Exit-Gespräch: Fragen, Ablauf & HR-Software

Ein Mitarbeiter kündigt – oder das Unternehmen trennt sich. Und plötzlich steht nicht nur die Übergabe im Raum, sondern eine viel wichtigere Frage: Warum ist es passiert – und was lernen wir daraus? Gerade in Planungsbüros und bei IT-Dienstleistern hängt Projektwissen oft an wenigen Köpfen: Kundenkontext, Entscheidungen, Tool-Setups – und laufende Deadlines. Wenn dieser Kontext ungesagt geht, wird es schnell teuer.

Exit-Interviews (Austrittsgespräche) sind der Moment, in dem Sie diese Learnings noch bekommen können – aber nur, wenn das Gespräch strukturiert, vertraulich und professionell geführt wird. Viele Unternehmen machen es „irgendwie“: zu spät, ohne Leitfaden, mit der falschen Gesprächsführung – und bekommen dann genau das Feedback, das niemandem hilft („Passt schon“).

Unser Consultant Patrick Schuster begleitet Planungsbüros und IT-Dienstleister dabei, HR-Prozesse zu strukturieren und zu digitalisieren. Er hat den Gesprächsleitfaden (Fragebogen) entwickelt und zeigt in diesem Beitrag, wie Sie Exit-Interviews so führen, dass wirklich verwertbare Erkenntnisse entstehen – und wie Sie daraus Maßnahmen ableiten.

Was ist ein Exit-Gespräch und wann führt man es?

Ein Exit-Interview (Austrittsgespräch) ist ein strukturiertes Gespräch mit Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen. Sie sind ein Teil von Offboarding. Wenn Sie den gesamten Austrittsprozess abdecken möchten (Übergabe, Zugänge, Geräte, IT/Security): Hier geht’s zu unserem Offboarding-Blog.

Ziel des Exit-Gesprächs ist nicht Rechtfertigung, sondern Lernen:

• Was war gut?
• Was war schlecht?
• Was hätte man ändern müssen, damit die Person geblieben wäre?

Wichtig für Planungsbüros und IT-Dienstleister: Exit-Gespräche sind nicht nur bei Selbstkündigung relevant. Sie sind sinnvoll bei jedem Austritt – auch wenn die Kündigung vom Unternehmen ausgeht oder einvernehmlich erfolgt. Und auch Pensionierungen liefern oft sehr konstruktive Hinweise für Führung, Zusammenarbeit und Prozesse.

Selbstkündigung durch den Mitarbeitenden vs. Kündigung durch das Unternehmen: So grenzen Sie sauber ab.

• Bei Selbstkündigung geht es stark um Ursachen und Muster: Führung, Arbeitslast, Entwicklung, Teamklima, Rahmenbedingungen.
• Bei Kündigung durch das Unternehmen braucht es einen besonders sauberen Rahmen: respektvoller Abschluss, Prozessfeedback, klare Learnings – ohne „Schuld-Fragen“ oder Diskussion über die Entscheidung.

Wer sollte das Exit-Gespräch führen?

Wenn Sie ehrliches Feedback wollen, ist die Gesprächsführung entscheidend. In der Praxis hat sich bewährt:

• Exit-Gespräch nicht mit dem direkten Vorgesetzten führen (Hemmschwelle, weniger Offenheit).
• Stattdessen: HR/People & Culture oder eine neutrale Person (z. B. HR-Consultant).
• Mit dem Vorgesetzten separat ein eigenes Abschieds- und Übergabegespräch führen (wertschätzend, organisatorisch).

Gerade in Planungsbüros und IT-Dienstleistern hilft diese Trennung: Das Exit-Gespräch sammelt Learnings, das Offboarding/Übergabegespräch schützt Projekte. (Und: Das vollständige Offboarding bleibt dadurch sauber)

Exit-Gespräch Fragen: Welche Themen müssen abgedeckt sein?

Ein gutes Exit-Gespräch ist standardisiert (Vergleichbarkeit) und gleichzeitig konkret (Beispiele statt Floskeln). Die beste Kombination:

• Kernfragen, die immer gleich bleiben
• Nachfragen, die konkrete Situationen sichtbar machen („Wann genau? Woran festgemacht? Beispiel?“)

Diese 6 Bereiche sollten in keinem Exit-Gespräch fehlen:

1. Kündigungsgrund & Wechselmotiv (Warum jetzt? Was war der Auslöser?)
2. Führung & Zusammenarbeit (Kommunikation, Klarheit, Feedbackkultur)
3. Rolle, Aufgaben & Entwicklung (Passung, Perspektive, Lernen)
4. Arbeitslast & Ressourcen (Projektlast, Priorisierung, Staffing)
5. Onboarding & Erwartungsmanagement (Versprechen vs. Realität)
6. Abschlussfragen (Weiterempfehlung, Re-Hire, letzte Hinweise)

Gerade im Projektgeschäft (Planungsbüro) und in toolgetriebenen Umgebungen (IT-Dienstleister) lohnt sich außerdem ein kurzer Zusatzblock zu Übergaben/Dokumentation bzw. Tools/Berechtigungen.

Gratis Download: Leitfaden Exit-Interview (Fragebogen) für Austrittsgespräche

Damit Sie sofort starten können, hat Consultant Patrick Schuster einen Interviewleitfaden (Fragebogen) für Exit-Gespräche entwickelt – speziell für Planungsbüros und IT-Dienstleister: standardisiert, vertraulich und praxisnah.

Der Leitfaden hilft Ihnen:

• vergleichbare Gespräche zu führen (statt jedes Mal neu zu improvisieren)
• konkrete Beispiele abzufragen (statt „passt schon“)
• Feedback strukturiert zu dokumentieren, auszuwerten – und in Maßnahmen zu übersetzen

Wie bei Mitarbeitergesprächen  während des Jahres durchlaufen Sie dabei 3 Phasen (Vorbereitung – Durchführung – Nachbereitung). Genau dafür enthält der Download eine kompakte Austrittsgespräch-Checkliste:

1. Vorbereitung:
   Termin fixieren · neutraler Interviewer · Leitfaden bereit · Vertraulichkeit klären

2. Durchführung:
   Rahmen setzen (30–60 Min) · Gründe + Frageblöcke · nach Beispielen fragen · sauber abschließen (Empfehlung/Re-Hire/Dank)

3. Nachbereitung:
   Erkenntnisse zusammenfassen · clustern · Trends prüfen · Maßnahmen (Owner/Review) · Learnings ins Offboarding  zurückspielen

 

Vorteile und Ziele: Warum Exit-Interviews so wertvoll sind

Exit-Interviews liefern Ihnen nicht nur einzelne Meinungen, sondern Hinweise auf strukturelle Themen im Employee Lifecycle. Besonders in Planungsbüros und IT-Dienstleistern sind das oft wiederkehrende Muster:

1. Retention & Führung verbessern: Warum gehen Leistungsträger? Was fehlt (Entwicklung, Führung, Perspektive, Flexibilität)?
   
   
2. Projektgeschäft absichern: Wo entstehen Single Points of Knowledge? Wo fehlen Standards, Übergaben, Dokumentation?
   
   
3. Employer Branding stärken: Ein professioneller Abschluss wirkt nach außen – gerade in Branchen, in denen man sich wieder begegnet.
   
   
4. Offboarding verbessern: Exit-Interviews liefern die Learnings, Offboarding sorgt dafür, dass Übergaben, Zugänge und Geräte sauber laufen.

Wie HR-Software Exit-Gespräche einfacher macht

Wichtig vorweg: Exit-Interviews sind selten „ein Button“. Aber HR-Software macht das Drumherum verlässlich – und genau das zählt in Planungsbüros und IT-Dienstleistern, wo viel parallel läuft.

1. Automatisierte Erinnerung an das Exit-Gespräch
   Das Exit-Interview kann als eigener Schritt im Offboarding-Workflow angelegt werden (z. B. Aufgabe „Exit-Gespräch terminieren“). So gibt es klare Zuständigkeiten und das Gespräch geht im Tagesgeschäft nicht unter. (Und ja: Das zahlt direkt auf Offboarding ein).

2. Ergänzung durch Exit Surveys (vor oder nach dem Gespräch)
   Optional können kurze Umfragen vorab ein Stimmungsbild liefern – oft ehrlicher als spontan im Gespräch. Das Exit-Interview kann dann gezielt nachhaken („Sie haben X angegeben – was war der Auslöser?“).

3. Dokumentation des Gesprächs
   Notizen, vereinbarte Punkte und Zusammenfassungen können zentral abgelegt werden (statt in Word-Dateien oder E-Mails zu verschwinden). Wichtig: Vertraulichkeit einhalten und Ergebnisse nur anonymisiert auswerten.

4. Auswertung: von Einzelmeinungen zu Mustern
   Der größte Hebel entsteht, wenn Exit-Feedback auswertbar wird: Mit Reports/Analytics erkennen Sie wiederkehrende Ursachen für Fluktuation. Typische Muster sind z. B. Führung, fehlende Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, Teamklima/Kultur, Vergütung & Benefits, fehlende Flexibilität (Remote) oder Probleme in bestimmten Phasen des Employee Lifecycle. So sehen Sie schneller, wo Handlungsbedarf besteht – und können Maßnahmen gezielt priorisieren.

5. Positive Beziehung durch professionellen Prozess
   Gut geführte Exit-Interviews hinterlassen einen professionellen letzten Eindruck – und erhöhen die Chance auf Empfehlungen, Re-Hires oder spätere Zusammenarbeit.
   

Unsere HR-Lösungen: Mit ingo365 HR (Planungsbüros)  und timo365 HR (IT-Dienstleister) unterstützen wir Sie dabei, HR-Prozesse – inklusive Offboarding und den Schritt „Exit-Interview“ – als sauberen Workflow abzubilden.

Fazit: Exit-Gespräche machen aus Abgängen Learnings

Exit-Interviews machen aus dem letzten Kapitel im Employee Lifecycle einen echten Verbesserungshebel – gerade in Planungsbüros und IT-Dienstleistern, wo Projektwissen, Kundenkontext und Tool-Landschaften eng verzahnt sind. Entscheidend ist ein sauberer Rahmen: neutral geführt, standardisiert, vertraulich – und konsequent ausgewertet.

Starten Sie pragmatisch mit unserem Gratis-Leitfaden/Fragebogen. Und verbinden Sie Exit-Interviews mit einem professionellen Offboarding-Prozess (Übergabe, Zugänge, Geräte, Kommunikation) – den kompletten Rahmen finden Sie in unserem Offboarding-Beitrag

 

FAQs: Exit-Interview bei Planungsbüros & IT-Dienstleistern