Die Kosten für Unternehmenssoftware im Vergleich

Im Leben bekommt man bekanntlich nichts geschenkt und dennoch lohnt sich so ziemlich überall der Kosten-Check. Wer im Internet verschiedene Beiträge zum Thema der Realkosten von Unternehmenssoftware betrachtet, der wird eher ernüchtert sein. Preise werden primär für die eigenen Business-Lösungen angegeben. Aber im Vergleich mit anderer Software scheut man sich davor, Tacheles zu reden. Das vielleicht deshalb, weil derartige Technologien Unterschiede im Funktionsumfang für Unternehmen aufweisen. Und Äpfel mit Birnen will niemand vergleichen, oder?

Das heißt aber nicht, dass Unternehmenssoftware in den bestimmten Branchen nicht weitgehend ähnliche Aufgaben zu erfüllen hat. Genau deshalb werden wir jetzt in diesem Artikel einerseits Fragen rund um Kosten für Cloud-Anwendungen im Abgleich mit On-Premise-Lösungen beantworten. Darüber hinaus werden wir aber etablierte Business Software für Ingenieur- und Planungsbüros direkt gegenüberstellen. Ziel ist es dann, dass Sie das Angebot an Unternehmenssoftware im Kosten-Check für sich selbst abwägen können.

Ein kurzer Überblick über den Standard-Funktionsumfang von ERP

Der Grundgedanke von Softwarelösungen ist per Definition die Optimierung der Prozesse in einem Unternehmen. Im tagtäglichen Geschäft können sich die Erfordernisse aus diesen Bereichen unterscheiden. Sowohl nach:

• Unternehmensgröße: von Start-ups bis zu weitverzweigten Firmenkonglomeraten

• Branchen: von Dienstleistungsunternehmen bis zur Produktion

• Tätigkeiten: vom Geschäftsführer über den Projektleiter bis hin zum Controller

Eine gewisse Auswahl an Basis-Anwendungen ist für einen Unternehmer/Geschäftsführer jedoch über Business Software zur Seite gestellt:

Projektmanagement

ERP-Programme sollten standardmäßig in der Lage sein, gewisse Abläufe in der Projektierung abzubilden. Das beginnt bei der Angebotskalkulation und geht über die Projekt- und Ressourcenplanung bis hin zur Fakturierung und dem internen Projektcontrolling.

Buchhaltungslösungen

Im Sinne einer Buchhaltungssoftware handelt es sich bei Unternehmenssoftware um einen Helfer in den Bereichen:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen

• Elektronischer Zahlungsverkehr

• Voll automatisiertes Mahnwesen

• Finanzplanung

• Liquiditätsplanung

Aber auch genauso tiefgreifende Lösungen wie etwa die vollintegrierte Finanzbuchhaltung (FIBU).

E-Mailing und Dokumentenmanagement

Gerade, was die Ankunft von dutzenden (wenn nicht hunderten) Nachrichten auf eine E-Mail-Adresse anbelangt, gibt es wechselseitige Herausforderungen. Eine Software sollte dafür eine projektorientierte E-Mail-Ablage, revisionssicheres Dokumentenmanagement sowie Vorlagen für Dokumente bereitstellen.

Zeiterfassung

Über die Mitarbeiterverwaltung, Aufzeichnung von An- und Abwesenheiten, das Reporting und die spezifische Projektzeiterfassung zeichnet sich Unternehmenssoftware hier aus. Nicht umsonst haben die Marktführer der Zeitenerfassung eine Plattform für detailgetreues Tracking geschaffen.

CRM (Customer Relationship Management)

Für das CRM bringt Software den Rundumblick über die bestehenden und potentiellen Kunden. Adressen werden zentral verwaltet, die jeweilige Kundengeschichte übersichtlich dargestellt und Aufgaben klar verteilt. Obendrauf fungiert ERP als Katalysator für die Segmentierung der Kunden.

Marketing

Das soeben erwähnte ist auch speziell für das Marketing relevant. Nur, indem man seine Kunden klar kennt und benennen kann, ist zielgerichtetes Marketing überhaupt möglich.

Soweit zu den "Specials" von Unternehmenssoftware im Vertrieb, der internen Abstimmung und mehr. Etwas weiter soll nun der Faden mit der charakteristischen Aufteilung in Cloud und On-Premises gesponnen werden.

Cloud-Unternehmenssoftware vs. On-Premise-Modell

Software-as-a-Service (SaaS) is one of the major trends in the software industry - both for consumer and enterprise software applications [...]. SaaS describes a software delivery and business model where the software vendor provides the usage of the standard software applications via the internet "as a service" [...]. In contrast to traditional on-premises software applications, the customer does not aquire a software license but subscribes to the service.

Software-as-a-Service: Anbieterstrategien, Kundenbedürfnisse und Wertschöpfungsstrukturen (2010): Alexander Benlian, ‎Thomas Hess, ‎Peter Buxmann (Hrsg.), 1. Auflage, Gabler Verlag/Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH unter: shorturl.at/ALM49 [zuletzt aufgerufen am 07.12.2022].

Schon 2010 sprach man also in der Literatur von den disruptiven Kräften von SaaS. Prinzipiell geht dieses Konzept nämlich über pure Cloud-Software hinaus. Wir können es deshalb nicht einfach außen vor lassen. Bei SaaS sprechen wir von einer fertigen Applikation, welche einen definierten Funktionsumfang hat. Dass sich diese in der Cloud befindet, ist weniger wichtig. Als Unternehmen konsumiere ich damit eine Leistung und zahle auch dafür. Das Laufen der Applikation auf dem Server steht nicht im Vordergrund.

Cloud ist begrifflich breiter gestreut. Hierbei geht es noch nicht um den eigentlichen Leistungsumfang. SaaS beinhaltet den Server, aber darüber hinaus alle Funktionen und Applikationen. Bei On-Premises hingegen muss man sich um alles selbstständig kümmern.

Nice to know

Bei Infrastructure as a Service hat man virtuelle Server, Laufwerke, Festplatten etc. Man braucht aber ein Betriebssystem und eine Applikation usw. Bei Platform as a Service muss man sich andererseits nur mehr um beispielsweise Business Central Gedanken machen. Mehr dazu in unserem Vergleich zwischen IaaS, PaaS und SaaS oder auch dem großen XaaS-Überblick.

Softwarekosten und Lizenzen

On-Premise sollte sich ein Unternehmen auf eine Kombination aus Einmalkosten und laufender, jährlicher Wartung der Lizenz einstellen. Bei SaaS gibt es eine monatliche Fee/Subscription, die zu berappen ist. Darin ist jedoch alles enthalten und zwar inklusive dem beständigen Support.

Produktentwicklung und Updates

Bei On-Premises müssen alle Updates bezahlt werden. Das stellt der Erfahrung nach einen wesentlichen Kostenfaktor für Sie dar. Bei SaaS sind die Updates schon im Paket integriert und werden getaktet eingespielt.

Betriebskosten für Server-Software

Eine Schwäche im On-Premise-Modell ist ebenso der Punkt der Betriebskosten. Für SQL-Server, Windows-Server und Betriebssystem sind fortlaufende Ausgaben einzubuchen. In der Cloud fällt das komplett weg.

Hardware und hardwareverbundene Kosten

Ferner muss im Fall von On-Premises der Server physisch angeschafft werden. Und nicht nur das. Die Kosten für das Betreiben des Servers wie:

1. 1. die Miete für einen Serverraum,

   2. der Wegfall von nutzbarer Bürofläche,

   3. und Stromkosten

sind einzudenken.

Implementierung

Damit meinen wir zum einen die einmaligen Dienstleistungskosten für die Inbetriebnahme. In der Regel wird zusätzlich in reine Setupkosten und Konfigurationsaufwände getrennt. Setupkosten sind in der Cloud aufgrund der Automatisierung geringer. Die Kosten für Konfigurationen hängen wiederum von den spezifischen Anforderungen ab.

Weniger Kosten in der Cloud fallen insbesondere an, sofern verschiedene Tools (Power BI, Office 365 und mehr) integriert sind.

Total Cost of Ownership

Generell sollten alle entstehenden Kosten in einem vordefinierten Zeitraum (etwa TCO: 5 Jahre) miteinander verglichen werden. Das beinhaltet Einmalkosten, Updates und weitere Aspekte. Damit stellt man sicher, dass nicht Äpfel mit Birnen verglichen werden. Erst über die Anwendung aller Kostenkategorien auf die einzelnen Jahre kommt man zu einem realistischen Kostenvergleich. Klar ist, dass On-Premises mit Ersatzbeschaffungen kalkulieren müssen. Das daher, weil ein Server in regelmäßigen Abständen ausgetauscht werden muss.

Cloud-Vorteile

Beim Kauf spielen Vorteile einer ERP oftmals die entscheidende Rolle. Cloud-Lösungen verfügen aber über einzigartige Pluspunkte, die erwähnenswert sind:

• garantierte Verfügbarkeit in der Cloud (99,9%)

• Skalierung: wer statt 50 User 100 will, muss bei On-Premises eine Erweiterung vornehmen. In der Cloud kann demgegenüber beliebig nach oben skaliert werden.

• Updates sind enthalten und werden automatisch eingespielt (System auf dem modernsten Stand)

• Sicherheit/Security ist hoch, weil Cloud-Anbieter wie Microsoft alle denkbaren Maßnahmen treffen

• weltweit verfügbar: On-Demand-Zugriff von überall

• planbare monatlichen Kosten (ich weiß genau, was es kostet). Risiken bei On-Premises lassen sich nicht mit Gewissheit einplanen.

• keine eigenen Kosten für IT-Infrastruktur

Das ist alles in allem sogar nur die Spitze des Eisbergs im Cloud-Modell. Die Liste an Vorteilen von SaaS im Wettkampf mit On-Premise lässt sich stark erweitern.

Fazit: Warum der Mut zum Kostencheck fehlt

Wir haben eingangs schon erwähnt, dass bezüglich Softwarelösungen kaum der Mut besteht, den direkten Kostenvergleich zu wagen. Das hat einerseits damit zu tun, dass durch die Teilung in Cloud, On-Premise etc. das Gesamtbild von vorneherein wage ist. Denn klarerweise existieren komplett unterschiedliche (grundsätzliche) Anforderungen für die jeweilige Art von ERP.

On-Premises-Software überlässt beispielsweise die Anstrengungen dem jeweiligen Unternehmen, das sich vom Server bis hin zu den einzelnen Apps eigenständig zurechtfinden muss. Während bei SaaS-ERP etwa schon viel mehr die Funktionen im Mittelpunkt stehen, da ein hauseigenes Rechenzentrum nicht vonnöten ist.

Nichtsdestotrotz lassen sich die relevanten Kostenfaktoren wie Lizenzen, Updates, Server, Infrastruktur sowie Implementation in einer TCO-Berechnung zusammenführen. Das stellt sicher, dass tatsächliche Kosten für alle Faktoren über die Jahre komparativ modelliert und gegenübergestellt werden. Dass es dabei dennoch nicht immer pauschale Urteile über "kostengünstig oder nicht" gibt, steht auf einem anderen Blatt. Und erklärt dann zumindest teilweise das Zurückschrecken vor definitiven Kostenfestlegungen im Softwaresegment.