Wenn Zeiten nicht korrekt oder sogar gar nicht gebucht werden, beginnt sich die Abwärtsspirale wie von selbst zu drehen. Abrechnung und Buchhaltung sind verfälscht, Projektleiter verlieren den Überblick und können Leistungen nicht verrechnen. Gehälter werden nicht pünktlich an das Personal bezahlt und auf Intransparenz sowie Verzögerungen im Bauprojekt folgen unglückliche Auftraggeber und Chefs.
Dabei ist es im digitalen Zeitalter eigentlich nur mit einer relativ kleinen Einstiegshürde verbunden, die Zeiterfassung über SaaS-Anwendungen zu digitalisieren. Bereits heute gibt es zahlreiche Tools zur Erfassung der Arbeitszeiten und Projektzeiten, mit der Mitarbeiter ihre Zeiten digital und geräteübergreifend aufzeichnen können. Die Qual der Wahl mit all ihren Facetten.
Speziell für Ingenieure, Architekten und projektorientierte Unternehmer geht ingo365 noch einen Schritt weiter: Die auf diese Branche spezialisierte Software verknüpft das Zeitenmodul (ingoTIME) nahtlos mit allen anderen Modulen. Damit können die eingetragenen Daten nicht nur zentral gespeichert, sondern auch automatisiert weiterverarbeitet werden, etwa für die Projektbewertung (ingoPROJECT) oder Bilanzierung (ingoFINANCE).
Das kann die Cloud-Lösung ingo365
Die Software as a Service ingo365 ist eine zentrale Lösung, um sämtliche kaufmännischen und organisatorischen Tasks in einem Planungsbüro abzuwickeln. Technisch gesehen handelt es sich um ein ERP-System, wo alle Daten zusammenlaufen. Diese werden in Modulen abgearbeitet, welche speziell auf die praktischen Anforderungen von Ingenieuren zugeschnitten wurden.
So ist gewährleistet, dass Ingenieurbüros auf Basis einer einheitlichen, aktuellen Datenbasis arbeiten, was eine essentielle Voraussetzung für ihren betriebswirtschaftlichen Erfolg darstellt. Von der Angebotserstellung mit HOAI über die Ressourcen- und Kapazitätsplanung über das Projektcontrolling und die integrierte Buchhaltung bis hin zur Liquiditätsplanung deckt ingo365 alle relevanten Prozesse eines projektbasierten Unternehmens ab. Diese teilen sich auf in 6 Module:
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ingoTIME: Erfassung von Zeiten und Mitarbeitern
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ingoCRM: Kunden- sowie Kontaktverwaltung
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ingoPROJECT: Projektcontrolling und -bewertung
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ingoFINANCE: Buchhaltung und Finanzplanung
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ingoDOCS: Dokumentenablage und -verwaltung
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ingoTEAMS: Social Collaboration und Modern Workplace
SaaS-Zeiterfassung mit ingo365
Das Modul TIME bietet vielfältige Features, um in der Ingenieursoftware ingo365 zentral, orts- und zeitunabhängig miteinander arbeiten zu können:
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Eine moderne, grafische und individuell gestaltbare Oberfläche, wo Sie mit Farben arbeiten und zum Beispiel direkt sehen können, welche Eintragungen noch fehlen.
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Die zentrale Erfassung aller Zeiten auf allen Geräten (auch mobil), vom Desktop über den Laptop, das Tablet und das Smartphone und das allerorts.
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Keine Notwendigkeit einer ausgefeilten IT-Infrastruktur im eigenen Haus, da die Microsoft Azure-Rechenzentren die Software as a Service mit Effizienz und Sicherheit ausstatten.
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Eine übersichtliche Monats- und Wochenübersicht mit benutzerfreundlichen Funktionen im Arbeitsalltag.
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Vordefinierte Urlaubs- und Abwesenheitsplanung für eine einfache und automatisierte Verwaltung.
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Übersichtliches Projektcontrolling inklusive aller erfassten Zeiten und automatisierte Reportings.
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Datenschutzkonforme Zeiterfassung nach DSGVO
5 Tipps für die Online Zeiterfassung mit ingo365
ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt, wodurch wir die "Pain Points" der Branche kennen und sie bestmöglich lösen können. Damit das Tool auch in Ihrem Ingenieurbüro von Anfang an gut ankommt, möchte ich Ihnen fünf praktische Tipps geben:
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Beziehen Sie die Mitarbeitenden bei der Einführung einer Business Software wie ingo365 von vornherein mit ein.
Auf diese Weise schaffen Sie die nötige Akzeptanz für die neue Lösung und stellen sicher, dass die Beteiligten in den Projekten von Anfang an gerne und kompetent damit arbeiten. -
Schaffen Sie möglichst optimale Arbeitsbedingungen.
Eine moderne SaaS-Lösung wie ingo365 bietet höchste Flexibilität und macht richtig viel Spaß im Projektgeschäft. Allerdings nur, wenn auch alle Funktionen umfassend genutzt werden können. Sorgen Sie daher für eine passende Ausstattung mit Hardware und Internetverbindung sowie eine optimale Arbeitsumgebung, um die Software gewinnbringend nutzen zu können. -
Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit ingoTIME und ingo365 von Beginn an praxisorientiert ein.
Wo früher vielleicht noch Zeiten abgestempelt oder Excel-Tabellen geführt wurden, kommen nun zunehmend digitale Zeiterfassungssoftware zum Einsatz. Auf technischer und organisatorischer Ebene müssen die Benutzer im kompetenten Umgang damit geschult werden. Bieten Sie daher Workshops für digitales Zeitmanagement und Schulungen für ingo365 an, denn so lässt sich auch Work-Life-Balance am Modern Workplace optimal erreichen. -
Führen Sie ein wertschätzendes Belohnungssystem ein.
Konstruktives Feedback in der Anfangszeit ist ebenso wertvoll wie positiv behaftete Belohnungen für besonders zuverlässige Mitarbeiter, welche die neue Zeiterfassungslösung umfassend und kompetent einsetzen. Auf diese Weise lernen die Anwender nicht nur das Zeiterfassungstool schneller kennen und etablieren die modernen Arbeitsweisen in ihren Alltag. Darüber hinaus wird die Zeiterfassung wird auch auf ein neues Niveau gehoben. Damit entkommt sie dem schlechten, aber ungerechtfertigten Ruf eines "sinnlosen Zeitfressers". Denn eine praxisorientierte und damit auf Ihre Bedürfnisse perfekt zugeschnittenes Zeiterfassungssystem ist vielmehr ein Zeitspar-Tool als ein Zeitfresser. -
Erinnern Sie die Projektbeteiligten automatisiert an die Zeiterfassung.
Ein Reminder jeden Abend oder zumindest jeden Freitag um 14 Uhr erinnert die Projektbeteiligten daran, dass sie ihre Zeiten noch eintragen müssen. Humorvolle Formulierungen und ein netter Gruß ins Wochenende machen aus einer vermeintlichen Kontrollfunktion ein freundliches Werkzeug, für das die meisten dankbar sein werden.
Das Fazit: Cloud Computing modernisiert die Zeiterfassung
Ob die Projektbeteiligten im Unternehmen es wollen oder nicht: Zeiten müssen erfasst werden. Das Schöne bei ingo365 ist aber, dass Zeiterfassung Spaß machen kann und die Anwender die Möglichkeiten für sich und das Unternehmen erkennen. Als Projektleiter oder Geschäftsführer können Sie sich mit einer solchen Softwarelösung gewiss sein, dass die Daten und Zahlen aktuell und verlässlich sind und eben keine undurchsichtige Zettelwirtschaft vorherrscht. Gleichzeitig vereinfacht es mit wenigen Klicks Ihre nachfolgenden Prozesse, wie etwa die Rechnungslegung inklusive Leistungsnachweis und bietet Ihnen die perfekte Basis für modernes, effizientes und attraktives Arbeiten im digitalen Zeitalter.
Sind das für Sie überzeugende Gründe? Oder suchen Sie gerade nach einer Alternative für Ihre Arbeitszeiterfassung und/oder Projektzeiterfassung? Dann laden Sie sich jetzt unseren kostenlosen Produktfolder zu ingo365 herunter und sprechen Sie mit uns. Für Ihre Fragen und Anliegen nehmen wir uns gerne Zeit.
Zeiterfassung SaaS FAQ
Pflicht
Ist eine Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Ja und Nein. Auf europäischer Ebene wurde bereits 2019 beschlossen, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen müssen. Wie das aber so ist, muss das erst in ein nationales Gesetz überführt werden. Das ist in Deutschland im April 2023 erfolgt. Die Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland für alle Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern. In Österreich gibt es hier keine Einschränkung.
Dokumentationsweise
Wie muss die Arbeitszeit dokumentiert werden?
Zunächst ist wichtig zu sagen, dass die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden muss. Nicht beispielsweise nur Zeiten, die an Kunden/Projekte berechnet werden können. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll Arbeitnehmer davor schützen, außerhalb gesetzlicher Rahmenbedingungen zu arbeiten oder keine angemessene Vergütung für Überstunden/Mehrarbeit zu erhalten.
Zur technischen Umsetzung der Zeiterfassung gibt es keine konkreten Vorgaben. Diese können sehr unterschiedlich ausfallen. Früher (mancherorts auch heute noch) wurde dies über Stechuhren protokolliert. Heute stehen diese meist in digitaler Form zur Verfügung, da viele Arbeitnehmer inzwischen auch mobil beziehungsweise aus dem Homeoffice arbeiten. Die Zeiterfassung kann durch den Arbeitgeber (eher die Ausnahme) über technische Einrichtungen erfolgen. Der Arbeitgeber kann die Verantwortung der Arbeitszeiterfassung aber auch an den Arbeitnehmer oder Dritte übertragen.
Kontrollen
Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?
Grundsätzlich ist zunächst der Arbeitnehmer aufgefordert, seine Arbeitszeit wahrheitsgemäß zu erfassen. In den meisten Unternehmen prüfen Vorgesetzte auf Wochen- oder Monatsbasis die Stichhaltigkeit der erfassten Zeiten. Final wird die Arbeitszeit sowie andere Rahmenbedingungen durch die Aufsichtsbehörden des jeweiligen Landes überprüft.
Zeiterfassung mit SaaS
Warum digitale Zeiterfassung per SaaS-Lösung?
Auf Baustellen (zumindest nicht für Ingenieure) oder auch im Home-Office haben wir keine Stechuhren hängen. Hier bedarf es mobiler Zeiterfassungssoftware. Durch die SaaS-Zeiterfassung in ingo365 haben wir die Möglichkeit über das Smartphone, Tablet oder ebenso das Notebook mit wenigen Klicks die Arbeitszeiten zu erfassen. Nicht nur das, wir können diese direkt dem Projekt und den jeweiligen Projektaufgaben/Phasen zuordnen.
Vorteile durch SaaS-Lösungen
Welche Vorteile haben Planungsbüros durch eine Software as a Service-Zeiterfassung?
Planungsbüros erhalten durch die SaaS-Zeiterfassung schneller Informationen zu erbrachten Leistungen. Die direkte Erfassung der Zeiten vermeidet auch Eingabefehler, die entstehen können, wenn die Zeiten erst Stunden oder gar Tage später eingegeben werden. Darüber hinaus beschleunigt dies den Abrechnungsprozess.
