Ein gutes Angebot entscheidet im Ingenieurbüro oft über Auftrag oder Absage. Trotzdem läuft die Angebotserstellung vielerorts noch über Excel und Bauchgefühl, mit unklarem Leistungsumfang und schwer kalkulierbaren Aufwänden.
Dabei ist die Grundlage heute vielfältiger denn je. In Deutschland dient die HOAI seit 2021 nur noch als Orientierungsrahmen, für Projektmanagement- und Beratungsleistungen kommt ergänzend die AHO ins Spiel. In Österreich kalkulieren Ziviltechniker- und Planungsbüros nach den Leistungs- und Vergütungsmodellen von Lechner (LM.VM). In der Schweiz orientieren sich viele Büros an den Leistungs- und Honorarordnungen des SIA (Schweizerischer Ingenieur- und Architektenverein), etwa SIA 102 für Architekturleistungen oder SIA 103 für das Bauingenieurwesen. Und in vielen Fällen wird ohnehin frei nach Aufwand kalkuliert.
Das gilt für klassische Ingenieurleistungen ebenso wie für Fachplanung in der TGA oder der Tragwerksplanung.
In diesem Beitrag zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie im Ingenieurbüro ein professionelles Angebot kalkulieren, ob nach HOAI, AHO, Lechner, SIA oder frei nach Aufwand, und wie eine Branchensoftware Sie dabei von der Angebotskalkulation bis zur Schlussrechnung unterstützt.
Warum die Angebotserstellung im Ingenieurbüro so anspruchsvoll ist
Ein Angebot zu erstellen klingt nach einer Routineaufgabe. In der Praxis ist es eine der schwierigsten Tätigkeiten im Büroalltag, denn es muss gleich mehrere Ziele unter einen Hut bringen. Das Angebot soll wettbewerbsfähig genug sein, um den Zuschlag zu bekommen, und gleichzeitig so kalkuliert, dass am Ende ein wirtschaftlicher Gewinn übrig bleibt. Beides zusammen, bei realistischer Risikoabwägung und im Einklang mit der eigenen Ressourcenplanung.
Erschwerend kommt hinzu, dass viele Projekte über Monate oder Jahre laufen. Der Aufwand lässt sich zu Beginn nur schwer abschätzen, und ohne verlässliche Kennzahlen aus früheren Projekten wird die Kalkulation schnell zum Ratespiel. Hier scheuen viele Büros eine fundierte Kalkulation, was sich direkt auf Ressourcen-, Kapazitäts- und Liquiditätsplanung auswirkt.
Die Folge kennen viele: Schlecht kalkulierte Projekte führen zu unrealistischen Angeboten, und aus unrealistischen Angeboten werden Diskussionen mit dem Auftraggeber oder Leistungen, die am Ende nicht vollständig erbracht werden. Ein strukturierter Angebotsprozess ist deshalb kein bürokratischer Selbstzweck, sondern die Grundlage für wirtschaftlich gesunde Projekte.
Viele Planungsbüros erkennen die wirtschaftlichen Folgen einer fehlerhaften Kalkulation erst während der Projektabwicklung. Zusätzliche Abstimmungen, nicht berücksichtigte Aufwände oder vergessene Leistungen führen dazu, dass deutlich mehr Stunden anfallen als ursprünglich geplant.
Die Konsequenzen reichen von geringeren Projektmargen über aufwendige Nachtragsverhandlungen bis hin zu Liquiditätsengpässen trotz guter Auftragslage. Umso wichtiger ist eine Angebotskalkulation, die auf nachvollziehbaren Leistungsumfängen, realistischen Aufwandsschätzungen und belastbaren Projektdaten basiert.
Herstellungskosten als Kontrollmethode
Auch wenn die Angebotserstellung heute nicht mehr über Herstellungskosten erfolgt, dient die Methode weiterhin als schnelle Plausibilitätsprüfung: Bei einem Bauvorhaben mit z. B. 50 Mio. € Schätzkosten liegt der Honoraranteil für Ingenieurleistungen erfahrungsgemäß bei rund 5–8 % der Gesamtkosten. Weicht die HOAI- oder Lechner-Kalkulation stark davon ab, lohnt sich ein zweiter Blick auf Leistungsumfang oder Honorarzone.
Die Kalkulationsgrundlagen im Überblick
Bevor Sie die erste Zahl ansetzen, sollten Sie wissen, worauf Ihr Angebot fußt. Im DACH-Raum gibt es dafür nicht die eine Ordnung, sondern mehrere Wege, die je nach Land, Leistung und Projekt sinnvoll sind. Ein guter Angebotsprozess kennt sie alle und wählt bewusst aus.
HOAI (Deutschland)
Die HOAI ist der bekannteste Rahmen für Planungsleistungen in Deutschland. Sie strukturiert Leistungen über Leistungsbilder und Leistungsphasen und macht Honorare damit vergleichbar. Seit 2021 sind die Mindest- und Höchstsätze allerdings nicht mehr verbindlich, die Honorartafeln dienen als Orientierungsrahmen. Die Honorarhöhe wird über eine Honorarvereinbarung in Textform festgelegt. Wie die Systematik im Detail funktioniert, zeigen wir in unserem Beitrag zu den HOAI-Leistungsphasen.
Wie Sie ein Honorar nach HOAI Schritt für Schritt ermitteln, zeigt unser kostenloser Leitfaden anhand eines vollständigen Praxisbeispiels, von den anrechenbaren Kosten bis zur Schlussrechnung.
AHO (Projektmanagement und Beratung)
Wo die HOAI nichts regelt, kommt die AHO ins Spiel. Ihre Schriftenreihe beschreibt Projektmanagement- und Beratungsleistungen wie Projektsteuerung oder begleitende Kontrolle, also Leistungen, die über die klassische Objekt- oder Fachplanung hinausgehen. Wichtig zu wissen: Die AHO-Hefte sind unverbindliche Praxishilfen zur Leistungsbeschreibung und Honorarkalkulation, sie ersetzen die HOAI für Objekt- und Fachplanungsleistungen nicht, sondern ergänzen sie dort, wo klassische Planungsleistungen um Steuerungs- und Beratungsaufgaben erweitert werden.
Lechner / LM.VM (Österreich)
In Österreich gibt es keine verbindliche Honorarordnung mehr. Als Kalkulations- und Orientierungsmodell haben sich die Leistungs- und Vergütungsmodelle von Prof. Hans Lechner etabliert, aktuell in der Fassung LM.VM 2023. Sie beschreiben Planungsleistungen detailliert und bilden Vergütungsmodelle ab, sodass sich Angebote auch ohne gesetzliche Tafel sauber und vergleichbar kalkulieren lassen.
SIA (Schweiz)
In der Schweiz sind die Leistungs- und Honorarordnungen des SIA verbreitet, insbesondere SIA 102 für Architektur- und SIA 103 für Bauingenieurleistungen. Es handelt sich um unverbindliche Empfehlungen: Sie gliedern Leistungen in Phasen und beschreiben mögliche Honorierungsarten wie Zeit-, Pauschal- oder Globalhonorar. Verbindlich wird eine SIA-Ordnung erst, wenn Auftraggeber und Büro sie ausdrücklich vereinbaren.
Freie Kalkulation nach Aufwand
Viele Leistungen fallen unter keine dieser Ordnungen, etwa Schallmessungen, Energieausweise oder Wettbewerbe. Hier kalkulieren Sie frei nach Aufwand, auf Basis eigener Stundensätze und realistischer Aufwandsschätzungen. Diese Form wird immer wichtiger, weil sie den tatsächlichen Aufwand eines Projekts oft besser abbildet als eine reine Tabellenlogik.
So erstellen Sie ein Angebot Schritt für Schritt
Schritt 1: Leistungsumfang klar abgrenzen
Der wichtigste Schritt passiert vor der ersten Zahl. Beschreiben Sie genau, welche Leistungen Sie erbringen und welche nicht. Halten Sie ausdrücklich fest, was nicht enthalten ist, etwa Zuleitungen für Strom, Wasser oder Gas, die Sache des Leitungsträgers sind. Je sauberer die Abgrenzung, desto weniger Diskussionen und Nachträge später im Projekt.
Schritt 2: Kalkulationsgrundlage wählen
Jetzt entscheiden Sie, worauf das Angebot fußt: HOAI in Deutschland, ergänzend die AHO für Projektmanagement- und Beratungsleistungen, Lechner (LM.VM) in Österreich, die SIA-Ordnungen in der Schweiz oder die freie Kalkulation nach Aufwand. Benennen Sie die gewählte Grundlage im Angebot klar. Das schafft Vergleichbarkeit und Vertrauen beim Auftraggeber.
Schritt 3: Kennzahlen und Stundensätze ansetzen
Ein belastbares Angebot steht und fällt mit realistischen Werten. Aus eigener Erfahrung als Büroinhaber weiß ich: Gerade jungen Büros fehlen dafür Erfahrungswerte aus eigenen Projekten. Ziehen Sie dann Kennzahlen von Verbänden wie dem VDI heran und hinterlegen Sie eigene Stundensätze je Ressource.
Kurzbeispiel: Ein Ingenieurbüro plant die Fachplanung TGA für ein Bürogebäude, anrechenbare Kosten rund 800.000 €, Honorarzone III. Aus der HOAI-Honorartafel ergibt sich ein Orientierungsrahmen von rund 96.000 € (Basissatz) bis 120.000 € (oberer Satz). Für Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung, ca. 15 % des Grundhonorars) entspricht das etwa 14.400–18.000 €. Bei einem internen Stundensatz von 90 € und geplanten 160 Stunden liegt der kalkulierte Aufwand bei 14.400 € – die Marge zeigt sich damit schon vor Angebotsabgabe.
Wer alle Projektdaten in einem System sammelt, gewinnt mit der Zeit die eigenen Erfahrungswerte, die jede weitere Kalkulation genauer machen.
Schritt 4: Angebot strukturieren
Bringen Sie die Leistungen in eine klare Form: nach Leistungsphasen, als Position, als Pauschale oder als geschätztes Zeithonorar. Optionale und alternative Positionen sowie Von-bis-Summen geben Ihnen Spielraum, ohne unseriös zu wirken. So erkennt der Auftraggeber auf einen Blick, welche Leistung zu welchem Preis erbracht wird.
Schritt 5: Vom Angebot zum Auftrag und zur Schlussrechnung
Ein Angebot ist kein Endpunkt, sondern der Anfang der Projektkette. Wird es angenommen, sollte daraus ohne Mehrfacherfassung ein Projektauftrag entstehen, an den sich Nachträge, Abschlags- und Schlussrechnung anschließen. Wer diese Kette auf einer Datenbasis führt, vermeidet Übertragungsfehler und behält von der Kalkulation bis zur letzten Rechnung den wirtschaftlichen Überblick.
Angebotserstellung für Fachplaner: TGA und Tragwerksplanung
Für Fachplaner gelten dieselben Grundregeln, doch die Praxis ist oft anspruchsvoller. In der technischen Gebäudeausrüstung laufen mehrere Gewerke parallel, von Wärme- und Kälteversorgung über Lüftung bis zu Stark- und Schwachstrom. Jedes davon hat eigene Leistungen, eigene Schnittstellen und eigene Aufwände, die im Angebot sauber abgebildet werden müssen. Aus meiner Zeit als Eigentümer eines TGA-Ingenieurbüros mit zuletzt über 80 Mitarbeitenden kenne ich das Problem gut: Wer hier pauschal kalkuliert, verschenkt entweder Honorar oder gerät bei Nachträgen unter Druck.
Hinzu kommt, dass sich Anforderungen im Projektverlauf häufig ändern. Zusätzliche Gewerke, geänderte technische Vorgaben oder neue Schnittstellen führen schnell zu Mehraufwänden. Eine nachvollziehbare Kalkulation je Gewerk und Leistungsphase schafft hier Transparenz und erleichtert die spätere Nachtragsabwicklung.
Ähnlich in der Tragwerksplanung: Der Aufwand hängt stark vom Schwierigkeitsgrad des Bauwerks und den anrechenbaren Kosten ab, nicht allein von der Größe des Projekts.
Besonders bei anspruchsvollen Bauvorhaben können bereits kleine Änderungen in der Konstruktion erhebliche Auswirkungen auf den Planungsaufwand haben. Umso wichtiger ist es, kalkulierte und tatsächlich angefallene Stunden laufend miteinander zu vergleichen und frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren.
Eine Software für TGA- und Tragwerksplaner sollte deshalb nicht nur rechnen, sondern die gewählte Kalkulationsgrundlage, die Leistungsphasen und die Soll-Werte je Phase direkt aus dem Angebot in die Projektsteuerung überführen. So bleibt vom ersten Angebot bis zur Schlussrechnung nachvollziehbar, was kalkuliert wurde und was tatsächlich anfällt.
Wichtig ist die Abgrenzung: Eine gute Branchensoftware ersetzt nicht Ihr CAD- oder Berechnungsprogramm, sondern deckt die kaufmännische Seite ab. Sie sorgt dafür, dass Angebot, Honorarkalkulation, Zeiterfassung und Controlling ineinandergreifen, unabhängig davon, ob Sie nach HOAI, Lechner oder frei nach Aufwand kalkulieren.
Warum Einzeltools an ihre Grenzen stoßen
Viele Planungsbüros nutzen HOAI-Rechner oder Excel-Vorlagen zur Angebotskalkulation. Diese enden jedoch meist mit dem Angebot selbst – Projektsteuerung, Zeiterfassung und Controlling laufen in separaten Systemen weiter, wertvolle Kennzahlen gehen verloren.
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Eine integrierte Branchensoftware wie ingo365 setzt hier an: Sie kalkulieren wahlweise nach HOAI, Lechner oder frei nach Aufwand, importieren bestehende Honorartafeln und bilden auch AHO-Leistungen ab. Aus der Angebotskalkulation entstehen direkt die wirtschaftlichen Leitplanken für das gesamte Projekt. Budgets und Leistungsphasen lassen sich laufend mit tatsächlichen Stunden und Kosten vergleichen, Abweichungen werden früh sichtbar.
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Fazit
Ein gutes Angebot ist im Ingenieurbüro mehr als eine Zahl unter einer Leistungsbeschreibung. Es ist die Grundlage für den Zuschlag und für ein Projekt, das sich am Ende rechnet. Entscheidend sind dabei zwei Dinge: ein klar abgegrenzter Leistungsumfang und eine bewusst gewählte Kalkulationsgrundlage, ob HOAI, AHO, Lechner, SIA oder freie Kalkulation nach Aufwand.
Wer diese Grundlagen kennt und seine Angebote strukturiert aufbaut, kalkuliert nicht nur schneller, sondern auch sicherer. Und wer den Prozess vom Angebot bis zur Schlussrechnung auf einer Datenbasis führt, gewinnt die Kennzahlen, die jede weitere Kalkulation realistischer machen. So wird aus der lästigen Pflicht der Angebotserstellung ein echter Wettbewerbsvorteil.
Quellen:
https://www.hoai.de/hoai/volltext/hoai-2021/
https://shop.sia.ch/normenwerk/architekt/D/Products
