Zeiten schon wieder nicht gebucht? Wie ingo365 digitale Zeiterfassung perfektioniert

Wenn Zeiten nicht korrekt oder sogar gar nicht gebucht werden, beginnt sich die Abwärtsspirale wie von selbst zu drehen. Abrechnung und Buchhaltung sind verfälscht, Projektleiter verlieren den Überblick und können Leistungen nicht verrechnen, Gehälter werden nicht pünktlich bezahlt und auf Intransparenz sowie Verzögerungen im Bauprojekt folgen unglückliche Auftraggeber und Chefs.

Dabei ist es im digitalen Zeitalter eigentlich nur mit einer relativ kleinen Einstiegshürde verbunden, die Zeiterfassung zu digitalisieren. Bereits heute gibt es zahlreiche Business Software, mit der Mitarbeiter ihre Zeiten digital und geräteübergreifend erfassen können. Speziell für Ingenieure und projektorientierte Unternehmer geht ingo365 noch einen Schritt weiter, denn die auf diese Branche spezialisierte Software verknüpft das Zeitenmodul (INGOTIME) nahtlos mit allen anderen Modulen, sodass die eingetragenen Daten nicht nur zentral gespeichert, sondern auch automatisiert weiterverarbeitet werden, etwa für die Projektbewertung (INGOPROJECT) oder Bilanzierung (INGOFINANCE).

Was ist ingo365?

Die Business Software ingo365 ist eine zentrale Lösung, um sämtliche kaufmännischen und organisatorischen Tasks in einem Planungsbüro abzuwickeln. Technisch gesehen handelt es sich um ein ERP-System, wo alle Daten zusammenlaufen. Diese werden in Modulen abgearbeitet, welche speziell auf die praktischen Anforderungen von Ingenieuren zugeschnitten wurden.

So ist gewährleistet, dass Ingenieurbüros auf Basis einer einheitlichen, aktuellen Datenbasis arbeiten, was eine essentielle Voraussetzung für ihren betriebswirtschaftlichen Erfolg darstellt. Von der Angebotserstellung mit HOAI über die Ressourcen- und Kapazitätsplanung über das Projektcontrolling und die integrierte Buchhaltung bis hin zur Liquiditätsplanung deckt ingo365 alle relevanten Prozesse eines projektbasierten Unternehmens ab. Diese teilen sich auf in 4 Module:

• INGOTIME: Erfassung von Zeiten und Mitarbeitern
• INGOPROJECT: Projektcontrolling und -bewertung
• INGOFINANCE: Buchhaltung und Finanzplanung
• INGODOCS: Dokumentenablage und -verwaltung

Mit ingo365 Zeiten erfassen

Das Modul INGOTIME bietet vielfältige Features, um in der Ingenieursoftware ingo365 zentral, orts- und zeitunabhängig miteinander arbeiten zu können:

• Eine moderne, grafische und individuell gestaltbare Oberfläche, wo Sie mit Farben arbeiten und z.B. direkt sehen können, welche Eintragungen noch fehlen
• Die zentrale Erfassung aller Zeiten auf allen Geräten (auch mobil), vom Desktop über den Laptop, das Tablet und das Smartphone und das allerorts
• Eine übersichtliche Monats- und Wochenübersicht mit benutzerfreundlichen Funktionen
• Vordefinierte Urlaubs- und Abwesenheitsanträge für eine einfache und automatisierte Verwaltung
• Übersichtliches Projektcontrolling inkl. aller erfassten Zeiten und automatisierte Reportings
• Datenschutzkonforme Zeiterfassung

5 Tipps für die digitale Zeiterfassung mit ingo365

ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt, wodurch wir die “Pain Points” der Branche kennen und sie bestmöglich lösen können. Damit das Tool auch in Ihrem Ingenieurbüro von Anfang an gut ankommt, möchte ich Ihnen 5 praktische Tipps geben:

1. Beziehen Sie die Mitarbeiter bei der Einführung einer Business Software wie ingo365 von Vornherein mit ein.
   Auf diese Weise schaffen Sie die nötige Akzeptanz für die neue Lösung und stellen sicher, dass die Projektbeteiligten von Anfang an gerne und kompetent damit arbeiten.
   
   
2. Schaffen Sie möglichst optimale Arbeitsbedingungen.
   Ein modernes Tool wie ingo365 bietet höchste Flexibilität und macht richtig viel Spaß im Projektgeschäft. Allerdings nur, wenn auch alle Funktionen umfassend genutzt werden können. Sorgen Sie daher für eine passende Ausstattung mit Hardware und Netzverbindung sowie eine optimale Arbeitsumgebung, um die Software gewinnbringend nutzen zu können.
   
   
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit INGOTIME und ingo365 von Beginn an praxisorientiert ein.
   Wo früher vielleicht noch Zeiten abgestempelt oder Excel-Tabellen geführt wurden, kommen nun zunehmend digitale Zeiterfassungstools zum Einsatz. Auf technischer und organisatorischer Ebene müssen die Mitarbeiter im kompetenten Umgang damit geschult werden. Bieten Sie daher Workshops für digitales Zeitmanagement und Schulungen für ingo365 an, denn so lässt sich auch Work-Life-Balance am Modern Workplace optimal erreichen.
   
   
4. Führen Sie ein wertschätzendes Belohnungssystem ein.
   Konstruktives Feedback in der Anfangszeit ist ebenso wertvoll wie positiv behaftete Belohnungen für besonders zuverlässige Mitarbeiter, die die neue Business Lösung umfassend und kompetent einsetzen. Auf diese Weise lernen die Anwender nicht nur das Tool schneller kennen und etablieren die modernen Arbeitsweisen in ihren Alltag, sondern die Zeiterfassung wird auch auf ein neues Niveau gehoben. Damit entkommt sie dem schlechten, aber ungerechtfertigten Ruf eines “sinnlosen Zeitfressers”. Denn eine praxisorientierte und damit auf Ihre Bedürfnisse perfekt zugeschnittene Zeiterfassung ist vielmehr ein Zeitspar-Tool, denn ein Zeitfresser.
   
   
5. Erinnern Sie die Projektbeteiligten automatisiert an die Zeiterfassung.
   Ein Reminder jeden Abend oder zumindest jeden Freitag um 14 Uhr erinnert die Projektbeteiligten daran, dass sie ihre Zeiten noch eintragen müssen. Humorvolle Formulierungen und ein netter Gruß ins Wochenende machen aus einer vermeintlichen Kontrollfunktion ein freundliches Werkzeug, für das die meisten dankbar sein werden.

Fazit: ingo365 modernisiert die Zeiterfassung

Ob die Projektbeteiligten es wollen oder nicht: Zeiten müssen erfasst werden. Das Schöne bei ingo365 ist aber, dass Zeiterfassung Spaß machen kann und die Anwender den Nutzen für sich und das Unternehmen erkennen. Als Projektleiter oder Geschäftsführer können Sie sich mit einer solchen Business Software gewiss sein, dass die Daten und Zahlen aktuell und verlässlich sind. Gleichzeitig vereinfacht es Ihre nachfolgenden Prozesse, wie z.B. die Rechnungslegung inkl. Leistungsnachweis und bietet Ihnen die perfekte Basis für modernes, effizientes und attraktives Arbeiten im digitalen Zeitalter.

Sind Sie neugierig geworden? Dann laden Sie sich jetzt unseren kostenlosen Produktfolder zu ingo365 herunter und sprechen Sie mit uns. Für Ihre Fragen und Anliegen nehmen wir uns gerne Zeit.