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ingo365 SMART: So integrieren Sie die Business Software schnell und günstig

"Am Freitag integrieren wir die neue Software.” Wer diese Worte als Geschäftsführer oder Teamleiter hört, beginnt schon mal zu beten, dass am Montag dann alle Kollegen wie gewohnt in die Woche starten können. Und nicht mit fragendem Blick vor schwarzen Bildschirmen sitzen, weil nichts mehr so will wie es soll. Die Angst vor der neuen Softwareintegrationen ist dahingehend begründet, dass es in der Vergangenheit immer wieder zu Ausfallzeiten und Produktivitätsverlust gekommen ist, was nicht nur in Form von Frustration innerhalb der Belegschaft, sondern auch finanziell spürbar werden kann.  

Damit der Umstieg auf die neue Softwarelösung gelingt, lesen Sie im folgenden 7 bewährte Tipps, die ich Kunden stets mit auf den Weg gebe. Außerdem zeige ich Ihnen am Beispiel von ingo365 SMART auf, wie einfach, schnell und kosteneffizient der Switch mit einer All-in-One Lösung für Ingenieure sein kann.  

 

Tipp #1: Integrieren Sie die Mitarbeiter von Anfang an

 

Ob sich die neue Software gelohnt hat und wie schnell sie von den Mitarbeitern produktiv in ihr Daily Business integriert wird, hängt stark davon ab, wie gut sie von Anfang an in den Umstieg integriert werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass das neue Tool tatsächlich akzeptiert wird. Folgende Best Practice Vorschläge führen immer wieder zum erhofften Erfolg: 

  • Key User Group: 
    Nominieren Sie eine Key User Gruppe, mit deren Hilfe Sie die gesamte Belegschaft Schritt für Schritt an Bord holen können. Diese “verkaufen” die neue Lösung intern weiter, wenn sie den Mehrwert und die Vorteile erkannt haben.  
     
  • Gamification: 
    Nutzen Sie Gamification als Motivationswerkzeug, um beispielsweise gleich zu Anfang ein Gewinnspiel zum besten Namen für die neue Software zu veranstalten. Je einfacher diese kleinen “Spielchen” sind, desto schneller holen Sie alle User ab und geben dem Switch eine positive Konnotation. 
     
  • Milestones: 
    Teilen Sie regelmäßig die wichtigsten Meilensteine, um alle Mitarbeiter stets up-to-date zu halten, zum Beispiel nachdem die erste Phase erfolgreich beendet ist.  
 

Tipp #2: Migrieren Sie Daten mit ingo365 nachhaltig und sinnvoll

 

Weniger ist mehr. Das gilt auch für eine sinnvolle Datenmigration im Zuge eines Softwarewechsels. Wie mein Kollege Markus Wagner sagt: “Mutig sein und Altlasten hinter sich lassen, um schnell und kosteneffizient auf ein zukunftssicheres System umzusteigen.” Stellen Sie sich dafür folgende Fragen, um zeitaufwändigen und kostspieligen Datenmüll zu vermeiden: 

  • Welche Daten brauchen wir wirklich in der neuen Software? 
  • Wo lohnt sich die Datenmigration tatsächlich in Bezug auf Zeit, Kosten und Nerven? 
  • Welchen Daten können einfach im alten System liegen bleiben, um sie nur bei Bedarf zu konsultieren? 

Schnelle und einfach Einführung

 

Tipp #3: Trainieren und schulen Sie die User

 

Schulungen und Trainings für Mitarbeiter sind ein anfängliches Investment, das sich mittel- und langfristig mehr als lohnt. Denn nur kompetente User können das volle Potenzial der neuen Software ausnutzen, um weiterhin produktiv und effizient zu arbeiten. Unterstützung bieten Ihnen dabei folgende Tipps: 

  • Planen Sie in den ersten Wochen Zeit für Weiterbildung neben dem Tagesgeschäft ein. 
  • Profitieren Sie vom Train-the-Trainer-Ansatz, um den Support zu reduzieren und Kompetenzen ins Unternehmen zu bringen. 
  • Bauen Sie zusätzlich zu den Herstellerangeboten ein eigenes Wikipedia auf, um interne Fragestellungen und Bedürfnisse zu bedienen. 
 

Tipp #4: Profitieren Sie vom Onboarding Ihres IT-Partners

 

Wer kennt die neue Software besser als der Hersteller bzw. Ihr IT-Partner? Nutzen Sie deren Onboarding-Angebote daher voll aus. Legen Sie außerdem einen Fahrplan fest, wie der interne Kompetenzumstieg ablaufen soll, um die Mitarbeiter so früh wie möglich eigenständig mit der Lösung arbeiten lassen zu können. 

 

Tipp #5: Wählen Sie eine Software mit Zukunftspotenzial

 

Manche Weichen lassen sich bereits vor der Integration eines neuen Tools legen. So auch mit der Wahl der richtigen ERP-Lösung im Ingenieurbüro

  • eine Lösung, die selbsterklärend ist  
  • ein System, das es morgen noch gibt (z.B. auf Basics von Microsoft Produkten) 
  • eine Software, die mit der Zeit geht (v.a. cloudbasiert) 
  • ein Tool, das zu den digitalen Anforderungen passt und zentral aufgebaut ist (ERP-System) 
 

Tipp #6: Lassen Sie sich vollkommen auf die neue Software ein

 

Die Frage nach dem Ei und dem Huhn stellt sich gerne auch bei der Softwareintegration: Waren unsere Arbeitsweisen oder die Toolfeatures zuerst da? Mein Tipp lautet ganz klar: Eine Software ist ein Werkzeug, das nur dann sinnvoll Mehrwert schaffen kann, wenn sich die User darauf einlassen. Erst, wenn sie wirklich an ihre Grenzen stoßen, sollten zusätzliche Programmierungen in Betracht gezogen werden.  

 

Tipp #7: Öffnen Sie sich für die Cloud

 

So groß wie die Angst vor einem Softwarewechsel ist auch der Respekt vor der Cloud. Mittlerweile ist allerdings klar, dass sich kaum ein Unternehmen noch gegen eine (hybride) Cloud-Infrastruktur wehren kann. Also seien Sie mutig und gehen Sie mit der Zeit. 

 

Schneller und günstiger Softwareumstieg mit ingo365 SMART 

 

ingo365 SMART ist die schnelle und günstige Version der kaufmännischen Business Software ingo365 als All-in-One-Lösung, mit der Ingenieure ihre gesamten organisatorischen und administrativen Prozesse abbilden können.  

Produktfolder Business Loesung ingo365

Für eine schnelle und günstige Integration von ingo365 SMART im Unternehmen haben sich folgende 5 Tipps bewährt: 

  • Migrieren Sie ausschließlich essentielle Geschäftsdaten und lassen Sie alle sonstigen Altdaten im alten System liegen. 
  • Planen Sie einen 6-wöchigen Onboarding-Prozess im Zwei-Wochen-Rhythmus ein. 
  • Nutzen Sie die ingo365 Lernvideos, die direkt in der Business Software integriert sind. 
  • Integrieren Sie ingo365 SMART schrittweise, statt mit einem Big Bang am Tage X. 
  • Verknüpfen Sie ingo365 mit anderen Anwendungen aus dem Microsoft Ökosystem, um die Lösung zügig in allen relevanten Geschäftsprozessen zu implementieren.
 

Fazit: schnelle und günstige Softwareintegration dank ingo365 SMART 

 

Viele Projekte und auch so manches Learning später kann ich Ihnen versichern: mit einer gut durchdachten und nachhaltigen Strategie brauchen Sie keine Angst vor dem Switch Ihrer Business Software zu haben. Das A und O für einen schnellen und günstigen Umstieg sind in jedem Fall eine intuitive Branchenlösung wie ingo365, an deren Arbeitsweisen sich die Mitarbeiter gerne anpassen und die perfekt zu ihren Anforderungen passt. 

Thomas Manhart

Über

Thomas Manhart ist seit 2014 im Consulting der newvision tätig. Vorrangig betreut er Kunden aus dem IT- und Projektdienstleistungssektor. Durch sein technisches Know-how gepaart mit betriebswirtschaftlichen Kenntnissen beweist er in Projekten viel Fingerspitzengefühl.