Die Grundlagen für erfolgreiches Finanz- und Rechnungswesen im Ingenieurbüro

Jeder Unternehmer weiß: Die Finanzbuchhaltung gehört in kompetente und sachkundige Hände. Im digitalen Zeitalter müssen das aber längst nicht mehr nur menschliche Hände sein, denn ausgereifte Tools wie ingo365 sind in der Lage, wesentliche Vorgänge zu übernehmen. Das Modul ingoFINANCE umfasst alle wichtigen Funktionen, die Ingenieurbüros in Bezug auf ihr Finanz- und Rechnungswesen benötigen. Von der Rechnungslegung über den elektronischen Zahlungsverkehr bis hin zum automatisierten Mahnwesen lassen sich alle kaufmännischen Prozesse mit der integrierten Unternehmenssoftware abbilden.  

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über bestehende und neue Features von FINANCE sowie Expertentipps für eine produktive und effiziente Nutzung im Unternehmen. 

Exkurs: Neue Funktion in ingoFINANCE

 

Wir entwickeln ingo365 laufend weiter, um Ingenieurbüros jederzeit das bestmögliche User-Erlebnis zu gewährleisten. In die geplante neue Version wird ein   Dokumentenmanagementsystem integriert. Mit ihr lassen sich Belege revisionssicher ablegen, sodass die Zeiten von Zettelwirtschaft und Kopieren – Scannen – Senden endgültig vorbei sind.  

Alle Bereiche von FINANCE

ingo365 ist eine Software, die von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt wurde. Entsprechend passgenau sind die einzelnen Funktionen auf die Prozesse in Planungsbüros abgestimmt: 

• Belegerfassung:  
  Erfassen Sie Belege sowohl eingangsseitig als auch ausgangsseitig schnell und einfach direkt mit ingoPROJECT. Das gewährleistet, dass sie automatisiert in einen elektronischen Freigabeflow überführt werden können und den Zahlungsprozess anzustoßen.  

• Elektronischer Zahlungsverkehr:  
  Bezahlen Sie Lieferantenrechnungen pünktlich und zuverlässig, ohne sich mit zeitaufwändiger Buchungsarbeit herumschlagen zu müssen. Automatisieren Sie außerdem eingehende Zahlungen, statt Zeit und Nerven in die manuellen Zahlungszuordnungen zu verschwenden. 

• Mahnwesen: 
  Legen Sie Rechnungen von Anfang an korrekt an und automatisieren Sie Ihr Mahnwesen vollständig. Auf diese Weise reduzieren Sie das Konfliktpotenzial sowohl in internen Teams als auch mit externen Stakeholdern und Auftraggebern. 

• Finanzplanung: 
  Mit ingoFINANCE gelingt ein ordentlicher Finanzplan, denn alle Projektdaten laufen zentral zusammen. Mit ingo365 wissen Sie im Alltag automatisch, wann welche Rechnungen gelegt und welches Zahlungsziel vereinbart wurde. So können Sie viel besser voraussehen, wann welche Forderungen bezahlt werden und welches Zahlungsverhalten der Kunde oder das Ingenieurbüro für Lieferanten mitbringt. Auf diese Weise ist eine realitätsnahe Liquiditätsrechnung gewährleistet, während die Projektbewertung schon fast von alleine passiert. 

• Voll integrierte Finanzbuchhaltung: 
  Schließen Sie eine der häufigsten Lücken zwischen Projektmanagement und Rechnungswesen und profitieren Sie von der voll integrierten Buchhaltung in ingo365. Dort, wo alle wichtigen Informationen rund um Rechnungslegung, Zahlungseingänge, Subunternehmermanagement, Mahnungen etc. für den Buchhalter zusammenlaufen, passieren weniger Fehler, sinken die Kosten und verringert sich der Zeitaufwand. 

• BMD & DATEV-Schnittstelle: 
  Bei Bedarf verfügt ingo365 über eine Schnittstelle für die automatisierte Datenübertragung zu BMD und DATEV, mit der Sie die fertige Buchhaltung direkt an Steuerbüros weiterleiten können. 

Vorteile und Nutzen für Finanzwesen und Rechnungswesen 

ingo365 stellt mit ingoFINANCE eine vollwertige Buchhaltungssoftware dar. Das Finanzmodul ist über das zentrale ERP-System direkt mit den anderen Modulen (ingoPROJECT, ingoTIME, ingoDOCS) verbunden, sodass beispielsweise Projektdaten oder Informationen aus der SaaS-Zeiterfassung automatisch verwendet und zugeordnet werden. Und zwar mit folgenden Vorteilen: 

• Erstellen Sie jederzeit eine korrekte Planung der Finanzen mit Liquiditätsrechnung. 

• Stellen Sie problemlos einen Kosten-Budget-Plan auf Basis der erwarteten Kosten auf. 

• Überprüfen Sie schnell und einfach Ihren Auftragsbestand mit Blick auf Entwicklungen nach oben und unten. 

• Behalten Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und Teams im Blick, um schnell auf Über- und Unterdeckungen reagieren zu können.  

• Bewerten Sie halbfertige Leistungen nicht Daumen mal Pi, sondern relativ genau und verlässlich. 

• Verlieren Sie Ihre Kostenrechnungen und Anlagenbuchrechnungen nicht aus dem Blick. 

• Sparen Sie viel Zeit und Nerven im Alltagsgeschäft dank sinnvoller Automatisierungen, die einzelne Workflows sogar fast autonom ablaufen lassen. 

• Entscheiden Sie selbst, ob Sie die gesamte Buchhaltung an ein Steuerbüro übergeben oder die Schnittstelle zu gängigen Steuerberatungsstellen (BMD und DATEV) nutzen, um Ihre Daten unkompliziert exportieren und importieren zu können.   

• Managen Sie Ihre Belegschaft digital dank eines ausgereiften Rollencenters mit angepassten User Interfaces, wo jeder Mitarbeiter einer der bestehenden Rollen zugeordnet ist. 

ingoFINANCE macht die Rechnungslegung im Ingenieurbüro einfach, sodass fehlendes betriebswirtschaftliches und kaufmännisches Knowhow großteils aufgefangen wird. Die umfassenden Funktionen und leichte Bedienung, die auf die Bedürfnisse von Ingenieuren angepasst sind, beschleunigen buchhalterische Tätigkeiten und erhöhen somit die Zeit für Aufgaben in den Projekten des Unternehmens. 

Schneller zum Erfolg: Einstieg mit ingo SMART 

Die Softwareeinführung von ingo365 ist in zwei Schritten möglich:

• SMART
• CUSTOM

Besonders schnell und um vergleichsweise wenig Geld klappt der Umstieg allerdings mit ingo SMART. Das ist eine bereits vorkonfigurierte Version der Ingenieursoftware, die sogar ganz ohne Datenmigration funktionieren kann:

• Legen Sie nach einem kurzem, kostenfreien Quick-Check los. 

• Profitieren Sie von attraktiven Paketen zum Fixpreis ab 7.990€.  

• Nutzen Sie die umfassende Dokumentation, die auf aktuelle Beispieldaten ausgerichtet ist. 

Trotzdem ist weniger mehr. Führen Sie Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt in das neue Tool ein. Starten Sie etwa sie mit der normalen Buchhaltung und führen Sie diese erst danach zum Beispiel an die Liquiditätsplanung heran. Denn eine stufenweise Einführung sorgt für eine höhere Akzeptanz und hält die Freude an neuem Wissen und neuen Skills aufrecht.

Das Fazit: Rechnungswesen leicht gemacht mit ingoFINANCE 

Jedes IT-System ist nur so gut, wie die kaufmännische Basis dahinter gut geregelt ist. Nutzen Sie ingoFINANCE vor allem als Ihr Werkzeug, mit dem Sie Ihre Zahlen erheben, ablesen und analysieren können. ERP-Systeme wie ingo365 beenden den Blindflug der analogen Zeit und begleiten Ihr Ingenieurbüro ins digitale Zeitalter.

Mehr Infos gewünscht? Dann laden Sie sich jetzt unseren kostenlosen Produktfolder herunter und erfahren Sie, aus welchem Schatz an Erfahrung ingo365 schöpfen kann.

Finanz- und Rechnungswesen FAQ