Anrechenbare Kosten nach HOAI richtig ermitteln: Definition, DIN 276, Beispiele und Praxistipps

Anrechenbare Kosten werden in vielen Planungsbüros noch in Excel-Tabellen oder separaten HOAI-Tools kalkuliert. Änderungen durch Nachträge, geänderte Herstellkosten oder zusätzliche Leistungen führen dabei häufig zu hohem Pflegeaufwand. ERP-Lösungen wie ingo365 übernehmen Honorarkalkulationen direkt in Angebote, Projektaufträge, Nachträge und Rechnungen und reduzieren so doppelte Datenpflege sowie Übertragungsfehler.

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Inhaltsverzeichnis:

Warum anrechenbare Kosten für die HOAI so wichtig sind
Was sind anrechenbare Kosten nach HOAI?
Welche Kosten sind anrechenbar – und welche nicht?
Wie werden anrechenbare Kosten berechnet?
Anrechenbare Kosten und Honorarberechnung nach HOAI
Die häufigsten Fehler bei anrechenbaren Kosten
Von der Honorarermittlung zur Projektsteuerung
Fazit: Anrechenbare Kosten sicher ermitteln und wirtschaftlich nutzen
FAQ

1. Warum anrechenbare Kosten für die HOAI so wichtig sind

Wer sich mit der Honorarermittlung nach HOAI beschäftigt, stößt schnell auf die anrechenbaren Kosten. Sie bilden bei vielen Leistungsbildern die zentrale Berechnungsgrundlage für das Honorar und beeinflussen damit bereits in einer frühen Projektphase die wirtschaftliche Entwicklung eines Auftrags.

Dabei geht es nicht nur um eine formale Rechengröße. Anrechenbare Kosten entscheiden mit darüber, ob ein Angebot realistisch kalkuliert ist, ob Leistungen sauber abgegrenzt werden und ob das spätere Honorar zur tatsächlichen Projektanforderung passt. Eine fehlerhafte Kostengrundlage kann sich durch das gesamte Projekt ziehen – von der Angebotserstellung über die Projektsteuerung bis zur Schlussrechnung.

Umso wichtiger ist es, den Begriff sauber zu verstehen. Denn erst wenn klar ist, welche Kosten in die Honorarermittlung einfließen dürfen und welche nicht, lässt sich eine belastbare Kalkulation aufbauen 

2. Was sind anrechenbare Kosten nach HOAI?

Anrechenbare Kosten sind jene Kosten eines Bauvorhabens, die nach den Regelungen der HOAI für die Berechnung des Architekten- oder Ingenieurhonorars herangezogen werden dürfen. Vereinfacht gesagt: Sie bilden die Kostenbasis, auf der das Honorar ermittelt wird.

Wichtig ist dabei die Abgrenzung zu den gesamten Projektkosten. Nicht jede Ausgabe, die im Zusammenhang mit einem Bauprojekt entsteht, ist automatisch honorarrelevant. Grundstückskosten, Finanzierungskosten oder Erwerbsnebenkosten können zwar Teil der Gesamtinvestition sein, zählen aber in der Regel nicht zu den anrechenbaren Kosten.

Für Planungsbüros ist diese Unterscheidung entscheidend. Denn gemeinsam mit Honorarzone, Leistungsbild und beauftragtem Leistungsumfang bestimmen die anrechenbaren Kosten die Grundlage der Honorarberechnung. Werden sie falsch ermittelt, kann das Honorar entweder zu hoch oder zu niedrig angesetzt werden.

Besonders häufig entsteht in der Praxis das Missverständnis, dass anrechenbare Kosten einfach mit Baukosten gleichzusetzen sind. Das ist zu kurz gedacht. Zwar bilden Bauwerkskosten und technische Anlagen häufig eine wichtige Grundlage, doch die konkrete Einordnung hängt immer vom jeweiligen Leistungsbild und den Rahmenbedingungen des Projekts ab.

Praxis-Tipp: Viele Diskussionen rund um die HOAI entstehen nicht erst bei der Honorarzone oder den Leistungsphasen, sondern bereits bei der Frage, welche Kosten überhaupt anrechenbar sind. Eine saubere Kostenermittlung ist daher die Basis jeder belastbaren Honorarkalkulation.

3. Welche Kosten sind anrechenbar – und welche nicht?

Nicht sämtliche Kosten eines Bauprojekts fließen automatisch in die Honorarermittlung nach HOAI ein. Entscheidend ist, ob die jeweiligen Kosten dem Planungsgegenstand zugeordnet werden können und nach HOAI als honorarrelevant gelten.
Die folgende Übersicht zeigt typische Kostenarten und ihre grundsätzliche Einordnung. Sie dient als Orientierung, ersetzt aber keine projektbezogene Prüfung.

Zu den anrechenbaren Kosten zählen je nach Leistungsbild insbesondere Kosten für Baukonstruktionen, technische Anlagen, Gebäudeausstattung sowie bestimmte Umbau- und Modernisierungsmaßnahmen. Grundstückskosten, Finanzierungskosten oder Grunderwerbsteuer zählen hingegen in der Regel nicht zu den anrechenbaren Kosten.

Anrechenbare Kosten und DIN 276

In der Praxis erfolgt die Zuordnung häufig auf Basis der DIN 276. Für die Honorarermittlung verweist die HOAI dabei weiterhin auf die DIN 276‑1:2008‑12, auch wenn inzwischen neuere Fassungen der DIN 276 veröffentlicht wurden. Besonders relevant sind dabei die Kostengruppen 300 (Baukonstruktion) und 400 (Technische Anlagen), die häufig ganz oder teilweise in die anrechenbaren Kosten einfließen.

Bei Neubauten ist die Abgrenzung häufig vergleichsweise klar: Im Mittelpunkt stehen die Kosten des zu planenden Bauwerks und der technischen Anlagen. Schwieriger wird es bei Umbauten, Sanierungen oder Modernisierungen. Hier stellt sich regelmäßig die Frage, wie vorhandene Bausubstanz, technische Altanlagen oder projektbezogene Anpassungen zu bewerten sind.

Gerade die mitzuverarbeitende Bausubstanz kann in Bestandsprojekten eine wichtige Rolle spielen. Wird sie falsch eingeschätzt oder gar nicht berücksichtigt, kann dies die Honorargrundlage deutlich verändern. Deshalb sollten Planungsbüros bei solchen Projekten besonders sorgfältig dokumentieren, welche Annahmen der Berechnung zugrunde liegen. Bei Umbauten und Modernisierungen können zusätzlich Umbauzuschläge eine Rolle spielen, die neben den anrechenbaren Kosten die spätere Honorarermittlung beeinflussen können.

Auch bei technischen Anlagen ist die Zuordnung nicht immer trivial. Je nach Leistungsbild kann entscheidend sein, welche Anlagen tatsächlich Gegenstand der Planung sind und welche Kostenbestandteile dem jeweiligen Planungsauftrag zugeordnet werden dürfen.
Kurz gesagt: Die Frage lautet nicht nur „Welche Kosten sind entstanden?“, sondern vor allem: „Welche Kosten sind für diese konkrete Planungsleistung anrechenbar?“

Typische Kostengruppen nach DIN 276

•    KG 100 – Grundstück
•    KG 200 – Herrichten und Erschließen
•    KG 300 – Bauwerk / Baukonstruktion
•    KG 400 – Bauwerk / Technische Anlagen
•    KG 500 – Außenanlagen
•    KG 600 – Ausstattung und Kunstwerke
•    KG 700 – Baunebenkosten

4. Wie werden anrechenbare Kosten berechnet?

Die Ermittlung der anrechenbaren Kosten folgt in der Praxis keinem starren Einheitsverfahren, sondern orientiert sich am Projekt, dem Leistungsbild und der verfügbaren Kostengrundlage.

Dennoch lässt sich der Ablauf gut in drei Schritte gliedern.

Schritt 1: Projektkosten erfassen

Zunächst werden die relevanten Projektkosten zusammengetragen. Je nach Projektphase können dafür unterschiedliche Grundlagen herangezogen werden, etwa Kostenrahmen, Kostenschätzungen, Kostenberechnungen oder konkrete Ausschreibungsergebnisse.

Wichtig ist, dass die verwendete Kostenbasis nachvollziehbar dokumentiert wird. Gerade bei längeren Projektverläufen sollte später noch erkennbar sein, auf welchen Annahmen die ursprüngliche Honorarkalkulation beruhte.

Schritt 2: Nicht anrechenbare Kosten abgrenzen

Im nächsten Schritt werden jene Kosten herausgefiltert, die nicht in die Honorarermittlung einfließen dürfen. Dazu zählen häufig Grundstückskosten, Finanzierungskosten, Zinsen, Grunderwerbsteuer, Umsatzsteuer sowie Notar- und Gerichtskosten.

Dieser Schritt wird in der Praxis oft unterschätzt. Dabei entstehen genau hier viele Fehler, weil projektbezogene Kosten fälschlicherweise automatisch als honorarrelevant betrachtet werden.

Schritt 3: Anrechenbare Kosten bestimmen

Nach der Bereinigung der Kostenbasis verbleiben jene Kosten, die für die Honorarermittlung herangezogen werden können.

Vereinfacht gilt:

Gesamtprojektkosten – nicht anrechenbare Kosten = anrechenbare Kosten

Ein einfaches Beispiel:

Nicht anrechenbar sind in diesem Beispiel Grundstückskosten und Finanzierungskosten in Höhe von insgesamt 350.000 €. Daraus ergeben sich:

Dieses Beispiel ist bewusst vereinfacht. In realen Projekten können Leistungsbild, Projektart, Bestandsanteile oder technische Besonderheiten die Berechnung deutlich komplexer machen. Das Grundprinzip bleibt jedoch gleich: Nur die tatsächlich anrechenbaren Kosten bilden die Grundlage für die weitere Honorarermittlung.

5. Anrechenbare Kosten und Honorarberechnung nach HOAI

Anrechenbare Kosten sind ein zentraler Bestandteil der Honorarberechnung, aber nicht der einzige. Die Höhe des Honorars ergibt sich aus dem Zusammenspiel mehrerer Faktoren.

Dazu gehören insbesondere:

•    die Höhe der anrechenbaren Kosten,
•    die Honorarzone,
•    das jeweilige Leistungsbild,
•    die beauftragten Leistungsphasen,
•    der vereinbarte Leistungsumfang,
•    sowie mögliche besondere Leistungen.

Die anrechenbaren Kosten bilden dabei die wirtschaftliche Ausgangsbasis. Die Honorarzone berücksichtigt den Schwierigkeitsgrad und die planerischen Anforderungen eines Projekts. Die Leistungsphasen legen fest, welcher Anteil der Gesamtleistung tatsächlich beauftragt wurde.

Deshalb können zwei Projekte mit ähnlichen Baukosten zu unterschiedlichen Honoraren führen. Ein technisch anspruchsvolles Projekt in einer höheren Honorarzone unterscheidet sich honorarseitig deutlich von einem einfachen Projekt mit vergleichbarer Kostenbasis. Ebenso macht es einen Unterschied, ob nur einzelne Leistungsphasen oder ein vollständiger Leistungsumfang beauftragt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Eine korrekte Honorarberechnung zu Projektbeginn garantiert noch nicht automatisch die spätere Wirtschaftlichkeit. Zwischen Angebot und Schlussrechnung liegen oft Monate oder Jahre. In dieser Zeit können sich Kosten, Anforderungen und Leistungsumfänge verändern.

Deshalb sollten anrechenbare Kosten nicht nur einmalig bei der Angebotserstellung betrachtet werden. Sie sollten auch im Projektverlauf überprüft werden, wenn sich wesentliche Grundlagen ändern. Nur so bleibt die Kalkulation nachvollziehbar und wirtschaftlich belastbar.

Mehr zu den einzelnen Leistungsphasen und deren Bedeutung erfahren Sie in unserem Beitrag zu den HOAI-Leistungsphasen 1–9.

6. Die häufigsten Fehler bei anrechenbaren Kosten

Obwohl die Systematik der HOAI klar strukturiert ist, entstehen viele Fehler bereits bei der Kostengrundlage. Die eigentliche Berechnung ist dabei oft gar nicht das Hauptproblem. Kritischer sind unvollständige Daten, falsche Zuordnungen oder fehlende Aktualisierungen.

Fehler 1: Nicht anrechenbare Kosten werden berücksichtigt

Einer der häufigsten Fehler besteht darin, sämtliche Projektkosten automatisch in die Honorarermittlung zu übernehmen. Dadurch landen beispielsweise Grundstückskosten, Finanzierungskosten oder Erwerbsnebenkosten in der Kalkulation, obwohl sie grundsätzlich nicht zur Honorargrundlage zählen.

Das kann später zu Diskussionen mit Auftraggebern führen und macht die Kalkulation angreifbar. Deshalb sollten Kostenpositionen vor der Honorarermittlung immer sauber geprüft und dokumentiert werden.

Fehler 2: Änderungen im Projektverlauf werden nicht nachgeführt

Kaum ein Projekt bleibt von der ersten Kostenschätzung bis zur Fertigstellung unverändert. Bauherrenwünsche, technische Anpassungen, Nachträge oder zusätzliche Leistungen können die Kostenstruktur deutlich verändern.

Wenn die ursprüngliche Kalkulation nicht aktualisiert wird, arbeitet das Büro mit veralteten Honorargrundlagen. Die Folge: Das Angebot, die interne Planung und die tatsächliche Projektentwicklung passen immer weniger zusammen.

Fehler 3: Bestandsprojekte werden falsch bewertet

Umbauten, Sanierungen und Modernisierungen sind besonders fehleranfällig. Bestehende Bausubstanz, technische Altanlagen und unklare Projektgrenzen erschweren die Zuordnung einzelner Kostenbestandteile.

Besonders die mitzuverarbeitende Bausubstanz wird in der Praxis häufig unterschätzt. Sie kann die Honorargrundlage erheblich beeinflussen und sollte deshalb bei der Ermittlung der anrechenbaren Kosten sorgfältig berücksichtigt und dokumentiert werden.

Gerade bei Bestandsprojekten sollte deshalb besonders genau dokumentiert werden, welche Kosten angesetzt wurden und wie mit vorhandener Substanz umgegangen wird. Eine unklare Bewertung kann sich unmittelbar auf die Honorarermittlung auswirken.

Fehler 4: Excel-Listen und Insellösungen führen zu Medienbrüchen

Viele Planungsbüros arbeiten mit einer Kombination aus Excel-Tabellen, separaten HOAI-Rechnern, Zeiterfassungslösungen und individuellen Projektlisten. Bei kleinen Projekten funktioniert das oft noch gut. Mit zunehmender Komplexität steigt jedoch das Risiko.

Typische Folgen sind doppelte Datenerfassung, unterschiedliche Versionsstände, manuelle Übertragungsfehler und fehlende Transparenz. Besonders kritisch wird es, wenn Änderungen an den anrechenbaren Kosten nicht in allen relevanten Systemen nachgeführt werden.

Merksatz: Viele Kalkulationsfehler entstehen nicht durch die HOAI selbst, sondern durch unvollständige, veraltete oder uneinheitliche Daten.

Lesetipp: Wie viel Software braucht der Ingenieur von heute?