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ingoTIME und wie Sie Ihr 1. Projekt mit ingo365 starten

Mitarbeiterverwaltung, An- & Abwesenheitserfassung, Projektzeiterfassung, Reporting ... Projekte zu starten und viele Monate und Jahre effizient zu betreuen, erfordert ein starkes Management. Einen der Knackpunkte stellt dabei immer wieder die Zeit- & Leistungserfassung dar, da nicht eingetragene Zeiten zu nicht verrechenbaren Leistungen führen.

ingo365 dreht diese Herausforderung um und macht aus der digitalen Zeiterfassung die Basis für einen gelungenen Projektstart. Denn eingetragene Leistungen und Zeiten im Modul ingoTIME sind mit allen Projektphasen verknüpft, sodass sie schnell und einfach in anderen Modulen (z.B. ingoPROJECT, ingoFINANCE) weiterverarbeitet werden können.

Aber starten wir von vorne und schauen uns an, wie aus einem angenommenen Angebot in wenigen Schritten ein durchführbares Projekt entsteht.

 

Projektstart im Ingenieurbüro: die 4 größten Herausforderungen

 

Das gelegte Angebot wurde vom Auftraggeber angenommen und eigentlich kann es direkt losgehen – so zumindest die Theorie. Denn zuerst müssen Projektleiter eine Arbeit erledigen, die Zeit benötigt und die eine oder andere Herausforderung mit sich bringt:

  1. Projektauftrag & Projekt erstellen
    Aus dem Angebot muss ein Projekt werden, das heißt die Daten müssen fit gemacht werden für das Projektmanagement. Während die einen die gesamte Projektplanung in Excel übertragen, bilden andere diese in einem Projektmanagement-Tool ab. Die geringste Arbeit haben in jedem Fall diejenigen, die eine zentrale Business Software verwenden und ihr Angebot mit wenigen Klicks direkt in einen Projektauftrag und dann in ein Projekt verwandeln.

  2. Ressourcen-& Kapazitätsplanung
    Natürlich wurden Ressourcen, Kapazitäten und Kosten bereits für die Angebotsphase kalkuliert. Aber nun geht es um die Detailarbeit und die genaue Planung aller Phasen. Und das eventuell nicht nur für die kommenden Wochen, sondern über die nächsten Jahre hinweg. Kein leichtes Unterfangen, das umso herausfordernder wird, je mehr Projektbeteiligte eingeplant werden müssen und je unübersichtlicher die Datenbasis ist.

  3. Subunternehmermanagement
    Teilweise zügig im Angebot untergebracht, braucht es beim Projektstart klare Absprachen und ein gutes Management aller Subunternehmer. Denn eine vorausschauende Planung gewährleistet die sinnvolle Koordination und reibungslose Projektdurchführung. Besonders aufwändig wird es für die Sandwichposition Projektleiter, wenn sie Ressourcen einzeln in Tabellen oder Vorlagen übertragen müssen, statt diese direkt aus dem Angebot heraus mit den passenden Lieferanten und Partnern zu verknüpfen.

  4. Zeiterfassung von Anfang an
    Ab Tag 1 des Projektstarts sollten alle Mitarbeiter loslegen, aber auch ihre Zeiten erfassen können. Denn nur so lassen sich von Anfang an alle erbrachten Leistungen auch verrechnen. Dass alle Projektbeteiligte zuverlässig ihre Zeiten erfassen, stellt immer eine Herausforderung dar und sollte regelmäßig eingefordert werden. Eine spürbare Erleichterung bringt außerdem die digitale Zeiterfassung, die orts-, zeit- und geräteunabhängig durchgeführt wird.
 

Projektstart mit ingo365

 

ingo365 ist eine zentrale Business Software für Ingenieure, die den Projektstart nach Angebotsannahme extrem vereinfacht und beschleunigt. Denn die Branchenlösung ist genau auf die Bedürfnisse von Planungsbüro ausgerichtet und macht sich die Vorzüge der Digitalisierung und Automatisierung zunutze.

Der Projektauftrag wird automatisch mit allen relevanten Informationen erstellt, da diese über das HOAI-Tool, aus Vorlagen, Exceltabellen oder manuell bereits in der Angebotsphase eingetragen wurden. Existiert bereits ein früheres Projekt, so kann dieses sogar direkt mit dem neuen Projekt verbunden werden.

Alle Informationen rund um ingo365 finden Sie im Produktfolder:

Produktfolder Business Loesung ingo365

Mit ingo365 starten Sie Ihr Projekt wahrscheinlich im Modul ingoTIME, ergo mit der digitalen Zeiterfassung. Hier tragen alle Projektbeteiligte von Anfang an ihre Zeiten ein und die verantwortlichen Projektleiter bzw. Büroleiter verschaffen sich auf der benutzerfreundlichen Oberfläche schnell einen Überblick über gebuchte und offene Zeiten sowie Leistungen:

Software für Zeiterfassung

Bildhinweis: übersichtliche Zeitenmaske mit farblich unterlegtem Status der Eintragung (rechts) sowie Stundenüberblick (unten).

 

ingoTIME: So erfolgt die Zeiterfassung mit ingo365 in der Praxis

 

Statt aufwändiger und fehleranfälliger Erfassung von Zeiten mit Excel & Co setzt ingo365 auf digitalisierte und automatisierte Wege. Basis des zentralen ERP-Systems stellt Business Central von Microsoft dar, also eine cloudbasierte Business Software, die höchste Flexibilität im digitalen Zeitalter verspricht:

  • Projektbeteiligte tragen ihre Zeiten geräteübergreifend ein, das heißt von Smartphones, Tablets oder Computern. Einzige Voraussetzung: eine bestehende Netzverbindung.
  • Mit nur einem Klick auf den Button “Zeiterfassung starten” öffnet sich die intuitive Maske und Zeiten können direkt eingetragen werden.
  • Farben unterstützen die User dabei, sich schnell zurechtzufinden und ausstehende Tasks direkt zu identifizieren.

Expertentipp:

 

Animieren Sie alle Projektbeteiligten dazu, ihre Zeiten live zu erfassen. Auf diese Weise passieren die wenigsten Fehler, während Mitarbeiter entlastet werden, die am Ende alle fehlenden beziehungsweise falsch eingetragenen Zeiten ausbessern müssten. Der Schnellerfassungsbutton in ingo365 reduziert die Zeiteneintragung auf einen Klick, da 15 oder 30 Minuten bereits eingestellt sind.

Benefits von ingoTIME

 
  • Anders als bei einem Stand-Alone-Zeiterfassungstool sind Zeiten und Leistungen über die Projektzeiterfassung direkt miteinander verknüpft.
  • Soll-Ist-Vergleiche zeigen den Projektbeteiligten direkt beim Erfassen der Zeiten, wie viele Stunden geplant sind und wie viele bereits verbucht wurden.
  • Die Gegenüberstellung von Ist-Kosten und geplanten Stunden mit gebuchten Stunden lässt sich auf einen Blick erkennen.
  • ingoTIME schafft auf diese Art Transparenz und lässt bei Bedarf frühzeitiges Agieren zu.
  • Der moderne Arbeitsplatz ist mit ingo365 möglich, da das Zeiterfassungsmodul Vertrauen statt Kontrolle fördert.
  • Zeiten lassen sich orts-, zeit- und geräteunabhängig eintragen, was hohe Flexibilität für die Projektbeteiligten bedeutet.
  • Mit wenigen Klicks ziehen Projektleiter Aufwandsrechnungen, Ressourcen, Kapazitäten etc. aus den eingetragenen Zeiten.
 

Fazit: Moderne Zeiterfassung mit ingo365

 

Business Software soll keinen Aufwand verursachen, sondern ein sinnvolles Instrument sein, um etwa schnell Projekte zu starten oder Zeiten verlässlich zu erfassen. Der Projektstart ist dank intuitiver Module, wie ingoTIME, schnell und einfach, denn die digitale Zeiterfassung ist ein Teil der zentralen Plattform ingo365. Hier laufen alle Daten zusammen und können direkt für die nächste Projektphase weiterverwendet werden. Also eine digitale Lösung, die das Leben aller Projektbeteiligten erleichtert und Zusammenarbeit effizienter macht.

Wussten Sie schon, dass Sie die Business Software ingo365 in drei verschiedenen Paketen beziehen können? Wählen Sie Smart, Config oder Custom, abhängig von Ihren individuellen Anforderungen.

ingo365_Business Lösung für Planungsbüros

Lukas Baumgartner

Über

Lukas Baumgartner hat eine technische Ausbildung absolviert und befasst sich seit fast 10 Jahren mit Produktmanagement. Seit 2019 ist er im #teamnevision und sein Fokus liegt auf dem Entwickeln und Gestalten von neuen Produkten.