5 Tipps für ein entspanntes Mahnwesen im Ingenieurbüro

Oh, was ist das Mahnwesen doch für ein leidiges Thema. Nicht nur, dass Mahnungen Zeit kosten und sich so unnötig wie ein Kropf anfühlen. Sie bringen auch eigentlich gute Zusammenarbeit und Geschäftsbeziehungen leicht ins Wanken, wenn erbrachte Leistungen nicht ohne Nachdruck abgegolten werden. Kein Wunder also, dass sich viele Projektleiter angesichts des eher unguten Gefühls schwer mit dem Forderungsmanagement tun.

Ehrlicherweise ist eine offene Rechnung aber auch ein Problem, das in vielen Planungsbüros bereits viel früher entsteht. Denn besonders Projekte, die über mehrere Monate oder gar Jahre geplant und durchgeführt werden, erfordern eine zuverlässige Ressourcen- und Projektplanung. Und hier liegt der Hund mitunter tiefer begraben, als wir uns das als Ingenieure gerne eingestehen.

Fehlende Stundenaufzeichnungen, nicht abrechenbare Leistungen und fehlerhafte Daten erschweren eine korrekte Auftragsverwaltung und Rechnungsstellung. Das führt immer wieder ganz automatisch zu einem unvermeidlichen Mahnwesen, wenn der Kunde die Mängel erkennt und Zahlungen zurückhält.

Lesen Sie folgende 5 Praxistipps für ein entspanntes Mahnwesen im digitalen Zeitalter.

Was der Begriff Mahnwesen bedeutet: Ein Überblick

Kurz zuvor, wollen wir aber nichtsdestotrotz noch den Mahnprozess von der Bedeutung her definieren und dabei auch Fragen zum Ablauf des Mahnverfahrens nicht außenvorlassen. Grundsätzlich ist es so, dass sie als Unternehmen gegenüber einem Kunden eine Leistung erbringen. Und für diese legitime Leistung stellen Sie eine Rechnung, die mit einer Zahlungsfrist zu bezahlen ist. Sollte die Zahlung - aus welchem Grund auch immer - jedoch nicht datumsgerecht eintreffen, dann dürfen Sie die Rückstände einfordern.

Die drei Stufen des Mahnwesens setzen sich zusammen aus der freundlichen Erinnerung, der Einmahnung von Zahlungserinnerungen und schließlich dem in Aussicht stellen des gerichtlichen Mahnverfahrens. Für dieses zuständig ist das jeweilige zentrale Mahngericht pro Bundesland. Hier kommen dann unter anderem Themen wie ein Vollstreckungsbescheid ins Spiel, der mit einer zweiwöchigen Widerspruchsfrist verbunden ist. Sollte der Schuldner dagegen Einspruch einlegen, würde die Angelegenheit vor ein Zivilgericht verlagert werden. Ansonsten tritt der Vollstreckungsbescheid in Kraft und eine Zwangsvollstreckung kann in die Wege geleitet werden. Damit es aber gar nicht erst so weit kommt, geben wir im Folgenden zuvor erwähnte praxisnahe Tipps!

Tipp #1: Mahnungen vorbeugen

Sowohl auf organisatorischer als auch kaufmännischer Ebene erfordert das Projektgeschäft einen hohen Grad an Struktur. Nur, wenn alle Leistungen sauber dokumentiert sind, können sie auch als Forderungen in Rechnung gestellt werden.

Sie erahnen wahrscheinlich, worauf das Ganze hinausläuft: Je besser organisiert Ihr Ingenieurbüro oder Architektenbüro, desto besser haben Sie Ihre Projekte im Griff und desto eher lassen sich Mahnungen vermeiden. Statt fehlerhafter, sinnloser oder gar getürkter Rechnungen können sich die Kunden auf gerechtfertigte Zahlungseinforderungen auf Basis echter Fertigstellungsgrade verlassen.

Ein entspanntes Mahnwesen beginnt also beim Zusammenspiel von erbrachten und geforderten Leistungen und damit einhergehender Professionalität.

Tipp #2: Mahnwesen automatisieren mit kaufmännischer Software

Noch immer kommt in zahlreichen Büros Excel im Projektmanagement und somit auch im Mahnwesen zum Einsatz, wo der aktuelle Stand weder fehlerresistent noch auf Knopfdruck abrufbar ist. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung wird sich Ihr Mahnwesen spürbar entspannen, wenn Sie es auf Basis einer kaufmännischen Lösung automatisieren.

Idealerweise ist diese Software ein zentrales ERP-System, wo alle Daten zusammenlaufen und jeder Projektbeteiligte mit nur einem Login von jedem Ort und jedem Gerät aus auf dieselben aktuellen Informationen zugreift. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, Kosten und Diskussionen, sondern auch jede Menge Mahnungen.

In einer zentralen Business Software wie ingo365 lässt sich das Mahnwesen so weit automatisieren, dass Zahlungserinnerungen automatisch versendet werden. Alle Daten von der Angebotserstellung übers Projektcontrolling inklusive Zeit- und Leistungserfassung bis hin zur integrierten Buchhaltung liegen in ein und demselben System.

Sie werden an jeder Schnittstelle weiterverarbeitet und dadurch sind die Beträge in der schlussendlichen Rechnung gerechtfertigt und damit auch die eventuelle Mahnung. Dass beides zu einer bestimmten Frist automatisiert an den Schuldner versendet wird, ist dann nur noch das i-Tüpfelchen für jeden Projektleiter.

Tipp #3: Sich gut organisieren und strukturieren

Natürlich ist es nur mit solchen Lösungen auch nicht getan. Trotz zahlreicher intelligenter Funktionen und Automatismen, wie Reminder oder Markierungen, müssen die Verantwortlichen des Unternehmens trotzdem alle Zahlungseingänge im Blick behalten.

Um sich selbst gut zu organisieren und zu strukturieren, helfen

• Monatliche Jour Fixes mit allen Verantwortlichen

• Fest eingeplante Buchhaltungstage

• Saubere Dokumentationen der Leistungserfassung

• Angeordnete Reportings von Projektleitern

• Regelmäßiger Austausch mit den Mitarbeitern und Abteilungen

Denn wie bereits erwähnt, liegen die Aufgaben nicht nur beim Partner der Kundenbeziehung, sondern auch beim Gläubiger selbst.

Tipp #4: Workflows etablieren

Sowohl intern als auch extern lohnt sich die Etablierung von Workflows im Mahnwesen. Wenn Auftraggeber und Auftragnehmer sich auf eine zuverlässige Datenbasis und bekannte Abläufe verlassen können, sparen sich alle Projektbeteiligten jede Menge Diskussionen.

So etablieren Sie Workflows organisatorisch und technisch:

• Nutzen Sie Blaupausen, also vorgefertigte Benachrichtigungen für die Rechnungslegung und die Mahnung der Schritte 1-3.

• Vereinbaren Sie im Vorhinein Zahlungspläne mit dem Vertragspartner und legen Sie klar kommunizierte Fristen (zum Beispiel einmal im Quartal) fest, wann Teilrechnungen in welcher Höhe für welche erbrachten Leistungen gestellt werden.

• Setzen Sie eine Software ein, die das Rechnungs- und Mahnwesen automatisiert auf Basis der Zahlungspläne abwickelt und eine integrierte Buchhaltung ermöglicht.

In der Regel ist im Mahnwesen die Vorarbeit gleichzeitig schon die Nacharbeit. Wer auf diese klar abgesteckten Ziele leichtfertig verzichtet, erhöht das Risiko für den Verzug.

Tipp #5: Offen für Kommunikation bleiben

Den Notfall kennt wahrscheinlich jeder: Der Kunde zahlt trotz 3-facher Mahnung respektive Zahlungserinnerung nicht. Das ist ärgerlich, zeitraubend und nervenaufreibend. Spätestens in diesem Moment stellt sich ein gewisser Unmut ein, denn Sie als Auftragnehmer haben die vereinbarten Leistungen vollständig und zufriedenstellend erbracht. Noch dazu hatten Sie selbst Ausgaben für Subunternehmer etc. und müssen nun im wahrsten Sinne des Wortes hinter Ihrem Geld nachsprinten.

Panik oder Wut und damit weggeworfene Nerven sind in dieser Situation allerdings die schlechtesten Ratgeber für Unternehmer. Stattdessen sollten Sie ruhig und offen für Kommunikation mit dem Auftraggeber bleiben, denn mit etwas Glück lässt sich die Verzögerung schnell klären:

1. Bitten Sie die Assistenz, beim Kunden anzurufen, um an die bereits gesendete 3. Mahnung sowie die ausstehende Zahlung zu erinnern.

2. Lassen Sie den Projektleiter anrufen und die umgehende Zahlung der offenen Rechnungen einfordern beziehungsweise ergründen, aus welchem Grund der Schuldner in Verzug geraten ist.

3. Rufen Sie als Chef persönlich an und lassen Sie nun keinerlei Ausreden mehr gelten. Ohne triftigen Grund sind die offenen Rechnungen mitsamt den vollen Beträgen umgehend zu begleichen.

Sollte auch diese offene und ja, durchaus kulante, Vorgehensweise des Mahnwesens nichts bringen, dann bleibt letztlich tatsächlich nur noch der Anruf beim Inkassobüro beziehungsweise beim Anwalt, um ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Fazit: Software & Struktur für ein entspanntes Mahnwesen

Werden Rechnungen nicht bezahlt, fühlen sich die Rechnungssteller der Situation schnell hilflos ausgeliefert. Die Verantwortlichkeit von Mahnungen liegt augenscheinlich beim Kunden. In Wahrheit lassen sich aber viele Stellschrauben im eigenen Unternehmen drehen, sodass es vielmals gar nicht erst soweit kommen muss.

Denn je besser Sie im Planungsbüro organisiert und strukturiert sind, desto entspannter ist auch Ihr Mahnwesen, da die meisten Zahlungserinnerungen gar nicht nötig sind. Und die Einschaltung der Rechtsabteilung noch viel weniger. Dabei kann eine moderne Business Software Sie optimal unterstützen, sofern sie eine zentrale Datenverwaltung und automatisierte Prozesse zulässt.

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Mahnwesen FAQ