Ich wette, Sie haben in Ihrem Ingenieurbüro Microsoft Excel im Einsatz. Richtig? Berechtigterweise würde ich meinen, denn für technische Berechnungen und schnelle Kalkulationen ist diese Software bestens geeignet. Allerdings erinnert Excel auch ein wenig an ein Puzzle in der Box: man sieht alle Teile, aber nicht das große Ganze. Und die Fehlersuche in einem kunstvoll aufgebauten Spreadsheet, das sich über mehrere Blätter erstreckt, ist ein ganz besonderes Vergnügen.
Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung kommt immer mehr ERP-Software auf den Markt und halten Einzug ins Ingenieurbüro. Welche Software im Planungsbüro von heute zum Einsatz kommt und wie viele davon tatsächlich notwendig beziehungsweise in einer zentralen Lösung integrierbar sind, lesen Sie im Folgenden.
Welche Software kommt im Ingenieurbüro zum Einsatz?
- CAD
Ganz gleich, ob Ingenieur, Statiker oder in Architekturbüros - ein Leben ohne CAD (Computer Aided Design) ist nicht vorstellbar. Am Markt gibt es zahlreiche CAD-Programme, von denen nach wie vor AutoCAD des Herstellers Autodesk den Industriestandard bildet.
- BIM
Programme für Bauwerkdatenmodellierung, „Building Information Modeling“ (BIM) ermöglichen die vernetzte Planung, also den Bau und die Bewirtschaftung von Bauwerken mithilfe von Software. Bauwerksdaten werden digital erfasst und der Informationsaustausch aller Beteiligten basiert auf einem einheitlichen Datenmodell. Auch in diesem Bereich ist Autodesk federführend, etwa mit BIM 360. - HOAI Tool
Ein Großteil der Architektur- und Ingenieurbüros kalkulieren Ihre Projekte nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI 2021). Zur Bewältigung der komplexen Struktur (etwa hinsichtlich der Leistungsphasen) dieser Vorgaben verwenden viele Ingenieurbüros entsprechende Tools, wie HOAI-Pro. In der kaufmännischen Software ingo365 ist das HOAI-Tool sogar vollständig integriert und direkt mit den jeweiligen Projekten verknüpft. - Qualitätsmanagementsystem
QM-Tools unterstützen Unternehmen dabei, ein Qualitätsmanagementsystem. Die Anforderungen legt etwa ISO 9001 fest. Eine Organisation muss diesen Normen entsprechen, um die für das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung relevanten rechtlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen. QMS-Systeme gibt es sowohl als Stand-Alone-Lösungen als auch als Bestandteil komplexerer Management-Systeme. - Microsoft Excel
Die wohl am meisten gebrauchte Projektverwaltungssoftware im Ingenieurbüro ist Excel. Diese ist einerseits ein recht gutes Hilfsmittel für technische Berechnungen, andererseits aber weder eine Datenbank noch eine kaufmännische Software ist, obwohl sie gerne so zurechtgebogen wird. Ein mächtiges Tool für den kompetenten Anwender. Gleichzeitig aber ist das Projektmanagement mit Excel für das Arbeiten im Team und für buchhalterische Tätigkeiten zu fehleranfällig und zu unübersichtlich. - Finanzbuchhaltung
Wenn die Zahlen stimmen, ist alles gut. Kaum eine Tätigkeit wird lieber outgesourct als die Finanzbuchhaltung. Dennoch müssen schon aus Gründen der Effizienz zahlreiche Vorarbeiten im Unternehmen selbst erledigt werden. Am besten unter Einhaltung der Standards der Marktführer wie BMD oder DATEV. - Dokumentenmanagement & Archivierung
In Ermangelung spezieller Branchenlösungen verwendet der Ingenieur 4.0 zumeist, was gerade verfügbar ist. Da werden Server-Festplatten ebenso strapaziert, wie die gute alte Dropbox. Optimal sind solche Lösungen nicht und insbesondere unter dem Aspekt der Datensicherheit bestenfalls zweifelhaft. Speziell, wenn es um kollaboratives Teamwork geht, ist diese Herangehensweise nicht einmal als Kompromisslösung akzeptabel. Große Dokumenten-Management-Systeme wie beispielsweise d.velop oder Easy-Software sind oft aufwändig zum Einführen und kostspielig. Für den Einsatz in Ingenieurbüros sind sie meistens überdimensioniert. - E-Mail Management & Kommunikation
Microsoft Outlook & Co. als E-Mail-Programm, Kalender und Taskmanager zählen ebenfalls zu den meistgenutzten Softwarepaketen am modernen Arbeitsplatz.
- Zeiterfassung & Urlaubsmanagement
Sie kennen das Sprichwort: „die schlimmste Baustelle im Ingenieurbüro sei die Zeiterfassung.“ In Ermangelung integrierter, anwenderfreundlicher Lösungen wird häufig auf kreative Dauer-Notlösungen zurückgegriffen. Entweder rechnet man die Stunden gleich pauschal ab, weil tragfähige Daten fehlen oder es kommen wieder die gefürchteten Excel-Listen zum Einsatz. Um damit wenigstens ansatzweise korrekte Stundenaufzeichnungen zu generieren. Dabei sind transparente und vor allem korrekte Zeit- und Leistungserfassung die Basis jeder Kostenrechnung und damit auch der Leistungsverrechnung an den Kunden.
Welches ERP-System fehlt am digitalen Arbeitsplatz im Ingenieurbüro 4.0?
Die digitale Revolution, wie wir sie in den letzten Jahren sehen, macht auch vor dem Ingenieurbüro nicht Halt. Der digitale Arbeitsplatz ist inzwischen Realität – nicht zuletzt befeuert durch die neuen Herausforderungen, vor die uns die Corona-Pandemie gestellt hat.
Doch der Modern Workplace braucht auch die geeigneten Werkzeuge, um seine Stärken voll ausspielen zu können. Integrierte Lösungen sind gefragt, die es erlauben, eine Vielzahl an Aufgaben mit einer zentralen Softwarelösung zu erledigen.
Eine Controlling-Software, die die wesentlichen Tools bereits beinhaltet, ist ingo365: HOAI, GAEB, Excel, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung per SaaS & Kollaboration. Außerdem werden zahlreiche kaufmännische, organisatorische und projektorientierte Aufgaben mit dieser Lösung über alle Projektphasen bereits abgedeckt:
- Finanzmanagement
- Projektverwaltung & Kalkulation
- Zeit- und Leistungserfassung
- Digitalisierte Rechnungserstellung
- Projektbezogenes Dokumenten- und E-Mail-Ablagesystem
- Ressourcen-, Aufgaben- und Projektplanung
- Liquiditätsplanung
- und einiges mehr
Fazit: ingo365 ist die zentrale Bürosoftware für Architekten und Ingenieure
Generell geht der Trend hin zu Best-of-Suite-Branchensoftware, die in der Lage ist, möglichst viele Aspekte der unternehmensinternen Problematiken zu lösen. Und das plattformübergreifend, was auch den Aufwand für die Pflege vieler Software-Lösungen signifikant reduziert und damit Kosten senkt.
Die Verwendung verschiedenster fragmentarischer Software-Produkte trägt hingegen wenig zur Einheitlichkeit der Daten bei Bauprojekten im Ingenieurbüro bei. Dadurch, dass sie immer nur den Blick auf einen isolierten Aspekt erlauben, geht gerade im komplexen Projektgeschäft leicht der Überblick über das große Ganze verloren.
Eine einheitliche Business Software mit transparentem Datenmanagement und automatisierter Datenauswertung wie ingo365, ist daher schon alleine aus Gründen der Übersichtlichkeit zu favorisieren. Sie ist nicht nur günstiger, sondern auch einfacher zu handhaben und liefert aussagekräftige Ergebnisse für das jeweilige Projekt, da sie alle wesentlichen Bestandteile bereits integriert.
