Ist Zeitmanagement die Königsdisziplin im Projektmanagement?

„Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihnen beherrschen zu lassen.“ Lothar J. Seiwert

Wenn Zeitmanagement die Königsdisziplin ist, welchen Stellenwert sollte es dann in Ihrer Projektabwicklung einnehmen? Wie sieht dies in der Theorie und Praxis aus? In diesem Blog beleuchten wir Zeitmanagement aus verschiedenen Perspektiven, ich gebe Ihnen einen Einblick in meine Erfahrungen und stelle Ihnen meine Top 3 Zeitplanungstools vor.

Den Wunsch, möglichst produktiv zu sein, haben in der Regel alle Projektbeteiligten¹. Auf Seite des Projektdienstleisters sind dies:

• Projektleiter
• Consultants
• Entwickler

und kundenseitig:

• Kundenprojektleiter
• Key-User
• Anwender

Für den Kunden ist ein größeres Projekt eine enorme Herausforderung wie z.B. die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gilt es doch neben dem Tagesgeschäft zusätzlich ein ERP-System einzuführen. Für Projektdienstleister ist so eine Einführung Tagesgeschäft und mehrere Projekte laufen oftmals parallel. Jedoch sollte auch eine bestmögliche Betreuung Ihrer Bestandskunden gewährleistet sein, ebenso wie ein Zeitpuffer für unplanmäßige Änderungen und alles ohne zeitliche Dauerüberlastung.

Um dies vernünftig zu meistern, benötigen Sie:

• eine vernünftige Ressourceneinsatzplanung,
• den Einsatz von modernen Methoden im Projektmanagement und
• vor allem ein gesundes Zeitmanagement.

Zeitmanagement – Theorien und Praxis

Was sagt die Lehre? Es existieren zahlreiche Ansätze: ABC-Analyse, Pareto, Pomodoro-Technik usw. Davon beleuchte ich zwei Methoden näher: das (angepasste) Eisenhower-Prinzip und die ALPEN-Methode.

Die ALPEN-Methode: Hier sind die offenen Aufgaben festzulegen, der Zeitaufwand zu beziffern, die Pufferzeiten zu berücksichtigen, die Prioritäten zu setzen und es sollte eine regelmäßige Prüfung stattfinden. Bei der Prüfung geht es darum, ob die geplante Zeit ausgereicht hat und sich das Projekt noch In-Time befindet.

Aufgaben

Die vollständige Festlegung der Aufgaben ist der erste Schritt, um eine Projektschieflage zu vermeiden. Wurde eine zweite oder dritte Testphase auf Kunden- und Projektdienstleisterseite geplant? Sind die Aufgaben von Drittmodulanbietern berücksichtigt?

Zeitaufwand

Ist der Zeitaufwand realistisch kalkuliert? Werden auch Mehraufwände, die zwar nicht verkauft aber doch benötigt werden, berücksichtigt? Welche Auswirkungen haben voneinander abhängige Aufgaben und passive Laufzeiten auf die Gesamtlaufzeit?

Pufferzeiten

Die Planung von Pufferzeiten wird meistens vermieden, da man optimistisch ist und gerne die vom Kunden gewünschte Projektdauer einhalten will. Generell versteht man unter Pufferzeit die zeitliche Prolongierung oder Verschiebung eines Projektvorgangs bei gleichzeitiger Beibehaltung der Projektdauer. So sind auf der einen Seite Zeitpuffer für unvorhergesehen Aufgaben zwar sinnvoll, andererseits ist es wichtig, Leerlaufzeiten zu vermeiden um einen konstanten Projektfluss zu erzeugen.

Prioritäten

Prioritäten zu setzen klingt daher einleuchtend. Die Krux liegt aber im Detail, denn wenn Aufgaben aufeinander aufbauen ist die Bahn vorgegeben. Doch sobald es darum geht Anforderungen von Fachabteilung X den von Fachabteilung Y zu priorisieren, wird es politisch. Die Umsetzung beider Aufgaben zu versprechen, weil plötzlich weniger Pufferzeiten benötigt wird, halte ich für einen Fehler.

Prüfung

Unabhängig davon wie gut die ersten vier Punkte geplant wurden, beim fünften Punkt, der regelmäßigen Prüfung kann es zu Herausforderungen kommen. Vor allem wenn der ursprüngliche Plan nicht mehr umsetzbar ist. Der Umgang damit unterscheidet ein erfolgreiches Zeitmanagement vom weniger Erfolgreichen.

Die (angepasste) Eisenhower Matrix:

Die Reduzierung der Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip wird vielfach als Master Lösung im Zeitmanagement gelehrt. Meiner Meinung nach Bedarf es einer Anpassung im Projektmanagement-Kontext. Die Aufgaben im Quadrat D/IV („nicht dringend“ & „nicht wichtig“) müssen zwingend bearbeitet werden, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Das aus meiner Sicht erfolgreichste Mittel ist, wie sehr bin ich in der Lage meine Aufgaben erfolgreich zu delegieren. Diese spiegelt sich in der Frage: Wie groß ist das Vertrauen in meine Kollegen?

Deshalb: D / IV und C / III immer an kompetente Kollegen delegieren. Manchmal muss man auch B / II Aufgaben delegieren. In diesem Kontext macht es durchaus Sinn, sich mit dem Thema Empowerment zu beschäftigen.

Tages- und Wochenpläne erstellen

Strukturiertes Arbeiten mittels Tages- und Wochenplänen steigert die Effizienz enorm.

An der Stelle ist hervorzuheben, dass jeder Mensch seine eigene Methode hat, die gilt es zu finden. Ich strukturiere mir meine kommende Woche spätestens am vorherigen Freitag. Täglich evaluiere ich diesen Plan um soweit wie möglich vorausschauend planen zu können.

Im Laufe der Jahre konnte ich viele Erfahrungen mit Zeitmanagement als Teil des Projektmanagements sammeln. Aus meiner Sicht ist Zeitmanagement ein essenzieller Baustein für ein produktives, erfolgreiches sowie auf die Motivation der Mitarbeiter ausgelegtes Arbeiten in Projekten. Es hat einen hohen Stellenwert und gehört daher zur Königsdisziplin.

Meine 5 persönlichen Tipps für Sie:

1. Wichtig: Setzen Sie einen Fokus und vermeiden Sie Ablenkungen, um fehlende Zeit wiederzufinden. Beispiel: Die zeitliche Kürzung von Meetings, durch eine straffere und disziplinierte Meeting Leitung. Noch besser: eine kurze Meeting Dauer ansetzen.
2. Planen Sie Homeoffice Tage ein.
3. Pflegen Sie Fokuszeit mit dem Projektteam.
4. Nutzen Sie Ihre Erfahrung: Im Projektkontext ist es hilfreich, bereits in der Analysephase, die Projektmitarbeiter mit einzubinden. Dies erleichtert im weiteren Projektverlauf die (Um-)Verteilung der Aufgaben.
5. Wenn es um fehlende fachliche Erfahrung geht — klassisch bei einem Technologiewechsel — ist es dringend notwendig, dass Sie die tatsächliche Zeit und nicht nur die budgetierte einplanen. Beachten Sie das Thema .

Meine Top 3 Zeitplanungstools

Ich bevorzuge die Tools Microsoft To Do und Planner in Microsoft Teams. Wenn die Zeit besonders knapp ist, strukturiere ich die wichtigsten Punkte schon einmal auf einem weißen DIN A4 Papier.

Das wichtigste Zeitplanungstool für mich persönlich bleibt Microsoft Outlook. Die Top Vorteile: Der Outlook Kalender liefert ein übersichtliches Planungstool und ermöglicht die Koppelung der Projektteams.  

Dies sind nur ein paar persönliche Impulse für Sie, wie Sie Ihr Zeitmanagement im Projektalltag optimieren können. Mit welchem Tool haben Sie die besten Erfahrungen gemacht? Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen. Schreiben Sie mir Ihre Ideen per Mail: anastasios.bakirtzidis@newvision.eu

Ich freue mich von Ihnen zu hören und bin gespannt! 😊

... Sie haben Fragen oder Anregungen? Kontaktieren Sie mich: per Mail oder LinkedIn.

Viele Grüße aus Stuttgart!

Euer Anastasios

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