Sie wissen es selbst: Professionelles Projekt- und Büromanagement sind essentiell für das Gelingen eines Bauvorhabens, denn das beste Projekt wird schnell zum Desaster, wenn die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen nicht stimmen. Doch kaufmännische und administrative Tätigkeiten sind nicht jedermanns Sache, schon gar nicht im stressigen Berufsalltag eines Planungsbüros. Was braucht es also, um alle Projekte im Auge zu behalten und betriebswirtschaftlich erfolgreich zu sein? Exzellente Software? Automatismen? Best-of-Breed (viele beste Programme) oder doch lieber Best-of-Suite (ein starkes zentrales Tool)?
Wahrscheinlich ein bisschen was von allem. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es zwar auch im Ingenieurbüro noch nicht. Aber ingo365 kommt ihr schon verdammt nahe. Denn in der zentralen Business Lösung für Ingenieure von Ingenieuren sind die Funktionen und Stärken zahlreicher Software Lösungen gewinnbringend vereint. Wie dies in der Praxis aussieht, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Welche Software kommt eigentlich im Ingenieurbüro zum Einsatz?
Die Digitalisierung schreitet auch in der Baubranche voran und der Markt an Ingenieursoftware wächst mit. Verständlich, dass auch Sie sich fragen, wie viel Software der Ingenieur 4.0 tatsächlich braucht. Denn so schön und vielversprechend die einzelnen Tools oftmals sind - nicht selten werden sie zum Zeit- oder Ressourcenfresser im Geschäftsalltag.
Spezifische Programme, die Ingenieure, Architekten, Statiker etc. für die professionelle Ausübung ihrer Kernaufgaben benötigen, sind natürlich unerlässlich und machen als Stand-alone-Lösung durchaus Sinn, z.B.
- CAD
- BIM
- QM-System
- Microsoft Excel für technische Berechnungen und schnelle Kalkulationen
Andere Tools hingegen lassen sich perfekt zentralisieren, um in einer Best-of Suite-Umgebung effizient und produktiv arbeiten zu können, z.B.
- HOAI
- Projektmanagement
- Zeit- und Leistungserfassung
- Projektbewertung & -abrechnung
- Angebotserstellung & Rechnungswesen
- Dokumentenmanagement, E-Mail Ablage und Archivierung
- Kommunikation
- Urlaubsmanagement
Welche Software ist in ingo365 integriert?
ingo365 besticht als kaufmännische Software durch vorgefertigte modulare Lösungen, die auf bewährten Best-Practices aus Ingenieurbüros basieren. Seine zentrale Datenbasis und die nahtlose Integration mit Microsoft 365 ermöglicht eine produktive Zusammenarbeit aller Beteiligten am Modern Workplace. Schauen Sie einfach einmal rein:
INGOPROJECT: Projektmanagement leicht gemacht
Das Modul INGOPROJECT für die gesamtheitliche Projektabwicklung ist das Herzstück der Business Software. Alle Projekte, Angebote und Aufträge sind in ingo365 zentral erfasst und miteinander verknüpft, sodass Projektleiter und alle anderen Entscheider jederzeit den Überblick über Kosten und Erlöse behalten. Von der Kalkulation bis zur Schlussrechnung sind alle Daten in Echtzeit abrufbar und geben wertvolle Einblicke in die kaufmännische Projekt- und Ressourcenplanung.
Mit ingo365 braucht das Ingenieurbüro der Zukunft also deutlich weniger einzelne Tools, denn folgende Software ist bereits integriert:
- Zentrale Projektverwaltung & internes Projektcontrolling
Statt gesonderte Tools für das Projektmanagement und die Projektbewertung einzusetzen, stellt ingo365 den zentralen Dreh- und Angelpunkt durch alle Projektphasen dar. Im benutzerfreundlichen Dashboard lassen sich dank aktueller Datenlage aussagekräftige SOLL/IST-Vergleiche in Echtzeit erheben, um gute datengestützte Entscheidungen treffen zu können. - Angebotskalkulation inkl. HOAI und GAEB
Die Zeiten von Copy-Paste sind dank der Business Lösung für Ingenieure vorbei. Die Angebotskalkulation findet dank HOAI, GAEB, Excel-Anbindung etc. direkt in ingo365 statt, ohne zusätzliche Software zu benötigen. - Faktura
Die zeitnahe und vollständige Rechnungslegung stellt einen essentiellen Faktor für den betriebswirtschaftlichen Erfolg im Ingenieurbüro dar. Ganz gleich, ob Akonto-, Teil- oder Schlussrechnungen, mit ingo365 wird Fakturieren leicht gemacht. - Zentrale Adressverwaltung:
Da sämtliche Daten zentral an einer Stelle gespeichert werden, ist der Zugriff auf einen aktuellen Datensatz unternehmensweit gewährleistet. - Nachhaltige Ressourcenplanung:
Eine nachhaltige Ressourcen- & Kapazitätsplanung garantiert erfolgreiche Projektabschlüsse mit zufriedenen Projektbeteiligten auf allen Seiten. Diese komplexe Entscheidungssituation bewältigt ingo365 mit Bravour, denn Projektdaten stehen jederzeit aktuell und vollständig zur Verfügung. Das integrierte System liefert alle relevanten Kennzahlen in Echtzeit sowie grafisch aufbereitet und bietet eine automatische Datenauswertung. - Subunternehmermanagement
Das benutzerfreundliche Einkaufsmodul in Business Central ermöglicht einen professionellen Beschaffungsprozess. Das Management von Bestellungen, Informationen und Aufträgen an Subunternehmer bzw. Lieferanten werden spürbar beschleunigt, da Daten zentral gepflegt und gesteuert werden.
INGOFINANCE: Rechnungswesen mit Freude
Von der Belegerfassung bis zur Bilanzierung - das ausgereifte Modul INGOFINANCE schließt die Lücke zwischen Projektmanagement und Rechnungswesen nahtlos. Passgenau für die Bedürfnisse von Planungsbüros konzipiert und zugleich individuell an die Anforderungen des einzelnen Unternehmens anpassbar ist ingo365 eine unschlagbare Business Lösung für jedes Ingenieurbüro.
Ganz besonders, da folgende Features bereits integriert sind:
- Fakturierung:
ingo365 bietet eine integrierte Buchhaltung und gewährleistet die gesetzeskonforme Fakturierung aller Leistungen, sowohl Pauschalverrechnung als auch Rechnungserstellung nach Aufwand. Rechnungen werden direkt aus der Software heraus versendet und automatisch archiviert. Teil- und Schlussrechnungen können unter Berücksichtigung von Teilzahlungen gelegt werden. - Elektronischer Zahlungsverkehr & automatisiertes Mahnwesen:
Aus ingo365 heraus lassen sich Zahlungen direkt ins E-Banking übertragen und Zahlungsziele automatisiert überwachen, sodass mehr Zeit und Ressourcen für entscheidungsträchtige Aufgabenbereiche der Finanzplanung bleiben. - Vollintegrierte FIBU:
Dank der voll integrierten Finanzbuchhaltung lassen sich Abläufe, wie das Buchen und Versenden von Ein- und Ausgangsrechnungen, automatisieren und damit beschleunigen. - BMD & DATEV Schnittstelle
Bei Bedarf Schnittstellen für Datenübertragung zu Steuerberatung, Lohnverrechnung oder Finanzamt sowie zu DATEV & BMD.
INGOTIME: Transparente Zeiterfassung
Neben der Aufzeichnung von An- und Abwesenheit der Mitarbeiter liefert ingo365 auch detaillierte Informationen über Projektzeiten. Die Zeit- und Leistungserfassung erledigt sich innerhalb des cloudbasierten und geräteübergreifenden Systems fast von alleine.
Folgende Software ist in ingo365 bereits integriert und ersetzt viele einzelne Tools:
- Mitarbeiterverwaltung:
Alle Stammdaten, Zeitmodelle und weitere Daten werden zentral abgelegt und gepflegt, sodass spürbar Zeit und Ressourcen gespart werden.
- An- und Abwesenheitsverwaltung
Einerseits lassen sich in ingo365 Zeiten geräteunabhängig erfassen und in Echtzeit auf Fehler überprüfen. Urlaube, Krankenstand oder Zeitausgleich lassen sich mit wenigen Klicks erledigen und sind rund um die Uhr schnell einsehbar, um etwa Ressourcen zügig und nachhaltig planen zu können.
Ihre Mitarbeiter können Ihre Zeiten mit Tätigkeitsbeschreibung direkt auf das jeweilige Projekt erfassen, sodass Sie Ihren Kunden detaillierte Leistungsnachweise vorlegen können.
INGODOCS: Modernes Dokumentenmanagement
Maßgeschneidert auf die Bedürfnisse von Planungsbüros ermöglicht INGODOCS ein nachhaltiges, sinnvoll automatisiertes Dokumentenmanagement ergänzt durch moderne Kommunikationsmöglichkeiten.
Mit ingo365 sind damit alle relevanten Software Anwendungen im Bereich Dokumentenmanagement in einer zentralen Business Lösung abgebildet:
- integrierte Dokumentenablage:
Einfache und strukturierte Speicherung von Dokumenten, die in ingo365 erzeugt wurden. Kaufmännische-Dokumente können per drag & drop einfach abgelegt und sicher in der Cloud verwahrt werden. - Archivierung:
In ingo365 sind alle Belege elektronisch reproduzierbar und auf Wunsch relevante Dokumente revisionssicher ablegbar. Das endlose Suchen in Aktenordnern oder elektronischen Verzeichnissen hat ein Ende, denn Belege sind den einzelnen Projekten zugeordnet und direkt auffindbar. Auch Änderungen an Dokumenten werden als entsprechende Versionen gespeichert und so alle Schritte lückenlos dokumentiert. - Projektorientierte E-Mail Ablage & moderne Kommunikation:
Kommunikation und Zusammenarbeit sind dank der Verknüpfung mit Microsoft Outlook und Microsoft Teams im digitalen Zeitalter angekommen. Dank der automatisierten E-Mail Ablage & Verwaltung ist das papierlose Büro zum Greifen nahe.
Best-of-Suite im Ingenieurbüro
In ingo365 sind zahlreiche kaufmännische und organisatorische Software Features zentral vereint, sodass der Ingenieur 4.0 deutlich weniger Tools an seinem Arbeitsplatz benötigt. Mit Best-of-Suite spart er sich Zeit, da manuelle Datenaktualisierungen, mehrfache Logins und unnötige Fehlerquellen wegfallen. Eine einheitliche Datenbasis, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten sowie vordefinierte Prozesse für kaufmännische und organisatorische Workflows machen das Ingenieurbüro fit für die Zukunft.
Fazit: Best of Suite Software Lösung mit ingo365
Der Slogan Von Ingenieuren für Ingenieure ist keine leere Phrase, sondern ein Versprechen: ingo365 ist die zentrale Business Plattform in der kaufmännische und administrative Prozesse im Ingenieurbüro nahtlos zusammenlaufen und effektiv abgebildet werden. Ob Projektkalkulation oder Ressourcenplanung, Vertragsverwaltung oder Zeiterfassung - ingo365 beinhaltet eine Fülle von hochspezialisierten Software-Modulen, die aufgrund jahrelanger Praxiserfahrung perfekt auf die Bedürfnisse von Planungsbüros zugeschnitten sind.
Überzeugen Sie sich selbst von ingo365:
