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Wie Sie eine schnelle und professionelle Angebotserstellung in Ingenieurbüros vornehmen

Während in Ingenieurbüros früher die Kalkulation rein über Herstellungskosten berechnet wurde, geht der Trend immer mehr in Richtung Kalkulation nach Aufwand. Dies liegt vor allem daran, dass die in § 52 der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure1 (HOAI) festgeschriebenen Herstellungskosten seit 2009 nicht mehr vorgesehen sind. Stattdessen liegen laut § 6 der aktuellen Honorarvereinbarung2 nun das Leistungsbild, die Honorarzone und die dazugehörige Honorartafel zugrunde. Grund für diese Neuregelung in Deutschland - und auch schon länger in Österreich - sind die EU-Richtlinien, die damit für einen besseren Wettbewerb sorgen sollen.

Die Problemlage in der Erstellung eines Angebotes

 

Momentan tun sich Planungsbüros allerdings noch schwer mit der Berechnung und Angebotserstellung nach Aufwand, da die Kosten von über mehrere Monate bzw. Jahre laufende Projekte sich nur schwer kalkulieren lassen. Umso mehr, da die meisten Unternehmen ohne handfeste Gründe nur unzureichend ihre eigenen Daten auswerten können, um daraus wertvolle Rückschlüsse zu ziehen. 

Die Konsequenz? Zahlreiche Ingenieurbüros scheuen eine fundierte Kalkulation, was wiederum Auswirkungen auf die Ressourcen- und Kapazitätsplanung sowie die Liquiditätsplanung hat. Schlecht kalkulierte Projekte führen zu einer wenig realistischen Angebotslegung, was zwangsläufig zu Diskussionen zwischen Auftraggeber und Planungsbüro sowie nicht vollständigen Leistungen führt. 

Zustandekommen eines Angebots

3 generelle Tipps für ein professionelles Angebot in Ingenieurbüros

 

Professionelle Angebote sind essentielle Bedingungen für die erfolgreiche Auftragsgewinnung in Ingenieurbüros. Deshalb möchte ich Ihnen 3 generelle Tipps für die Angebotserstellung geben:

  1. Tipp: Grenzen Sie den Leistungsumfang genau ab
    Spezifizieren Sie enthaltene Dienstleistungen in Ihrem Angebot sehr genau und führen Sie auch an, welche Teilbereiche nicht abgedeckt sind, zum Beispiel Zuleitungen von Strom, Wasser oder Gas, die eher Sache des Leitungsträgers sind.

  2. Tipp: Recherchieren Sie relevante Kennzahlen
    Besonders Jungunternehmern fehlen im Vorfeld Erfahrungswerte und Kennzahlen aus eigenen früheren Projekten. Es ist daher sinnvoll, relevante Kennzahlen zu recherchieren und bei Verbänden wie dem Verein deutscher Ingenieure (VDI) oder dem Zentralverband deutscher Ingenieure (ZDI) zwecks Unterlagen eine Anfrage zu machen. Für die langfristige Auswertung eigener Datensätze lohnt sich außerdem die Verwendung eines einheitlichen Projekt- und Datenmanagement-Tools, wo alle Informationen zusammenlaufen. Beispielsweise die gesamte Zeit- und Leistungserfassung oder alle Daten zu Auftragsverwaltung und Projekt Controlling. Nur so lassen sich wertvolle, realitätsnahe Rückschlüsse für die Zukunft ziehen.

  3. Tipp: Verwenden Sie Checklisten
    Checklisten stellen eine optimale Basis für die professionelle Angebotserstellung dar, denn Sie vergessen nichts Wichtiges, was besonders bei den Leistungsbeschreibungen essentiell sein kann. Aktualisieren Sie die Checklisten außerdem regelmäßig oder verwenden Sie eine Software wie ingo365, die dies automatisch für Sie übernimmt.

 

Kalkulation über Herstellungskosten oder nach Aufwand

 

Obwohl die Kalkulation und Angebotserstellung über Herstellungskosten gekippt wurde, dienen Sie vielen Ingenieurbüros noch immer als hilfreiche Grundlage für die Berechnung ihrer gesamtheitlichen Projektkosten. Werfen wir daher einen Blick auf beide Kalkulationsmethoden anhand eines Beispiels:

Herstellungskosten

 

Gehen wir davon aus, dass ein Krankenhaus mit Gebäudetechnik gebaut werden soll. Die Schätzkosten liegen bei 50 Millionen Euro für das Krankenhaus und die Gewerke. Wenn Sie Ihr Angebot über Herstellungskosten erstellen, werden Sie etwa 5-8% der Gesamtkosten für die Leistungen Ihres Ingenieurbüros ansetzen. Zwar geht der Trend weg von einer Honorarberechnung über Herstellungskosten, doch handelt es sich weiterhin um eine gute Kontrollmethode.

Kalkulation nach Aufwand

 

Für dasselbe Krankenhaus lassen sie die Kosten für Ingenieurleistungen auch nach Aufwand kalkulieren. Dafür ist es notwendig den jeweiligen Leistungsaufwand bereits im Vorhinein so genau wie möglich zu planen und einen exakten Kostenvoranschlag anzustellen. So muss beispielsweise der Wärmebedarf für jeden einzelnen Raum des Krankenhauses ebenso betrachtet werden wie die erforderliche Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter sowie externer Subunternehmer/Vertragspartner. Außerdem müssen Wagnis und Gewinnzuschlag in die realen Angebotskosten integriert werden.  

Da die Kalkulation nach Aufwand vor allem bei mehrjährigen Projekten außerordentlich schwierig ist, führt sie zu deutlich mehr Grauzonen und Diskussionen als die Kalkulation über Herstellungskosten. Für Ingenieurbüros als Unternehmer entsteht außerdem ein höherer administrativer Aufwand, ein erhöhtes Liquiditätsrisiko sowie ein hoher Bedarf an Datenanalyse-Mechanismen, um besser und schneller kalkulieren zu können.

Angebotserstellung Vorlage

3 typische Fehler bei der Angebotserstellung im Ingenieurbüro

 

Fehler sind menschlich und kommen in jedem Unternehmen vor. Doch vermeiden kann sie nur derjenige, der sie kennt. Daher möchte ich auf dieser Plattform 3 typische Fehler bei der Angebotserstellung mit Ihnen teilen, von denen mir Kunden bereits mehrfach berichtet haben: 

  1. Fehler: Fehlende Transparenz mit dem Auftraggeber
    Im Wettbewerb mit anderen Ingenieurbüros, die sich auf dasselbe Projekt bewerben, entscheidet natürlich auch das Richtpreis-Angebot darüber, ob man den Auftrag bekommt. Eine unehrliche Schätzung mit zu niedrigen Kosten mag Ihnen zwar den Auftrag einbringen, aber Ihr Honorar wird ebenfalls niedrig ausfallen. Besser also, Sie setzen auf eine ehrliche Angebotserstellung und hohe Transparenz mit dem Kunden. Suchen Sie das Gespräch und erläutern Sie Ihre Angebotsabgabe, denn dadurch schaffen Sie Vertrauen und stellen Ihre fachliche, aber auch betriebswirtschaftliche Kompetenz im Schreiben des Angebots unter Beweis.

  2. Fehler: Sich vom Preis her unter Wert verkaufen
    Verständlicherweise geht es im Ingenieurbüro im ersten Schritt darum, Aufträge zu bekommen. Je größer desto besser, möchte man als selbst auferlegtes Druckmittel meinen. Doch das stimmt nicht immer, denn gerade kleinere Planungsbüros stoßen auch schnell an ihre Grenzen. Sie haben etwa Probleme mit der Auslastung der Mitarbeiter oder mit der eigenen Zahlungssicherheit, was schnell gefährlich für das Unternehmen werden kann. Mitunter kann es also sinnvoller sein, das Team zu verkleinern und weniger Angebote abzugeben als sich zu oft unter Wert zu verkaufen. Qualität geht über Quantität. Denn das Ziel aller Ingenieure ist es, sich Projekte frei aussuchen zu können.

  3. Fehler: Angebote an "falsche" Auftraggeber stellen
    Statt wild Angebote an jede beliebige E-Mail-Adresse rauszuschicken, sollten Ingenieurbüros kund wissen, für welche Projekte sie ihre Leistungen konkret anbieten möchten und welcher Interessent dafür infrage kommt. So passen die eigenen hoch qualifizierten und spezialisierten Mitarbeiter vielleicht nicht unbedingt zu den Projektausschreibungen einer Wohnungsgenossenschaft. Dafür aber zum Beispiel zu einer Nische wie dem Gesundheitswesen, insbesondere hochkomplexen Krankenanstalten mit zum Beispiel Ambulanzen oder Intensivstationen.

Formulierung der Willenserklärung

Schnelle und professionelle Angebote mit ingo365 erstellen

 

Das Produkt ingo365 ist zwar nicht explizit eine Software zur Angebotserstellung, sondern sorgt vor allem rückwirkend dafür, dass Angebote in Ingenieurbüros schneller und professioneller erstellt werden können. Denn in dem einheitlichen System, das alle relevanten Tools der Projekt- und Datenverwaltung miteinander vernetzt, laufen alle Informationen zusammen. Diese werden automatisiert ausgewertet und ermöglichen so wertvolle Einblicke für die Kalkulation zukünftiger Projekte. 

 

Vorteile von ingo365 für die Angebotserstellung in Ingenieurbüros


Die Vorzüge einer integrierten Branchenlösung wie ingo365 sind zahllos:

  • individuell erstellte Angebote werden schnell und einfach eingelesen

  • typische Bauvorhaben sind innerhalb der Software schon in ihre Teilbereiche und Leistungsphasen strukturiert, sodass diese Vorlagen und Inhalte nur noch für das neue Projekt ausgewählt und ergänzt werden müssen

  • über Schnittstellen lassen sich Muster für die Kalkulation zu jeder Phase in die Software importieren, sodass der administrative Aufwand des Angebots spürbar reduziert wird

  • Soll-Ist-Vergleiche geben zu jedem Zeitpunkt im Projekt wertvolle Einblicke 

  • im System integrierte Checklisten-Angaben beziehungsweise Vorlagen und Strukturen erleichtern die Beschreibung des Leistungsumfangs 

  • auf Knopfdruck lassen sich aus eingestellten Angeboten die entsprechenden Aufträge erstellen und werden alle bereits vorhandenen Daten übernommen

  • Angebotsvorlagen und weitere hilfreiche Dokumente wie Muster-Leistungsbeschreibungen auf Basis von Honorarordnungen werden als Best Practice Vorschlag mit der Software mitgeliefert

  • unterschiedliche Benutzerrollen mit individuellen Berechtigungen machen die Best-of-Suite Lösung flexibel und effizient. Der Benutzer erhält dadurch übersichtlich nur die wirklich benötigten Funktionen in den jeweiligen Bereichen angeboten

Wie Sie sehen können, birgt die Software also intuitive Bedienschemas mit dem absoluten Vorteil der sofortigen Ummünzung von Angeboten in Aufträge.


Das Fazit

 

Die Kalkulation und Angebotserstellung in Ingenieurbüros werden durch eine Menge langjähriger Projekte, zum Teil schwer kalkulierbare Leistungen sowie die geforderte Kalkulation nach Aufwand spürbar erschwert. Die frühere Kostenbasis, die durch Herstellungskosten gewährleistet war, muss in Zukunft durch neue Methoden wie Checklisten und Vorlagen, aber auch mithilfe digitaler Lösungen neu geschaffen werden.

Ein einheitliches System wie ingo365, das alle Informationen und Anwendungen intelligent vernetzt, ermöglicht auf lange Sicht eine betriebswirtschaftlich immer bessere Planung  von Projektkosten. Auf Grundlage der gewonnenen Zahlen und Informationen lassen sich Angebote schnell und professionell erstellen. Die Verantwortlichen haben zu jedem Zeitpunkt Echtzeit-Zugriff auf alle Daten und profitieren von automatisierten Reportings sowie einem unersetzbaren Erfahrungsschatz. 

Im Whitepaper erfahren Sie mehr über den betriebswirtschaftlichen Erfolg in Ingenieurbüros - gleich herunterladen:

Beispiele für Angebotsschreiben

1 https://www.buzer.de/gesetz/6733/a95983.htm# 

2 https://www.buzer.de/gesetz/10775/a182999.htm 

Angebotserstellung FAQ

 
Definition

Was ist eine Angebotserstellung?

Unter einer Angebotserstellung versteht man die Spezifikation von Leistungen, die man für ein spezifisches Projekt erbringen kann und möchte. Zur Angebotserstellung wird man üblicherweise von einem potentiellen Kunden oder dessen bevollmächtigten Vertreter angefragt. Die Spezifikation der Leistungen beinhaltet die möglichst exakte Beschreibung dessen, was an Leistungen zu welchen Bedingungen und welchen Preisen erbracht werden kann.

Idealerweise wird auch definiert, welche Leistungen nicht im Angebot enthalten sind. So sollte durch eine Angebotserstellung ein möglichst gutes Bild davon entstehen, was ein Auftraggeber bekommen wird, sofern er das Angebot beauftragt.

Inhalt des Angebots

Was darf in einem Angebot nicht fehlen?

Ein Angebot ist ein Geschäftsbrief, was heißt, dass es alle laut Handelsgesetzbuch erforderlichen Pflichtangaben wie Name und Kontaktdaten des Anbieters, Anschrift des Firmensitzes, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern vorhanden), Anschrift des Angebotsempfängers, Beschreibung der Ware oder der Dienstleistung, Mengenangabe usw. beinhalten muss.

Ein Angebot sollte auf jeden Fall klar strukturiert und definiert sein. Niemals sollte in einem Angebot fehlen, unter welchen Bedingungen (zum Beispiel wie lange und auf welcher Basis oder unter welchen Voraussetzungen) sich der Angebotsersteller an das Angebot gebunden fühlt. So können von vornherein Missverständnisse aus dem Weg geräumt und ein schlechtes Gesprächsklima zwecks Auftragsverhandlungen vermieden werden.

Verbindlichkeit des Angebots

Wie verbindlich ist ein Angebot?

Ein Angebot ist grundsätzlich verbindlich. Deshalb ist es umso wichtiger, genau zu definieren, wie lange das Angebot Gültigkeit behält. Und unter welchen Voraussetzungen und unter welchen zusätzlichen Bedingungen das Angebot bindend ist. Man kann ebenso definieren, dass eine Gebundenheit an das Angebot ausgeschlossen ist. Dadurch hat das Angebot dann aber eher einen informellen Charakter und kommt oft nicht zum Zug beziehungsweise wird es ausgeschlossen.

Wer die Kosten trägt

Wer trägt die Kosten für die Angebotserstellung?

Die Kosten für die Angebotserstellung trägt üblicherweise der Ersteller und dieser kalkuliert diese Leistungen als Gemeinkosten in seine Angebote ein. In Ausnahmefällen, also wenn zum Beispiel von einem Architekten zur Angebotserstellung bereits umfangreiche Ausarbeitungen erforderlich sind, können dafür im Vorfeld Kostenbeteiligungen vereinbart werden. Will man etwaige Kosten für eine Angebotserstellung in Rechnung stellen, so sollte dies man auf jeden Fall vor Beginn der dafür erforderlichen Leistungen schriftlich vereinbaren. Ansonsten könnten darüber im Nachhinein Streitigkeiten entstehen.

Abweichungen

Wie weit darf man von einem Angebot abweichen?

Es gibt keine Regelung, wie weit man von einem Angebot abweichen darf. Jede Änderung bedarf eigentlich einer Vereinbarung. Grundsätzlich kann ein Angebot aber abgeändert werden. Allerdings nur, wenn diesbezüglich noch kein Vertrag zustande gekommen ist. Jedwede Änderung muss allerdings ehestmöglich dem potentiellen Auftraggeber zur Kenntnis gebracht werden. Ist die Bindungsfrist schon abgelaufen kann ohnehin ein neues Angebot mit den geänderten Bedingungen erstellt werden.

Hat der Auftraggeber das Angebot innerhalb der Bindefrist bereits angenommen und ist dadurch ein Vertrag zustande gekommen, so kann er lediglich widerrufen werden. Bei offensichtlich falschen Angaben, wie etwa Tippfehlern, offensichtlichen Rechenfehlern etc. (einem sogenannten Erklärungsirrtum), kann der Vertrag aber angefochten werden. Ein Rücktritt vom Vertrag ist nur möglich, wenn diese Möglichkeit zuvor vertraglich vereinbart worden ist und ein vordefinierter Grund dafür vorliegt.

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.