichen Projektleiter respektive Büroleiter verschaffen sich auf der benutzerfreundlichen Oberfläche schnell einen Live-Überblick über gebuchte und offene Zeiten sowie Leistungen:
Bildhinweis: übersichtliche Zeitenmaske mit farblich unterlegtem Status der Eintragung (rechts) sowie Stundenüberblick (unten).
ingoTIME: So erfolgt die Zeiterfassung mit ingo365 in der Praxis
Statt aufwändiger und fehleranfälliger Erfassung der Projektzeit mit Excel und Co setzt ingo365 auf digitalisierte und automatisierte Wege. Die Basis des zentralen ERP-Systems stellt Business Central von Microsoft dar, also eine Cloud-Lösung, die höchste Flexibilität im Modern Workplace-Zeitalter verspricht:
-
Projektbeteiligte tragen ihre Zeiten geräteübergreifend ein, das heißt vom Smartphone, Tablet oder PC. Einzige Voraussetzung ist eine bestehende Netzverbindung.
-
Mit nur einem Klick auf den Button “Zeiterfassung starten” öffnet sich die intuitive Maske und Zeiten können direkt eingetragen werden.
-
Farben unterstützen die User dabei, sich schnell zurechtzufinden und ausstehende Tasks direkt zu identifizieren.
Expertentipp:
Animieren Sie alle Projektbeteiligten dazu, ihre Arbeitszeiten live zu erfassen. Auf diese Weise passieren die wenigsten Fehler, während Mitarbeiter entlastet werden, die am Ende alle fehlenden beziehungsweise falsch eingetragenen Zeiten nachtragen müssten. Der Schnellerfassungsbutton in ingo365 reduziert die Zeiteneintragung auf einen Klick, da 15 oder 30 Minuten bereits eingestellt sind.
Die Vorteile der Projektzeiterfassungs-Software
-
Anders als bei einem Stand-Alone-Zeiterfassungstool sind Zeiten und Leistungen über die Projektzeiterfassung direkt miteinander verknüpft.
-
Soll-Ist-Vergleiche zeigen den Projektbeteiligten direkt beim Erfassen der Zeiten, wie viele Arbeitsstunden geplant sind und wie viele bereits verbucht wurden.
-
Die Gegenüberstellung von Ist-Kosten und geplanten Stunden mit gebuchten Stunden lässt sich auf einen Blick erkennen.
-
ingoTIME schafft auf diese Art Transparenz und lässt bei Bedarf frühzeitiges Agieren zu.
-
Der moderne Arbeitsplatz ist mit ingo365 möglich, da das Zeiterfassungsmodul Vertrauen statt Kontrolle fördert.
-
Projektzeiten lassen sich durch den Wesenszug einer Web-App orts-, zeit- und geräteunabhängig eintragen, was hohe Flexibilität für die Projektbeteiligten bedeutet.
-
Mit wenigen Klicks ziehen Projektleiter Aufwandsrechnungen, Ressourcen, Kapazitäten etc. aus den eingetragenen Zeiten.
Das Fazit: Erfassen Sie Ihre Projektzeiten mit Struktur
Business Software soll keinen Aufwand verursachen, sondern ein sinnvolles Instrument sein, um etwa schnell Projekte zu starten oder die projektbezogene Zeiterfassung verlässlich zu gestalten. Der Projektstart ist dank intuitiver Module wie ingoTIME responsiv und einfach, denn die digitale Zeiterfassung ist ein Teil der zentralen Plattform ingo365. Hier laufen alle Daten zusammen und können direkt für die nächste Projektphase weiterverwendet werden. Also eine digitale Lösung, die das Leben aller Mitarbeiter erleichtert und die Zusammenarbeit effizienter macht.
Wussten Sie schon, dass unsere Kunden das ERP-System ingo365 in drei verschiedenen Paketen beziehen können? Wählen Sie Smart, Config oder Custom, abhängig von Ihren individuellen Anforderungen.
Projektzeiterfassung FAQ
Daseinsgrund
Warum Projektzeiterfassung?
Die Projektzeiterfassung bietet die Datenbasis für eine Leistungsverrechnung. Kurz gesagt werden vom Mitarbeiter geleistete Stunden auf Projekte erfasst und diese Aufwände können dem Kunden vorgelegt und verrechnet werden. Auch bei Pauschalvereinbarungen macht die Projektzeiterfassung Sinn, da eine PLAN-/IST-Auswertung und damit die Rentabilitätsbewertung von Projekten genau diese Grunddaten erfordert!
Dokumentationspflicht
Was muss bei der Arbeitszeiterfassung dokumentiert werden?
Bei der Arbeitszeiterfassung ist zu unterscheiden, ob es sich um die gesetzliche Aufzeichnungspflicht handelt oder die Erfassung von Arbeitsleistung zur internen Projekt- und Leistungsverrechnung. Dem Gesetz ist genüge getan, wenn die „An- und Abwesenheiten“ des Mitarbeiters nachvollziehbar dokumentiert sind (Datum, Start- und Endzeit(en) + Pausen). Das erfolgt natürlich auch im Umfang der Projektzeiterfassung.
Für die Leistungs- und Projektverwaltung sind jedoch zusätzliche und detailliertere Informationen wie „Projekt/Projektnummer“, „Arbeitstyp“ (Innendienst, Außendienst, Homeoffice, Reisezeiten, etc.) sowie diverse andere Zusatzinformationen von Bedeutung.
Systeme
Was sind Zeiterfassungssysteme?
Ein Zeiterfassungssystem ist eine Unterstützung für Unternehmen zur Erfassung von Mitarbeiterzeiten. Dabei werden in elektronischer Form (meist in einer Datenbank)
-
An- und Abwesenheitsbuchungen,
-
Arbeitszeiten,
-
Mehrleistungen,
-
Abwesenheiten wie Urlaub,
-
Krankheit oder Zeitausgleiche
und andere relevante Zeitbuchungen erfasst und gespeichert. Die so gesammelten Informationen werden in weiterer Folge für
-
Zeitauswertungen,
-
Projektbewertungen,
-
Mitarbeiter- und Ressourcenplanung,
-
Lohn- und Gehaltsverrechnung,
-
interne und externe Leistungsverrechnung (Rechnungslegung und Leistungsnachweise)
verwendet. Die Zeiterfassung bildet die Datenbasis und ist daher in jedem Unternehmen von immenser Bedeutung!
Excel
Warum ist die Projektzeiterfassung in Excel nicht der Weisheit letzter Schluss?
Excel ist weit verbreitet, weil es einen hohen Flexibilitätsgrad bietet. Speziell in puncto Zeiterfassung stellt das aber meist eher einen Nachteil als einen Vorteil dar. Vor allem dort, wo eine gemeinsame und übergreifende Zeiterfassung erforderlich ist, stößt man mit Excel schnell an die Grenzen und muss eine große Fehleranfälligkeit in Kauf nehmen.
Zwar lassen sich in Excel viele Aufgaben gut erledigen. Aber eine Unterstützung durch das System und/oder eine Automatisierung (beispielsweise Abwesenheitsanträge, etc.) sowie strukturierte Prozesse (zum Beispiel Urlaubsworkflow mit Vertreterbenachrichtigung) werden in Excel kaum unterstützt. Unternehmen sind daher gut beraten bei Zeiterfassung auf bewährte Systeme wie etwa TIME von newvision zu setzen.
Mehrwert durch ingo365
Wie optimiert das ERP-System ingo365 die Zeiterfassung für Projekte?
Als Modul zur bewährten Projektlösung ingoPROJECT bietet TIME eine vollwertige Zeiterfassungslösung mit speziellem Fokus auf Projektzeiten-Management und Leistungsverrechnung. Alle Funktionen aus den oben genannten Punkten sind in einem System vereint und stellen so ein vollumfängliches Zeiterfassungssystem für jede Unternehmensgröße zur Verfügung.
