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Was es beim Subunternehmer-Management zu beachten gilt (und wie Business Lösungen helfen)

Die Digitalisierung fördert einen Trend zu vielseitig aufgestellten Generalisten - darin sind sich laut einer Studie der GPM1 70% der befragten Unternehmen einig. Während sich auch Auftraggeber zunehmend einen einheitlichen Ansprechpartner für Ihr Projekt wünschen, sind nur wenige Ingenieurbüros generalistisch aufgestellt. Für viele Projekte sind sie daher auf die Tätigkeit eines Subunternehmens angewiesen, die das Planungsbüro durch zusätzliche Kompetenzen unterstützen. Wie zum Beispiel im Bereich Heizungs-, Sanitär-, Lüftungs- und Klimatechnik oder auch Elektro- und Medizintechnik.

Gegenüber den Kunden müssen Ingenieurbüro und Subunternehmer also möglichst wie ein einziges Unternehmen auftreten. Das effiziente Subunternehmer-Management setzt eine reibungslose Zusammenarbeit, moderne Kommunikation und zeitgerechte Abrechnung voraus. Im Zeitalter der Digitalisierung bietet sich dafür natürlich der Einsatz einer passenden Business Lösung an, die gewisse Anforderungen erfüllen muss. Diese werde ich Ihnen neben 5 Tipps für ein effizientes Subunternehmer-Management im Ingenieurbüro im Folgenden vorstellen.  

 

Definition und Abgrenzung von Subunternehmen im Baugewerbe

 

Ein Subunternehmer ist ein Unternehmer, der Teile des an den Auftragnehmer erteilten Auftrages ausführt. Die bloße Lieferung von Waren oder Bestandteilen, die zur Erbringung einer Leistung erforderlich sind, ist keine Subunternehmerleistung. Die Definition des Begriffes „Subunternehmer“ findet ihre Grundlage im Werkvertragsrecht. Kennzeichnend für diese Vertragsverhältnisse ist, dass die Herstellung eines bestimmten Werkes beziehungsweise Erfolges geschuldet ist. Eine Beteiligung an der Ausführung eines Auftrages liegt daher dann vor, wenn ein Unternehmer einen Leistungsteil des Auftrages vertraglich übernimmt und diesen Leistungsteil in Eigenverantwortung selbst (oder mit Gehilfen) ausführt.

Zulieferer sind keine Subunternehmer, unabhängig von der Tatsache, ob die vom Zulieferer gelieferten Produkte nach Maß angefertigt wurden oder nicht. Daher ist der bloße Lieferant von Beton, Bauteilen und sonstigen Komponenten von der Definition nicht erfasst. Hingegen wäre ein Zulieferer, der auch Bauteile selbst einbaut, ein Subunternehmer. 

Subunternehmer was beachten Sie am Besten am Bau

 

Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern

 

Sowohl in der direkten Zusammenarbeit als auch auf betriebswirtschaftlicher Ebene birgt das Subunternehmer-Management einige Herausforderungen:

 

Effiziente Zusammenarbeit mit dem Subunternehmer

 
  • Einheitliche Dateiablage:
    Für die Arbeit am Projekt müssen alle Beteiligten Zugriff auf eine gemeinsame, einheitliche Dateiablage haben, die professionell verwaltet und einfach aber intelligent strukturiert wird. Des deswegen, um zu jedem Zeitpunkt die rasche Auffindbarkeit aller relevanten Daten zu gewährleisten.

  • Nachhaltige Ressourcenplanung:
    Im Ingenieurbüro fehlt häufig eine systematische Ressourcenplanung, genau wie beim Subunternehmer selbst. Ein mehr als gravierender Fehler. Dies führt in weiterer Folge nämlich schnell zu ungenau definierten Arbeitspaketen, unklaren Zuweisungen und anderen Problemen.

  • Terminkoordination:
    Auch die Terminkoordination scheitert oftmals an mangelnder Transparenz und Priorisierung der Aufgaben von jeder Seite. Welche Phase des Projekts dauert wie lange und wird mit welchen Ressourcen bearbeitet? Wenn Projektleiter und Subunternehmer hier keine ganz klar definierten und vor allem gleichlautenden Vorstellungen haben, sind Mängel vorprogrammiert.

 

Betriebswirtschaftliche Planbarkeit für beide Seiten

 

Sowohl das Ingenieurbüro als auch der Subunternehmer haben ein großes Interesse daran, dass die Auftragsabwicklung so reibungslos wie möglich verläuft. Mit jeder zusätzlich investierten Arbeitsstunde sinkt der erwirtschaftete Gewinn am jeweiligen Projekt. Um nachträgliche Streitigkeiten über Leistungsumfang und Deadlines zu vermeiden, ist eine vorausschauende Planung im Vertragsverhältnis unerlässlich. Diese ist ohne passende Business Lösung heutzutage allerdings nur schwer effizient umsetzbar. 

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5 Tipps für gewinnbringendes Subunternehmer-Management im Ingenieurbüro

 

Die Herausforderungen des Subunternehmer-Managements im Ingenieurbüro sind aber überwindbar. Mit diesen 5 Tipps sorgen Sie für mehr Effizienz und Planbarkeit:

  1. Ermöglichen Sie eine konsistente Kommunikation

    Mithilfe einer durchgängigen Kommunikation steuern Projektleiter alle Aufgaben aktiv, sorgen für einen optimalen Wissensstand bei allen Beteiligten und können voraussehbaren Herausforderungen proaktiv begegnen.

    Mit einer cloudbasierten Business Lösung schaffen Sie eine konsistente Kommunikationsbasis, die von überall rund um die Uhr verfügbar und individuell an Ihre Projektstruktur anpassbar ist. Die gewählte ERP-Lösung sollte zur Größe und Struktur des Unternehmens passen. So sind große Enterprise-Lösungen für ein Kleinunternehmen mit zwei bis drei Mitarbeitern nur wenig effizient, da etwa die Lernkurve zu steil und die Einarbeitungszeit zu lang ist. 

  2. Kontrollieren Sie den gesamten Prozess

    Indem Sie von Anfang an auf ein nachhaltiges Projektcontrolling achten, ohne dabei “mit Kanonen auf Spatzen zu schießen”, behalten Sie den Überblick über den gesamten Prozess. Sie sorgen gleichzeitig für eine effiziente Dokumentation und Planung der nächsten Schritte im Projektzyklus. 

    Mit regelmäßigen Soll-Ist-Vergleichen von Projektkosten, Arbeitszeit und Arbeitsmenge erkennen Sie auf Knopfdruck, wo das Projekt steht. So können auch Büro- bzw. Projektleiter frühzeitig korrigierend eingreifen und die Planung den veränderten Gegebenheiten anpassen.

  3. Behalten Sie Zeit und Budget stets im Blick

    Wenn Sie Zeit und Budget stets im Blick behalten, können Sie jederzeit angemessen auf Änderungen im Projektverlauf reagieren und sorgen zugleich für Transparenz allen Projektbeteiligten gegenüber. Eine zentrale Business Lösung ist hier Alternativen wie Excel weit überlegen.

    Um einen projektweiten Überblick zu gewährleisten, benötigen Sie eine moderne aber einfach zu bedienende Zeiterfassung, die auch bei Subunternehmern integrierbar ist. Ebenso eine gemeinsame Dokumentenablage, Controlling-Tools und die Möglichkeit, regelmäßig den Projektfortschritt durch Soll-Ist-Vergleiche auf Knopfdruck zu bestimmen.

  4. Implementieren Sie eine zentrale Business Lösung 

    In einem Best-of-Suite Szenario im Ingenieurbüro laufen alle Informationen in Echtzeit auf einer zentralen Plattform zusammen und sind für alle Beteiligten immer und überall abrufbar. Dies sorgt für eine produktive und transparente Zusammenarbeit zwischen allen Stakeholdern.

    Durch die Implementierung einer zentralen Business Lösung führen Sie alle relevanten Geschäftsprozesse im Ingenieurbüro zusammen und ermöglichen effiziente Kooperationen mit internen und externen Projektbeteiligten.

  5. Treiben Sie die produktive und zeitgemäße Zusammenarbeit voran

    Die Arbeitswelt wird immer digitaler, wodurch sich auch die Anforderungen an die Zusammenarbeit zwischen Ingenieuren und Subunternehmern ändern. Offener Austausch und gegenseitige Learnings schaffen eine gewinnbringende Basis für eine produktive Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz.

    Der Einsatz einer klar strukturierten Business Lösung verringert mögliche Reibungspunkte im Subunternehmer-Management. Davon profitieren auch die Subunternehmer selbst, denn einerseits können Sie ebenfalls effizienter arbeiten. Andererseits ist die Zusammenarbeit über eine solche Lösung eine kostenlose Spielwiese, um Erfahrungen mit modernen Tools zu sammeln. 

ingo365_Business von Ingenieuren für Ingenieure

Anforderungen an eine Business Software

Nachfolgende Punkte sind aus dem bisher Gesagten Thema und Auftrag für eine integrierte Unternehmenslösung:

  • Projektcontrolling
    Alle Projektbeteiligten sollen einfach und schnell erkennen können, welcher Mitarbeiter bis wann welche Aufgaben zu erledigen hat. Auch der jeweilige Vertrag, Projektentwicklungen und Zahlungsverläufe sollten für Projektleiter, Techniker, Subunternehmer u.a. mit wenigen Klicks einsehbar sein. 

  • Dokumentenmanagement
    Eine passende Business Lösung sollte ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem inklusive Rechteverwaltung mitbringen. Um damit allen Beteiligten im Projekt das rechts- und revisionssichere Speichern und Abrufen von Dokumenten sowie E-Mails zu ermöglichen. Idealerweise auch direkt aus den gängigen Standardprogrammen wie Word, Excel oder Outlook heraus. 

  • Kaufmännische Abwicklung
    Der Status von Rechnungen, Zahlungen, halbfertigen Leistungen etc. sollten direkt aus der Unternehmenssoftware heraus schnell und einfach abrufbar sein, um für allseitige Transparenz im Team zu sorgen. Dadurch ist auch eine bessere Planbarkeit für Ingenieurbüro und Subunternehmer gewährleistet. 

  • Integration mit der Buchhaltung
    Eine moderne Business Lösung lässt sich in die Buchhaltung integrieren und die Unterlagen über vorgefertigte Schnittstellen zu den “Platzhirschen am Buchhaltungs-Markt” wie zum Beispiel BMD (Österreich) beziehungsweise DATEV (Deutschland) an die externen Partner übergeben.

Wie der Handwerker beim Bauvorhaben mitwirkt

 

Die Vorteile einer zentralen ERP: Keine offene Baustelle mehr

 

Für die Bewältigung der Komplikationen im modernen Ingenieurbüro bietet eine von Ingenieuren für die Branche entwickelte Business Software sowohl Ingenieuren als auch Subunternehmern klare Vorteile: 

 

Für Subunternehmer

 
  • Vereinheitlichung und Standardisierung relevanter Prozesse sowie Verbesserung der Kommunikation 
  • effizientere Leistungserfüllung und damit mehr Kapazitäten für weitere Aufträge
  • dank automatisierter Honorarnoten-Erstellung kürzere Time-to-Cash
  • Gast-Zugang zum zentralen Dokumentenmanagementsystem und damit zu aktuellen Dateien
  • gemeinsame Dokumentenbearbeitung und damit Vermeidung redundanter Daten
  • Chance, von der gut aufgestellten Struktur des Ingenieurs zu lernen und gegebenenfalls diese für das eigene Unternehmen gewinnbringend zu kopieren
 

Für Ingenieurbüros

 
  • effizientes, schnelles und reibungsloses Management des ganzen Projekts
  • ganzheitliche Einsicht in alle Projekte
  • schnelles Eingreifen dank Echtzeit-Daten
  • datengestützte Kapazitätsplanung und Liquiditätsplanung
  • Unterlagen liegen im Ingenieurbüro, nicht beim Subunternehmer
  • Soll-Ist-Vergleiche und damit spürbar bessere Planbarkeit

Einmal etabliert, bildet eine speziell dafür zugeschnittene Business Lösung dem Unternehmer eine tragfähige Basis für weitere gemeinsame Projekte. Aus zwei Unternehmen ist ein Organ geworden, das einheitlich denkt und handelt.

 

Fazit: So gelingt das Subunternehmer-Management im Ingenieurbüro

 

Die Digitalisierung macht eine Beschäftigung mit dem modernen Subunternehmer-Management unumgänglich. Ingenieure müssen innerhalb eines Projekts alle Fäden in der Hand halten, Prozesse sauber strukturieren und bei Fehlern (auch vom Subunternehmer!) diese rasch erkennen und schnell eingreifen können. Das Ergebnis einer klaren Struktur sind Transparenz sowie produktive und gewinnbringende Kollaboration für alle Beteiligten. 

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1https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Know-How/studien/Sonstige_Studien/201910_Studie_Auswirkung_der_Digitalisierung.pdf

Subunternehmer FAQ: Was ist zu beachten?

 
Gedeihliche Kooperation

Was muss das Ingenieurbüro in der Kooperation mit dem Subunternehmen beachten?

Die Frage, was ein Ingenieurbüro in der Kooperation mit dem Subunternehmen beachten muss, kann natürlich nicht allgemeingültig beantwortet werden. Primär existiert das ständige Bestreben, in fortlaufender "sauberer" Kommunikation ein möglichst gutes und faires Verhältnis zum Subunternehmer auf Augenhöhe zu pflegen. Dennoch gibt es ein paar erwähnenswerte Punkte, die einem der Hausverstand bereits zuflüstert:

  • Nach dem Motto „wer schreibt, der bleibt“, sollten alle Vereinbarungen schriftlich und möglichst vor Leistungserbringung erfolgen.

  • Der Ingenieur sollte die Spielregeln vorgeben, statt sich von Subunternehmer diktieren zu lassen. Dazu benötigt er jedoch entsprechende organisatorische Tools, die er dem Subunternehmer zur Verfügung stellt. Idealerweise in Form einer branchenspezifischen Businesslösung, welche die Einbindung von Subunternehmern auch vorsieht.

  • Auch die Art und Weise sowie die Tools zur Kommunikation sollten vom Ingenieur als Auftraggeber des Subunternehmers vorgegeben werden.

  • Der Subunternehmer sollte stets aktuell den Ingenieur über den Stand seiner Arbeiten informieren. In einer zentralen ERP-Lösung können auch Teilzahlungen angefordert, gelistet und verwaltet werden, sodass der Ingenieur jederzeit einen Überblick über sein Gesamtprojekt inklusiv Subunternehmerleistungen behält. Ohne zuvor langwierig nachfragen zu müssen.

Vertragsvorschriften

Was sind die Vorschriften für den Subunternehmervertrag?

Für einen Subunternehmervertrag gelten die gleichen Vorschriften und Regeln wie für alle anderen zivilrechtlichen Verträge zwischen 2 Vertragsparteien zur Erbringung von Werkleistungen. Man kann also sagen, dass die selben Vorschriften gelten sollten, wie für den Ingenieurvertrag auch. Die ist insbesondere deshalb so wichtig, da der Auftraggeber des Ingenieurs auf jeden Fall auf seine vertraglichen Rechte pochen kann und wird. Sonderkonditionen für etwaige Subunternehmer wird er garantiert nicht akzeptieren.

Vertragsrechte und -pflichten

Welche Rechte und Pflichten hat ein Subunternehmer?

Hier gilt das Gleiche wie bei den Vorschriften für den Subunternehmervertrag. Der Subunternehmer hat die Rechte und Pflichten, welche vertraglich ausbedungen sind - zusätzlich zu den gesetzlichen Regelungen. Er hat sich also an den Vertrag zu halten und darf seine Rechte daraus genießen. Gleichzeitig hat er sich an sämtliche gesetzlichen Vorgaben zu halten, muss den jeweiligen Stand der Technik (zumeist auf Basis der geltenden Normen und Richtlinien) einhalten und darf sich darauf berufen.

Haftung

Wer haftet bei Subunternehmen?

Grundsätzlich haftet der Ingenieur respektive Auftraggeber des Subunternehmers für dessen Leistungen gegenüber seinem eigenen (Haupt-)Auftraggeber. Der (Haupt-)Auftraggeber kann sogar festlegen, dass es etwa für Teilbereiche nicht zulässig ist, überhaupt Subunternehmer zu beschäftigen. Oder er kann festhalten, dass sämtliche Subunternehmer an ihn gemeldet werden müssen. Dennoch bleibt die ursprüngliche Haftung beim Ingenieur.

Das Hauptunternehmen kann sich jedoch bei einem Schadensfall, den der Subunternehmer zu verantworten hat, gegebenenfalls im Regress bei diesem schadlos halten. Zuvor jedoch haftet er selbst gegenüber seinem Auftraggeber. Nicht zuletzt deshalb kalkuliert er ja auf die Preise des Subunternehmers üblicherweise einen Aufschlag, der Gewinn und Wagnis beinhaltet.

Unterschied Sub- und Nachunternehmer

Was ist der Unterschied zwischen Nachunternehmer und Subunternehmer?

Die Leistungen des Subunternehmers, kann der Ingenieur, sofern Kapazitäten vorhanden sind, auch selbst verrichten. Bezüglich von Leistungen, die ein Nachunternehmen erbringt, fehlen dem Ingenieur Befähigung, Einrichtung oder Zulassung.

Potentiale durch ERP

Wie kann eine ERP-Lösung das Subunternehmer-Management verbessern?

Der Ingenieur sollte immer die Spielregeln vorgeben. Dafür braucht er organisatorische Tools, welche auf die Branchen zugeschnitten sind. Ansonsten wird die Art und Weise, wie kommuniziert wird und Daten zur Verfügung gestellt werden, der jeweiligen Arbeitsweise des Subunternehmers überlassen. Das freut diesen zwar, weil er sich nicht anpassen muss. Führt jedoch gleichlautend zu Problemen, Mehrfachbearbeitungen, Überschneidungen, Schnittstellenthematiken und letztlich zusätzlichen Kosten, die beim Ingenieur hängen bleiben. 

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.