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5 Tipps für ein entspanntes Mahnwesen im Ingenieurbüro

Oh, was sind Mahnungen doch für ein leidiges Thema. Nicht nur, dass sie Zeit kosten und sich so unnötig wie ein Kropf anfühlen. Sie bringen auch eigentlich gute Geschäftsbeziehungen leicht ins Wanken, wenn erbrachte Leistungen nicht abgegolten werden. Kein Wunder also, dass sich viele Projektleiter angesichts des eher unguten Gefühls schwer mit dem Aussenden von Mahnungen tun.

Ehrlicherweise sind nicht bezahlte Rechnungen aber auch ein Problem, das in vielen Planungsbüros bereits viel früher entsteht. Denn besonders Projekte, die über mehrere Monate oder gar Jahre geplant und durchgeführt werden, erfordern eine zuverlässige Ressourcen- und Projektplanung. Und hier liegt der Hund mitunter tiefer begraben, als wir uns das als Ingenieure gerne eingestehen. Fehlende Stundenaufzeichnungen, nicht abrechenbare Leistungen und fehlerhafte Daten erschweren eine korrekte Auftragsverwaltung und Rechnungslegung und führen immer wieder ganz automatisch zu einem unvermeidlichen Mahnwesen, wenn der Kunde die Mängel erkennt und Zahlungen zurückhält.

Lesen Sie folgende 5 Praxistipps für ein entspanntes Mahnwesen im digitalen Zeitalter.

 

Tipp #1: Mahnungen vorbeugen

 

Sowohl auf organisatorischer als auch kaufmännischer Ebene erfordert das Projektgeschäft einen hohen Grad an Struktur. Nur, wenn alle Leistungen sauber dokumentiert sind, können sie auch in Rechnung gestellt werden.

Sie erahnen wahrscheinlich, worauf das Ganze hinausläuft: Je besser organisiert Ihr Ingenieurbüro oder Architektenbüro, desto besser haben Sie Ihre Projekte im Griff und desto eher lassen sich Mahnungen vermeiden. Statt fehlerhafter, sinnloser oder gar getürkter Rechnungen können sich die Kunden auf gerechtfertigte Zahlungseinforderungen auf Basis echter Fertigstellungsgrade   verlassen. Ein entspanntes Mahnwesen beginnt also beim Zusammenspiel von erbrachten und geforderten Leistungen und damit einhergehender Qualität.

  

Tipp #2: Mahnwesen automatisieren mit kaufmännischer Software

 

Noch immer kommt in zahlreichen Büros Excel zum Einsatz, wo der aktuelle Stand weder fehlerresistent noch auf Knopfdruck abrufbar ist. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung wird sich Ihr Mahnwesen spürbar entspannen, wenn Sie es auf Basis einer kaufmännischen Lösung automatisieren. Ist diese Software ein zentrales ERP-System, wo alle Daten zusammenlaufen und jeder Projektbeteiligte mit nur einem Login von jedem Ort und jedem Gerät aus auf dieselben aktuellen Informationen zugreift, so sparen sie nicht nur Zeit, Kosten und Diskussionen, sondern auch jede Menge Mahnungen.

In einer zentralen Business Software wie ingo365 lässt sich das Mahnwesen so weit automatisieren, dass Zahlungserinnerungen automatisch versendet werden. Da alle Daten von der Angebotserstellung übers Projektcontrolling inkl. Zeit- und Leistungserfassung bis hin zur integrierten Buchhaltung in ein und demselben System liegen und an jeder Schnittstelle weiterverarbeitet werden, sind die Beträge in der schlussendlichen Rechnung gerechtfertigt und damit auch die eventuelle Mahnung. Dass beides zu einer bestimmten Frist automatisiert versendet wird, ist dann nur noch das i-Tüpfelchen für jeden Projektleiter.

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Tipp #3: Sich gut organisieren und strukturieren

 

Natürlich ist es nur mit einer Software auch nicht getan. Trotz zahlreicher intelligenter Funktionen und Automatismen, wie Reminder oder Markierungen, müssen die Verantwortlichen trotzdem alle Zahlungseingänge im Blick behalten.

Um sich selbst gut zu organisieren und zu strukturieren, helfen

  • Monatliche Jour Fixes mit allen Verantwortlichen
  • Fest eingeplante Buchhaltungstage
  • Saubere Dokumentationen der Leistungserfassung
  • Angeordnete Reportings von Projektleitern
  • Regelmäßiger Austausch mit den Mitarbeitern und Abteilungen

 

Tipp #4: Workflows etablieren

 

Sowohl intern als auch extern lohnt sich die Etablierung von Workflows im Mahnwesen. Wenn Auftraggeber und Auftragnehmer sich auf eine zuverlässige Datenbasis und bekannte Abläufe verlassen können, sparen sich alle Projektbeteiligten jede Menge Diskussionen.

So etablieren Sie Workflows organisatorisch und technisch:

  • Nutzen Sie Blaupausen, d.h. vorgefertigte Benachrichtigungen für die Rechnungslegung und die Mahnung 1-3
  • Vereinbaren Sie im Vorhinein Zahlungspläne mit dem Kunden, d.h. legen Sie klar kommunizierte Zeiträume (z.B. einmal im Quartal) fest, wann Teilrechnungen in welcher Höhe für welche erbrachten Leistungen gestellt werden.
  • Setzen Sie eine Software ein, die das Rechnungs- und Mahnwesen automatisiert auf Basis der Zahlungspläne abwickelt und eine integrierte Buchhaltung ermöglicht.

 

Tipp #5: Offen für Kommunikation bleiben

 

Den Notfall kennt wahrscheinlich jeder: Der Kunde zahlt trotz 3-facher Mahnung nicht. Das ist ärgerlich, zeitraubend und nervenaufreibend. Spätestens in diesem Moment stellt sich ein gewisser Unmut ein, denn Sie als Auftragnehmer haben die vereinbarten Leistungen vollständig und zufriedenstellend erbracht, hatten selbst Ausgaben für Subunternehmer etc. und müssen nun im wahrsten Sinne des Wortes hinter Ihrem Geld herlaufen.

Panik oder Wut sind in dieser Situation allerdings die schlechtesten Ratgeber. Stattdessen sollten Sie ruhig und offen für Kommunikation mit dem Auftraggeber bleiben, denn mit etwas Glück lässt sich die Verzögerung schnell klären:

  1. Bitten Sie die Assistenz, beim Kunden anzurufen, um an die bereits gesendete 3. Mahnung sowie die ausstehende Zahlung zu erinnern.

  2. Lassen Sie den Projektleiter anrufen und die umgehende Zahlung der offenen Rechnungen einfordern bzw. ergründen, aus welchem Grund diese nicht bezahlt werden.

  3. Rufen Sie als Chef an und lassen Sie nun keinerlei Ausreden mehr gelten. Ohne triftigen Grund sind die offenen Rechnungen umgehend zu begleichen.

 Sollte auch diese offene und ja, durchaus kulante Vorgehensweise des Mahnwesens nichts bringen, dann bleibt letztlich tatsächlich nur noch der Anruf beim Inkassobüro bzw. beim Anwalt.

 

Fazit: Software & Struktur für ein entspanntes Mahnwesen

 

Werden Rechnungen nicht bezahlt, fühlen sich die Rechnungssteller der Situation schnell hilflos ausgeliefert. Die Verantwortlichkeit von Mahnungen liegt augenscheinlich beim Kunden. In Wahrheit lassen sich aber viele Stellschrauben im eigenen Unternehmen drehen, sodass es vielmals gar nicht erst soweit kommen muss. Denn je besser Sie im Planungsbüro organisiert und strukturiert sind, desto entspannter ist auch Ihr Mahnwesen, da die meisten Zahlungserinnerungen gar nicht nötig sind. Dabei kann eine moderne Business Software Sie optimal unterstützen, wenn sie eine zentrale Datenverwaltung und automatisierte Prozesse zulässt.

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Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.