376,4 Milliarden täglich versendete E-Mails quer durch die Welt prognostiziert eine Statista-Studie¹ für 2025. Auf die gesamte Weltbevölkerung übertragen sind das rund 45 E-Mails pro Tag und Mensch. Spinnt man diesen Gedanken weiter und denkt an die geballte Masse an E-Mails, die den einzelnen Berufstätigen in Zukunft erreichen werden, könnte dem einen oder anderen ob der E-Mail-Flut etwas schwindelig werden.
Entsprechend wichtig ist daher ein gut strukturiertes Email-Ablagesystem mit Übersicht, das wenig Raum für Datenverlust, redundante Dokumentenversionen und unprofessionelle Fehler lässt. Kein leichtes Unterfangen in vielen Unternehmen, denn jeder Mitarbeiter ist uneingeschränkter Monarch über seinen E-Mail-Posteingang. Und damit auch über dessen Ordnerstruktur und die Ordentlichkeit allgemein sowie im Archiv-Ordner. Wie sollte die Organisation da eingreifen können?
Meine Antwort darauf lautet: Nutzen Sie eine automatisierte E-Mail-Ablage und integrieren Sie diese in einer zentralen Business Lösung. Warum und wie das gelingt, zeige ich Ihnen im Folgenden mitsamt Tipps in diesem Beitrag auf.
Warum die E-Mail-Struktur im Planungsbüro eine solche Bedeutung hat
Obwohl Collaboration Tools wie Microsoft Teams digitale Kommunikation zunehmend zentralisieren, findet trotzdem noch viel Austausch über Emails statt. Dafür sind verschiedene Gründe verantwortlich:
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die Mitarbeiter sind an das E-Mail-Postfach gewöhnt,
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diese Art der Kommunikation verspricht einen hohen Grad an Privatsphäre am Arbeitsplatz über die persönliche E-Mail-Adresse,
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E-Mail hat eine hohe Verbindlichkeit, wie zum Beispiel im Angebot- und Vertragswesen.
All die versendeten und erhaltenen Informationen, Nachrichten, Dokumente und Links verschwinden in Windeseile in den Untiefen der benutzergesteuerten E-Mail-Ordner, wenn diese nicht ordentlich geführt werden. Die manuelle Strukturierung der passenden Ordner braucht viel Zeit und Muße - verständlich also, dass so manch ein Mitarbeiter daran scheitert und Chaos einziehen lässt. Speziell, wenn ununterbrochen viele E-Mails im E-Mail-Programm eintrudeln.
Abhilfe schafft in diesem Zusammenhang nur die automatisierte E-Mail Ablage, die im besten Fall in eine zentrale Business Lösung integriert wird. Denn nur so lassen sich über die gesamte Belegschaft hinweg alle wichtigen E-Mails, Dokumente und Informationen sauber, ordnungsgemäß und projektorientiert ablegen.
Welche Systeme Planungsbüros für die E-Mail-Archivierung nutzen
Das königlich gesteuerte Chaos in der E-Mail-Ablage ist kein unbekanntes Problem und bereits heute kommen verschiedene Systeme zum Einsatz, die ihre jeweiligen Vorzüge mit sich bringen. Es handelt sich allerdings bei all diesen bereits angebotenen Lösungen um klassische Dokumentenmanagement- und/oder Archivsysteme, mit denen sich interne Dokumente strukturiert und ordentlich ablegen lassen. Was ihnen fehlt, ist die einfache Integration externer Dateien sowie effektive Automatismen.
Welche Anforderung die moderne E-Mail-Organisation erfüllen muss
Besonders in Planungsbüros, wo das Projektcontrolling für mehrere parallel laufende Aufträge gelingen muss, ist eine moderne E-Mail-Ablage erforderlich. Diese muss vielseitige Anforderungen der Büroorganisation erfüllen:
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einfach: die Teilsuche, die Folgesuche und die Suche nach konkreten Dokumenten beziehungsweise Anhängen müssen für jeden End-User einfach und intuitiv sein. Zum Beispiel, um ohne lange Suchzeiten wichtige Dateien und Unterlagen in den Ordnern eines Kollegen im Krankenstand oder Urlaub wiederzufinden.
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schnell: alle internen und externen Projektbeteiligten müssen Dokumente so ziemlich per Klick und “on the fly” finden beziehungsweise wiederfinden können, um beispielsweise dem Auftraggeber schnell Auskunft über eine ausstehende Rechnung zu geben.
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automatisiert: Fehler sind für Menschen während der Bearbeitung typisch. Dank Automatismen sind aber reduzierbar, sodass die E-Mail-Ablage zu jedem Zeitpunkt strukturiert, ordnungsgemäß und effektiv bleibt.
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revisionssicher: obwohl die E-Mail-Ablage im Gegensatz zum Dokumentenmanagement per Gesetz nicht revisionssicher sein muss, führt Revisionssicherheit dennoch zu jederzeit verlässlichen Daten, etwa beim Reporting für Kunden.
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strukturiert: je strukturierter und aufgeräumter die E-Mail-Ablage, desto produktiver die Mitarbeiter/Benutzer, da sie beispielsweise keine Zeit und Energie mit der langwierigen Suche nach Dokumenten in Unterordnern vergeuden.
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integriert: dank der Integration in bestehende Tools (beispielsweise Excel, E-Mail-Management per Outlook oder Datei-Explorer) suchen und öffnen die Anwender erforderliche Dokumente mit wenigen Klicks und mit nur einem Login.
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sicher: IT-Security spielt im Zeitalter der Digitalisierung eine zunehmend wichtige Rolle und sollte auch in Bezug auf die zentral vernetzte E-Mail-Ablage berücksichtigt werden.
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zentral: noch komfortabler und effizienter wird die Kommunikation und Zusammenarbeit durch Integration der E-Mail-Ablage in eine zentrale cloudbasierte Business Lösung. Hier haben etwa Teilnehmer im Büro, von zu Hause aus und remote Zugriff.
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vernetzt: die Ablage in der Cloud ist sicherer als die Speicherung auf lokalen Servern, sodass eine moderne Unternehmenssoftware zumindest teilweise cloudbasiert (Hybrid Cloud) aufgebaut sein sollte.
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archivierungsfähig: um auch später auf die projektspezifischen Dokumente Zugriff zu haben und gesuchte Dateien schnell und einfach finden zu können, muss eine moderne E-Mail-Ablage über die Funktionen ein intelligentes Archivierungssystem beinhalten.
Für die Struktur eines digitalen E-Mail-Ablagesystems ist das Wissen um diese Aspekte von zentraler Bedeutung. Ohne es, kann man der Branche nicht die Softwarelösung bieten, die tatsächlich vonnöten ist. Insbesondere das Beispiel ingo365, welches durch sein integratives Wesen Schnittstellen zu Outlook und dessen Ordnerstruktur liefert, sticht positiv hervor.
Warum sich ingo365 als E-Mail-Ablage für die Organisation in Planungsbüros lohnt
Anders als klassische Archiv- oder Datenablage-Systeme bietet ingo365 vielseitige Features, die eine moderne E-Mail-Ablage heutzutage benötigt:
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intelligentes Ablagesystem für interne und externe Dateien
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Projektkennungen inklusive automatischer Zuordnung
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professionelles Berechtigungsmanagement
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einfache und intuitive Bedienbarkeit bei der Arbeit
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sinnvolle Automatismen und Regeln
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orts- und zeitunabhängige Verwendbarkeit
Durch den Charakter einer Branchenlösung ist jede Funktion auf Ingenieur- und Planungsbüros abgestimmt. Das ist vor allem essentiell, weil das einzelne Projekt im Pulk jeweils einen eigenen organisatorischen E-Mail-Überblick erfordert.
Das Fazit: Übernehmen Sie dank Automatismen bei E-Mails die Kontrolle
Die fortschreitende Digitalisierung, in deren Fahrwasser viele Unternehmen auf das papierlose Büro hinsteuern, macht moderne Business Lösungen immer wichtiger. Besonders die Kommunikation und der Datenaustausch per E-Mail-Nachricht darf nicht länger einer Flüsterpost gleichen, sondern muss effektiv, schnell und verlässlich für Ordnung sorgen. Mehr als viele andere Organisationen ist das Planungsbüro aufgrund seiner täglichen Arbeit mit Projekten auf eine ordentlich strukturierte Ablage angewiesen. Denn alle Projektbeteiligten sollen im System Informationen sowie Dokumente zu jedem Zeitpunkt schnell und einfach finden beziehungsweise wiederfinden können.
Weitere Inspirationen für den Erfolg im Planungsbüro finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper:
Email Ablagesystem FAQ
Art der Ablage
Wie Mails ablegen?
Grundsätzlich kann das entweder manuell geschehen, indem man E-Mails in einen entsprechenden E-Mail-Ordner oder eine SharePoint-Bibliothek verschiebt. Oder aber man verwendet regelbasierte Automatismen über die vorhandenen Metadaten der Email wie zum Beispiel Absender, Projektnummer, Anhangstypen etc. zur Organisation.
Organisation von Emails
Wie organisiere ich meine E-Mails?
Diese Frage muss zunächst einmal gemeinsam mit dem Kunden definiert werden, da es hierbei verschiedene Geschmäcker und/oder Anforderungen gibt. Manche Planungsbüros nehmen die E-Mail-Organisation projektorientiert und andere wiederum kundenorientiert vor. Essentiell ist auf alle Fälle die Ordner-/Ablagestruktur, da sie das Wiederauffinden von Mails beziehungsweise Dokumenten erleichtert.
Alte Mails wiederfinden
Wie komme ich an alte Mails?
Indem man den entsprechenden Ordner aufruft (sortiert nach Projekt, Kunde etc.) und über die passende Volltextsuche die benötigten Treffer landet.
Permanente Löschung?
Sind gelöschte E-Mails wirklich gelöscht?
Prinzipiell werden gelöschte E-Mails zuerst in den Papierkorb oder den Aufbewahrungsort für gelöschte Objekte gelegt. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsrichtlinien werden diese Ordner danach automatisch geleert. Um ein „Löschen“ zu verhindern, können eingehende und ausgehende E-Mails auch in separate Archiv-Mailordner geschrieben werden, die nicht durch Benutzer direkt gelöscht werden können.
