Die Entwicklungen digitaler Technologien und des Modern Workplace schreiten in vielen Branchen rasant voran, doch in der Baubranche, in Ingenieurbüros und Architekturbüros ist die Digitalisierung eher schleppend. So erhielt etwa das Baugewerbe im Digitalisierungsindex 2021/221 gerade einmal 53 von 100 möglichen Punkten. Und liegt damit weit hinter anderen Branchen im deutschen Mittelstand.
Sowohl im Hinblick auf Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit als auch auf Compliance und Datensicherheit besteht deutliches Optimierungspotential. Denn der Aufbau einer modernen, digitalisierten und effizienten Arbeitsumgebung mit einer zentralen Business Software spart Planungsbüros langfristig Zeit und Kosten.
Herausforderung des Arbeitsplatz der Zukunft für Ingenieure und Architekten
Letztlich hat der Digitalisierungsschub auch vor den Türen der Ingenieur- und Architekturbüros nicht halt gemacht. Doch der moderne Arbeitsplatz hält zahlreiche Herausforderungen bereit, die nicht nur diese Berufsgruppen meistern müssen:
- Weniger direkte Kommunikation
Vor dem digitalen Zeitalter hat die Kommunikation innerhalb eines Projekts vor allem direkt und physisch stattgefunden, sodass kurze Fragen und Missverständnisse schnell geklärt werden konnten. Mit zunehmender Bedeutung der Remote Work ändern sich Kommunikationswege zwischen den einzelnen Stakeholdern und werden zunehmend durch digitale Kanäle ersetzt. Ingenieure und Architekten müssen sich daher mit der Frage beschäftigen, wie eine effiziente Kommunikationsstruktur den reibungslosen Informationsfluss gewährleisten kann. - Wachsende Informationsflut
Eine der größten Herausforderungen des Modern Workplace ist die Flut an Informationen. Verschiedene Fachbereiche, Partner und Auftraggeber sind zur selben Zeit in ein und dasselbe Projekt involviert, sodass Strukturprobleme geradezu vorprogrammiert sind: Wie muss ein intelligentes und effizientes Datenmanagement aussehen, um der wachsenden Informationsflut Herr zu werden? - Steigende Gefahr durch Cyber-Angriffe
Mit der wachsenden Bedeutung digitaler Infrastrukturen für Wirtschaft und Gesellschaft steigt auch die Zahl der Cyberangriffe, die einerseits hohe Kosten, andererseits auch einen Imageverlust für das Unternehmen bedeuten. Im Hinblick auf die Sicherheit sensibler Kundendaten müssen Ingenieurbüros also ein nachhaltiges IT Security Konzept entwickeln und etablieren. - Zunehmende Erwartungen von Mitarbeitern
Auch im Hinblick auf die Personalgewinnung sehen sich Ingenieurbüros mit wachsenden Herausforderungen konfrontiert. Mitarbeiter erwarten im Berufsalltag denselben Komfort, den sie aus dem Privatleben kennen, wie beispielsweise die Microsoft Studie Digitalisierung für alle ergab. Hiernach denken 51 % der befragten Mitarbeiter, dass der Einsatz digitaler Technologien sich positiv auf Ihre eigene Work-Life-Balance auswirkt. - Effizienz sicherstellen
Die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen am Modern Workplace wird für Ingenieure und Architekten schnell zum Effizienzproblem. Denn ohne eine einheitliche Business Software kostet das Ablegen, Finden und Suchen von Dokumenten viel Zeit und Nerven sowie ineffiziente Prozesse und höhere Kosten. Die Ressourcen- und Kapazitätsplanung, aber auch die Liquiditätsplanung werden so zum absoluten Effizienz-Killer.
- Qualitätsmanagement & Compliance aufrechterhalten
Der Erhalt der ISO-Zertifizierung für das Qualitätsmanagement setzt ein hohes Maß an Standardisierung voraus, was in einer gewachsenen Infrastruktur herausfordernd sein kann. Planungsbüros sollten daher ein zentrales Datenmanagement in Betracht ziehen, um Dateien richtig und einheitlich abzuspeichern. - Digitalisierung von Geschäftsreisen und Meetings
Die Gesundheitskrise, der Klimaschutz und der Kostenfaktor haben zur Folge, dass immer mehr Meetings online stattfinden. Die Herausforderung am Arbeitsplatz von morgen wird in der Entscheidung liegen, welche Geschäftstermine physisch und welche virtuell ablaufen können. Zudem brauchen Ingenieur- und Architekturbüros gute Lösungen für strukturelle Fragen, um beispielsweise die Stechuhr durch eine digitale Zeiterfassung zu ersetzen. - Realistische Kalkulation nach Aufwand
Ingenieurbüros kalkulieren Ihre Preise nach Aufwand, wodurch in einer zerfaserten digitalen Infrastruktur viel Zeit und Ressourcen verloren gehen. Denn die zugrunde liegenden Daten müssen vollständig und aktuell sein sowie mit Blick auf vergangene Projekte wertvolle Einblicke für Preis- und Leistungsanpassungen zulassen.
7 Tipps, um am Modern Workplace Zeit & Kosten zu sparen
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Best-of-Suite-Lösung wählen
Ingenieurbüros und Architekten stehen grundsätzlich zwei Wege offen, um Unternehmensstrukturen und -prozesse zu digitalisieren. Beim Best-of-Suite-Ansatz vereint eine einzige digitale Lösung basierend auf einem zentralen Datensatz über intelligente Schnittstellen alle relevanten Tools. Im Gegensatz zu einer Best-of-Breed Umgebung, in der viele verschiedene Programme zum Einsatz kommen, lassen sich mit einer zentralen Business Software Kosten und Zeit sparen.
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Effizienz steigern
Die Deckungsbeiträge für Ingenieure sinken seit einigen Jahren. Da der Umsatz sich nicht beliebig steigern lässt, müssen Prozesse effizienter gestaltet werden, um so Kosten und Zeit sparen zu können. Process Mining, modernes Büromanagement und einheitliche digitale Lösungen helfen dabei, Prozesse im Unternehmen besser zu verzahnen und einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
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Unterschiedliche Arbeitsweisen vereinen
In Planungsbüros treffen zwei Welten aufeinander: die der strukturierten Arbeitsweisen, etwa in standardisierten Prozessen, und die der unstrukturierten Arbeitsweisen, beispielsweise in der spontanen Kommunikation oder freien Kreativarbeit. Am Modern Workplace müssen beide Welten auch über größere Distanzen hinweg gewinnbringend miteinander vereint werden, etwa durch bewährte Collaboration Tools oder mehrere kleinere Büros statt eines großen Headquarters.
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Systematische Ressourcenplanung etablieren
Mit der zunehmenden Komplexität der Zusammenarbeit und internen Kommunikation wächst der Bedarf nach einer systematischen Ressourcenplanung, die aufgrund langjähriger und vielschichtiger Projekte bereits vorher eine Herausforderung für Ingenieure und Architekten dargestellt hat. In einer zentralen Business Software, wie ingo365, laufen alle Daten in Echtzeit zusammen, während automatisierte Reportings erstellt werden können. Auf dieser Basis sparen sich Projektleiter und Büromanager viel Zeit und Kosten bei der Planung sämtlicher Kapazitäten und Ressourcen.
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Daten analysieren und bessere Entscheidungen treffen
Durch die Digitalisierung stehen Ihnen heute umfangreiche Daten über Märkte, Kunden und interne Prozesse zur Verfügung. Ausführliche Datenanalysen lassen sich mithilfe passender Tools mit geringem Aufwand durchführen, um so Optimierungspotenziale zu identifizieren, Prozesse effizienter zu gestalten sowie datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die die Performance im Unternehmen steigern.
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Mut zum Wandel
Viele Ingenieurbüros und Architekten scheuen sich davor, eine gewachsene Infrastruktur durch eine neue, einheitliche Lösung zu ersetzen. Einerseits fürchten sie einen hohen Zeit- und Kostenaufwand, andererseits ein aufwendiges Onboarding für alle Mitarbeiter. Die Entscheidung wird maßgeblich erleichtert, indem Sie die Implementierungskosten ins Verhältnis zu den Zeit- und Kostenersparnissen setzen, die eine einheitliche Business Lösung langfristig bietet.
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Kundendaten schützen und Cyber-Angriffe verhindern
Um ein sicheres Datenmanagement und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen im Planungsbüro zu gewährleisten, brauchen diese ein durchdachtes und nachhaltiges IT Security Konzept. Hierzu zählen u.a. die Wahl von Business Lösungen und Cloud-Anbietern mit hohen Sicherheitsstandards, regelmäßige Penetrationstests sowie Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter.
Fazit: Die Dynamiken im modernen Büro nutzen
Digitalisierung und digitale Transformation erfordern ein Umdenken in Ingenieur- und Architekturbüros. Der Modern Workplace benötigt neue Strukturen, neue Arbeitsweisen und neue Konzepte. Die Umstellung auf einen Best-of-Suite Ansatz, effizienzsteigernde Maßnahmen, automatische Datenverwaltung und -auswertung, aber auch Mut zum Wandel sind potentielle Optimierungsmöglichkeiten, um am Arbeitsplatz der Zukunft Zeit und Kosten zu sparen. Prozesse effizienter zu gestalten ist eines der wichtigsten Potentiale des Modern Workplace.
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