Warum Projektleiter frühzeitig in Vertrags- & Kalkulationsthemen eingebunden sein müssen

Projektleiter und Sales Manager nehmen im Unternehmen zwei unterschiedliche Funktionen ein. Der Vertrieb akquiriert neue Kunden, der Projektleiter hat die sachliche und organisatorische Verantwortung für das Projekt. Wo eine Kommunikation erst bei der Übergabe stattfindet, führt in der Projektdurchführung schnell zu Problemen. 

Einerseits wird die grundlegende Kommunikation im gesamten Projektablauf erschwert, da  die gemeinsamen Voraussetzungen nicht geklärt sind: Lässt sich das Projekt, wie im Angebot beschrieben, überhaupt durchführen? Andererseits führen unklare oder unrealistische Leistungsdefinitionen und Kalkulationen zu Nachverhandlungen, die weder das Ingenieurbüro noch den Auftraggeber freuen. Im Worst Case verliert das Unternehmen sogar Geld und Reputation gegenüber dem Kunden.

Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement definierte in seiner Grundlagenstudie¹ eine gute Kommunikation als ein wesentliches Handlungsfeld, um erfolgreiche Projekte durchzuführen. Durch die Digitalisierung nimmt dieser Aspekt an Bedeutung zu. Laut der Untersuchung Auswirkungen der Digitalisierung auf Projektmanagement (PM)-Kompetenzen und (PM)-Lehre² gehen über ¾ der Entscheider davon aus, dass die Digitalisierung zu steigenden Anforderungen in Bezug auf Teamarbeit und Kommunikation führt. In Planungsbüros lässt sich ein typischer Stolperstein vermeiden, indem Projektleiter frühzeitig in Vertrags- und Kalkulationsthemen eingebunden werden. Warum das so ist und wie dieser Prozess gelingt, möchte ich Ihnen nachfolgend aufzeigen. 

Warum die frühzeitige Einbindung des Projektleiters wichtig ist

Wo die Projektleitung erst dann hinzukommt, wenn das Angebot geschrieben, gestellt und angenommen worden ist, sind Probleme vorprogrammiert. Stattdessen profitieren Planungsbüros von zahlreichen Vorteilen, wenn Projektleiter frühzeitig in Vertrags- und Kalkulationsthemen einbezogen werden: 

• Saubere Dokumentation von Anfang an:
  Der Projektleiter sorgt für eine saubere Dokumentation des Vertrags, der für alle Stakeholder klar verständlich ist. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse und Kommunikationsschwierigkeiten im Projektablauf. Transparent abgelegte Verträge führen zudem zu einer besseren Auffindbarkeit projektspezifischer Informationen und sparen Zeit bei der Suche nach Informationen.
  
  
• Bessere Ressourcen- und Projektplanung:
  Für eine belastbare Planung ist die Einbindung des Projektleiters daher unumgänglich. Das Fehlen einer ganzheitlichen Projektplanung und Ressourcenplanung  führt zu ungeplanten Mehrkosten und längeren Projektzeiträumen - darin ist sich die Mehrheit österreichischer Entscheider laut einer PMA-Studie einig. Nachverhandlungen belasten zudem das Verhältnis zum Kunden.
  
  
• Projekt strukturieren:
  Weder Vertriebsmitarbeiter noch Techniker haben einen vollständigen Überblick über alle Phasen des Projekts, denn dies fällt in den Verantwortungsbereich des Projektleiters. Durch sein Wissen ist er in der Lage, die spätere Projektstruktur bereits in der Angebotsphase zu verankern. Das schafft die Voraussetzung für eine effiziente Zusammenarbeit aller Stakeholder im späteren Projektverlauf. 
  
  
• Interne Reibungen vermeiden:
  Auch die Kooperation der internen Stakeholder profitiert von einer frühzeitigen Einbindung der Projektleitung in Vertrags- und Kalkulationsthemen. Denn eine schlechte Zusammenarbeit aufgrund fehlender Transparenz und unklarer bzw. unrealistischer Absprachen belastet das gute Miteinander und geht auf Kosten des Betriebsklimas. 
  
  

4 Tipps für die Einbindung der Projektleitung

Die systematische Einbindung des Projektleiters in Vertrags- und Kalkulationsthemen ist ein wichtiger  Schlüssel zu einem reibungslosen Projektablauf. Diese 4 Tipps helfen dabei, die effektive Zusammenarbeit von Vertrieb, Projektleitung und Technikern im Arbeitsalltag von Planungsbüros zu etablieren:

1. Von Anfang an gemeinsam Verträge planen und gestalten
   Bereits vor der Angebotserstellung sollten Sales Mitarbeiter, Techniker und Projektleiter die kritischen Phasen eines neuen Projekts gemeinsam planen und daraufhin einen genauen Leistungskatalog definieren. Während der Vertrieb die Profitabilität des Projekts im Blick behält, entwickeln Techniker und Projektleiter kosteneffiziente Maßnahmen, die tatsächlich realisierbar sind. So steht am Ende eine Vertragsplanung, die das Projekt vollumfänglich abbildet und die Basis für ein erfolgreiches Projekt bildet.
   
   
2. 4-Augenprinzip etablieren
   Im Laufe der Zeit verfügen Planungsbüros über immer mehr Vertragsvorlagen und die Erfahrung ermöglicht es allen Beteiligten, Kosten und Aufwand neuer Projekte gut einzuschätzen. Trotzdem lohnt sich ein etabliertes 4-Augen-Prinzip, in dem Vertrieb und Projektmanagement Verträge lieber einmal mehr als einmal zu wenig überprüfen, bevor sie dem Kunden vorgelegt werden. 
   
   
3. Business Software nutzen
   Der Freigabeprozess in Projekten ist dann problematisch, wenn er unstrukturiert abläuft und die Freigabe informell, zum Beispiel per Chatnachricht, erfolgt. Dadurch sind gemeinsamen Absprachen nicht oder unzureichend dokumentiert und lassen sich später nicht abrufen. Eine gemeinsam genutzte Business Software wie beispielsweise  ingo365 hilft stattdessen dabei, den Freigabeprozess digital zu strukturieren. Statt manueller Absprache per E-Mail und in verschiedenen Systemen verteilten Informationen existiert eine einheitliche Datenbasis, in der sämtliche Projektdetails eindeutig definiert sind.  Alle Beteiligten haben dadurch zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die Dokumente und in die getroffenen Absprachen. 
   
   
4. Workflow für Freigaben im Unternehmen implementieren
   Mit einer Business Software lässt sich außerdem ein effizienter Workflow im Unternehmen implementieren. Das sorgt für verlässliche und gemeinsame Arbeitsbedingungen in allen Projekten und verringert die Zeit von der Akquise eines neuen Projekts über die Angebotserstellung bis zur Vertragsunterzeichnung. 

Fazit: Erfolgreiche Projekte dank frühzeitiger Einbindung der Projektleitung

Die frühzeitige Einbindung der Projektleitung in Vertrags- und Kalkulationsthemen  ist auf den ersten Blick aufwendig. Mittelfristig zahlt sich der Aufwand allerdings schon aus. Denn auf diese Weise ist von Anfang an für eine realistische Leistungsbeschreibungen und Kalkulationen gesorgt, die den tatsächlichen Aufwand wirklich abbilden, während die Wahrscheinlichkeit für Fehlkalkulationen minimiert wird. Das führt intern zu einem besseren Arbeitsklima und gegenüber dem Kunden zu einem verlässlichen Auftreten.

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¹https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/GPM/Know-How/Ergebnisse_Erfolg_und_Scheitern-Studie_2008.pdf²https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Know-How/studien/Sonstige_Studien/201910_Studie_Auswirkung_der_Digitalisierung.pdf