Moderne Bürokonzepte im Ingenieurwesen: Brauchen Ingenieure noch Büros?

Folgen Sie mir auf ein Gedankenexperiment. Wir schreiben das Jahr 2030, die Sonne scheint und Diplom-Ingenieur Gerhard L. ist auf dem Weg zur Baustelle eines Kunden. Auf dem Weg dorthin überprüft er mit seinem Smartphone den aktuellen Projektstatus und bringt sich kurz mit dem Büroleiter telefonisch auf den neuesten Stand. Auf der Baustelle angekommen bringt er den Auftraggeber per Liveschaltung auf den aktuellen Stand und bespricht offene Fragen mit ihm. Anschließend kehrt Gerhard L. zurück ins Homeoffice. Nachdem sein Unternehmen die riesige Bürofläche am Englischen Garten in München aufgegeben hat, hat er sich zu Hause ein eigenes Büro eingerichtet.

In der Welt des Diplom-Ingenieurs aus München gibt es kein Büro mehr, an dem alle Mitarbeiter zusammenkommen und feste Arbeitsbereiche haben. Die Digitalisierung macht es dem Ingenieur 4.0 möglich, orts- und zeitunabhängig am Modern Workplace tätig zu sein. Doch beschreibt dieses Szenario tatsächlich die Zukunft der Arbeitswelt des Ingenieurs? Und ist es überhaupt realistisch beziehungsweise wünschenswert? Diese Fragen beleuchte ich im Folgenden für Sie im Hinblick auf moderne Bürokonzepte.

Modern Workplace im Ingenieurbüro: Wie sich die Arbeitszonen des Ingenieurs 4.0 ändern

Nicht erst seit Corona gehören Homeoffice, Zoom-Konferenzen und virtuelle Events zum Arbeitsalltag vieler Berufstätiger. Neue digitale Technologien und sich daraus ergebende neue Arbeitsweisen verändern branchenweit das gesamte Berufsumfeld. Bei der Frage, wer am Arbeitsplatz von morgen wo und wie arbeiten wird, sehen sich Ingenieure mit vielen neuen Potentialen, aber auch Herausforderungen konfrontiert:

• Zusammenarbeit: Wie gelingt eine erfolgreiche Zusammenarbeit, wenn der physische Kontakt und direkte Austausch in Teams fehlt? 

• Kommunikation: Wo laufen alle Informationen zusammen und wie wird ein reibungsloser Informationsfluss sichergestellt, ohne dass Projektbeteiligte in einer Flut von Meetings ertrinken?

• Kultur: Wie entsteht eine Unternehmenskultur, in der Werte wie Wertschätzung oder offener Austausch gelebt werden können? 

• Bedürfnisse der Mitarbeiter: Wie lassen sich die Wünsche nach Heim- und Büroarbeit verschiedener Mitarbeiter vereinen? 

• Ausstattung: Welche technischen Geräte und Tools brauchen Mitarbeiter am Modern Workplace und wie lässt sich maximale IT-Sicherheit gewährleisten? 

• Employer Branding: PwC kam in einer Studie 2018 zu dem Schluss, dass sich Mitarbeiter zunehmend Komfort auf der Arbeit wünschen, den sie durch moderne Tools im Homeoffice und im Privatleben kennengelernt haben. Wie lässt sich dies in Zukunft erreichen?

Ingenieurbüros stehen daher vor der Frage: Wie viel Modern Workspace darf es sein und wie viel ist genug? Soll das Büro bleiben oder nicht? Und wie gelingt es, eine Lösung für die individuellen Anforderungen der gesamten Belegschaft zu finden? In unserem praxisnahen Webinar finden Sie darauf und mehr Antworten:

6 Impulse für eine Zukunft ohne Büro

Bereits heute verzichten erste Unternehmen auf ein physisches Büro. Insbesondere in Branchen, die von Haus aus eine hohe Affinität zur digitalen Welt haben wie zum Beispiel digitale Marketing-Agenturen oder Softwareunternehmen. Ob das auch für Ingenieurbüros funktionieren kann? Folgende 6 Gründe sprechen für den Wandel: 

1. Kosten sparen
   Planungsbüros bekommen den positiven Effekt der abgeschafften Büroeinheit im ersten Schritt finanziell zu spüren, wenn laufende Kosten für Miete und Betriebskosten entfallen. Zu bedenken ist allerdings, dass die Mitarbeiter für Remote Work entsprechend ausgestattet werden müssen, etwa performante und hochwertige Hardware. 

2. Moderne Tools ersetzen Bürostrukturen
   Mit modernen Kollaborationstools schaffen Ingenieure einen digitalen Rahmen für die effiziente Zusammenarbeit sowie eine konsistente Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Partnern und Kunden. Meetings, Projektmanagement oder Angebotserstellung finden virtuell statt und ersetzen starre Bürostrukturen.

3. Kürzere Arbeitswege
   Wenn es schnell gehen muss, ist das digitale Büro immer mit dabei. Über Smartphone oder Laptop rufen alle Projektbeteiligten entscheidende Informationen in Echtzeit ab und kommunizieren mit ihren Teams effizient und von jedem Ort aus.

4. Digitale Arbeitsabläufe etablieren
   Effektiv per Videocall kommunizieren, das Projekt über eine zentrale Plattform managen und im virtuellen Team kreative Lösungen finden. Die Mitarbeiter müssen praktische Erfahrungen mit digitalen Tools sammeln, um ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Ohne das Büro als analogen Zufluchtsort lernen Mitarbeiter schnell, sich effektiv in der digitalen Arbeitsumgebung zu bewegen.

5. Unabhängigkeit von starren Bürostrukturen
   Ein Büro hat formelle und informelle Regeln, denen sich Mitarbeiter bis zu einem gewissen Grad fügen müssen. Vom grausigen Kaffee bis hin zum frühmorgendlichen Freitags-Meeting. Dank orts- und zeitunabhängigem Arbeiten ist mehr Raum für flexibles Handeln, das sowohl den Anforderungen des Projekts als auch dem Arbeitsstil des Mitarbeiters entspricht. 

6. Individuelle Arbeitsweisen
   Jeder Mitarbeiter ist anders. Die Vielfalt der Perspektiven und Ansätze macht ein starkes Team aus. In dieser Hinsicht bietet eine digitale Zusammenarbeit ohne Büro jedem Einzelnen mehr Raum bei der individuellen Arbeitstaggestaltung. 

Es gibt jedoch auch triftige Gegenargumente, welche dem Abhandenkommen lokaler Arbeitsorte entgegenstehen. Auf diese gehe ich im nächsten Abschnitt ein.

9 Gründe, weshalb Ingenieure weiterhin ein Büro brauchen

Trotz der Corona-Pandemie als Katalysator für digitale Zusammenarbeit planen nur 6,4% der Unternehmen eine Reduzierung der Büroflächen, so eine Studie des Instituts für Wirtschaft. Auch für Ingenieure gibt es gute Gründe moderne Büros weiterhin als Arbeitsplatz zu nutzen: 

1. Erreichbarkeit gegenüber den Kunden sicherstellen
   Ein Büro gibt dem eigenen Kundenstamm das Gefühl, immer einen Ansprechpartner vor Ort zu haben. Ein Telefonat und eine E-Mail lassen sich ignorieren, nicht aber ein persönlicher Besuch. 

2. Anstrengende Meetings vermeiden
   Wichtige Signale der Körpersprache fehlen in der digitalen Kommunikation, was Meetings in der digitalen Welt oft anstrengend und anfällig für Missverständnisse macht. Zudem entfallen beim Sprung von einem Videocall in den nächsten die natürlichen Pausen zwischen zwei Besprechungen, da kein Ortswechsel mehr notwendig ist.

3. Zwang zur Erreichbarkeit vermeiden
   Das Büro bildet einen Schutzwall gegen die Anforderungen jeglicher Stakeholder, denn niemand erwartet dauerhafte Erreichbarkeit und sekundenschnelle Reaktionen. In einer digitalen Arbeitsumgebung entstehen aufgrund zusätzlicher Informationen schnell falsche Erwartungen: Meine Nachricht wurde gelesen, aber wo bleibt die Antwort? Mein Mitarbeiter ist offline, arbeitet er etwa nicht? 

4. Kreativen Austausch fördern
   Ein komplexes Problem fordert die Kreativität des ganzen Teams. Aber kreative Prozesse leben von einer positiven Gruppendynamik, die sich im direkten Austausch vor Ort spürbar besser erreichen lässt.

5. Informelle Kommunikationswege ermöglichen
   Die oft unterschätzte Bedeutung informeller Kommunikation wird deutlich, sobald sie fehlt. Denn bei einem Kaffee zwischen zwei Meetings oder in der Mittagspause findet ein schneller, aber umso wichtigerer Austausch von Details statt, die den Informationsfluss insgesamt verbessern. 

6. Repräsentativen Ort schaffen
   Ein Büro ist ein repräsentativer Ort, der besonders ab einer gewissen Unternehmensgröße essentiellen Prestige-Charakter hat. Insbesondere in der Baubranche sind die eigenen Bürogebäude ein wichtiges Symbol, das eine andere Strahlkraft auf Kunden entfaltet als etwa ein angemieteter Konferenzraum. 

7. Teams und Kultur stärken
   Der Aufbau von starken Beziehungen innerhalb eines Teams wirkt sich direkt auf die Produktivität und Qualität der Arbeit aus. Diese Beziehungen bilden sich vor allem im persönlichen Kontakt. Auch für die Pflege der Unternehmenskultur ist das Büro also ein zentraler Ort, dessen Vorteile und Potentiale nicht so einfach in die digitalen Arbeitswelten übertragen werden können.

8. Lebensrealitäten der Mitarbeiter gerecht werden
   Die Idee von der vollständigen Remote Arbeit stößt häufig spätestens bei den Lebensverhältnissen der Mitarbeiter an ihre Grenzen. Nicht jeder hat Platz, um zu Hause ein eigenes Büro einzurichten, von wo aus er in Ruhe arbeiten kann. 

9. Vertrauen aufbauen
   Eine Firma ohne Büro ist für viele Kunden und Auftraggeber schwer greifbar. Im Erstkontakt ist es daher deutlich schwerer, Vertrauen aufzubauen und den Kunden zu überzeugen. 

Vom zentralen Büro zum Modern Workplace: Das müssen Sie beachten

In Zukunft wird die Bedeutung digitaler Zusammenarbeit weiter zunehmen, aber deshalb wird das Büro nicht unbedingt obsolet. Es schafft einen Arbeitsort für Mitarbeiter, einen Treffpunkt für Kunden und es repräsentiert das Ingenieurbüro nach außen. Es wird vielmehr darum gehen, einen Mittelweg zu finden, der die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzt, ohne die Vorteile eines zentralen Büros zu verlieren. Beim hybriden Büromanagement zwischen Office und digitaler Welt gilt es einige wesentliche Dinge zu beachten:

• Experimentieren Sie mit neuen Formen der Zusammenarbeit:
  Versuchen Sie, Alternativen zur klassischen Schreibtischarbeit im zentralen Büro zu etablieren. Mit Co-Working-Plätzen, mehreren dezentralen Büros oder Open Space Büros profitieren die Mitarbeiter sowohl von Arbeitsplätzen außer Haus als auch von flexibel gestaltbaren Arbeitstagen.

• Führen Sie moderne Tools ein:
  Eine Best-of-Suite-Ingenieursoftware wie ingo365 schafft einen zentralen Rahmen für die hybride Zusammenarbeit. So kommunizieren Sie orts- und zeitunabhängig mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern. 

• Schulen Sie Mitarbeiter im Umgang mit neuen Tools:
  Die Arbeit mit neuen Tools in einer digitalen Arbeitsumgebung muss erlernt werden. Schulungen bauen Bedenken auf Seiten der Belegschaft ab und versetzen Mitarbeiter in die Lage, das Maximum aus der Software herauszuholen, beispielsweise bei der transparenten Zeiterfassung.  

• Statten Sie Mitarbeiter mit leistungsfähiger Hard- und Software aus:
  Laut des “Modern Workplace Check” sind nur 17% der Mitarbeiter, die mindestens 70% Ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten, mit Ihrer Ausstattung zufrieden. Wollen Sie digitale Zusammenarbeit etablieren, dürfen Sie nicht an der Ausstattung für Ihre Mitarbeiter sparen. Mobile Endgeräte wie Smartphones und Laptops, moderne Ingenieursoftware und starke Netzverbindungen ermöglichen produktives Arbeiten und verringern digitale Frustmomente.

• Schaffen Sie analogen Ausgleich vom digitalen Alltag:
  Auch in einem hybriden Arbeitsalltag sind persönliche Zusammenkünfte ein tragendes Element der Team- und Unternehmenskultur. Kleine Events, gemeinsame Ausflüge oder ein Teambuilding-Wochenende schweißen das Team zusammen und stärken die Unternehmenskultur.

• Entwickeln Sie ein belastbares Konzept für die IT-Sicherheit:
  Durch hybride Zusammenarbeit wachsen auch die Herausforderungen für die IT-Sicherheit im Ingenieurbüro. Denn statt standardisierter Geräte und lokaler Firmennetzwerke herrschen am modernen Arbeitsplatz CYOD (Choose/bring your own device) sowie viele verschiedene Örtlichkeiten vor, die zu optimalen Einfallstoren für Angreifer werden können. Ingenieurbüros müssen daher Konzepte entwickeln, die der veränderten Ausgangslage Rechnung tragen und sensible Daten schützen.

Fazit: Das Ingenieurbüro verändert sich

Wahrscheinlich wird das Büro für den Ingenieur 4.0 auch in Zukunft ein wichtiger Ort bleiben, denn es stärkt den Zusammenhalt in der Belegschaft und strahlt Kompetenz sowie Vertrauen nach außen aus. Allerdings ist zu erwarten, dass der Büroalltag flexibler wird, beispielsweise durch Abbau von Headquarters, modernen Bürolandschaften und digitalen Technologien. 

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Moderne Bürokonzepte FAQ