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Wie Sie schnelle und professionelle Angebote in Ingenieurbüros erstellen

Während in Ingenieurbüros früher die Kalkulation rein über Herstellungskosten berechnet wurde, geht der Trend immer mehr in Richtung Kalkulation nach Aufwand. Dies liegt vor allem daran, dass die in § 52 der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) festgeschriebenen Herstellungskosten seit 2009 nicht mehr vorgesehen sind. Stattdessen liegen laut § 6 der aktuellen Honorarvereinbarung nun das Leistungsbild, die Honorarzone und die dazugehörige Honorartafel zugrunde. Grund für diese Neuregelung in Deutschland - und auch schon länger in Österreich - sind die EU-Richtlinien, die damit für einen besseren Wettbewerb sorgen sollen. 

Momentan tun sich Planungsbüros allerdings noch schwer mit der Berechnung und Angebotserstellung nach Aufwand, da die Kosten von über mehrere Monate bzw. Jahre laufende Projekte sich nur schwer kalkulieren lassen. Umso mehr, da die meisten Unternehmen nur unzureichend ihre eigenen Daten auswerten können, um daraus wertvolle Rückschlüsse zu ziehen. 

Die Konsequenz? Zahlreiche Ingenieurbüros scheuen eine fundierte Kalkulation, was wiederum Auswirkungen auf die Ressourcen- und Kapazitätsplanung sowie die Liquiditätsplanung hat. Schlecht kalkulierte Projekte führen zu einer wenig realistischen Angebotslegung, was zwangsläufig zu Diskussionen zwischen Auftraggeber und Planungsbüro sowie nicht vollständigen Leistungen führt. 

 

3 generelle Tipps für professionelle Angebote in Ingenieurbüros

 

Professionelle Angebote sind essentielle Voraussetzungen für die erfolgreiche Auftragsgewinnung in Ingenieurbüros. Deshalb möchte ich Ihnen 3 generelle Tipps für die Angebotserstellung geben:

  1. Tipp: Grenzen Sie den Leistungsumfang genau ab
    Spezifizieren Sie enthaltene Leistungen in Ihrem Angebot sehr genau und führen Sie auch an, welche Teilbereiche nicht abgedeckt sind, z.B. Zuleitungen von Strom, Wasser oder Gas, die eher Sache des Leitungsträgers sind.

  2. Tipp: Recherchieren Sie relevante Kennzahlen
    Besonders Jungunternehmern fehlen Erfahrungswerte und Kennzahlen aus eigenen früheren Projekten. Es ist daher sinnvoll, relevante Kennzahlen zu recherchieren und bei Verbänden wie dem Verein deutscher Ingenieure (VDI) oder dem Zentralverband deutscher Ingenieure (ZDI) nachzufragen. Für die langfristige Auswertung eigener Datensätze lohnt sich außerdem die Verwendung eines einheitlichen Projekt- und Datenmanagement Tools, wo alle Informationen zusammenlaufen, beispielsweise die gesamte Zeit- und Leistungserfassung oder alle Daten zu Auftragsverwaltung und Projekt Controlling. Nur so lassen sich wertvolle, realitätsnahe Rückschlüsse für die Zukunft ziehen.

  3. Tipp: Verwenden Sie Checklisten
    Checklisten stellen eine optimale Basis für die professionelle Angebotserstellung dar, denn Sie vergessen nichts Wichtiges, was besonders bei den Leistungsbeschreibungen essentiell sein kann. Aktualisieren Sie die Checklisten außerdem regelmäßig oder verwenden Sie eine Software wie ingo365, die dies automatisch für Sie übernimmt.

Kalkulation über Herstellungskosten oder nach Aufwand

 

Obwohl die Kalkulation und Angebotserstellung über Herstellungskosten gekippt wurde, dienen Sie vielen Ingenieurbüros noch immer als hilfreiche Grundlage für die Berechnung ihrer gesamtheitlichen Projektkosten. Werfen wir daher einen Blick auf beide Kalkulationsmethoden anhand einen Beispiels:

 

Herstellungskosten

 

Gehen wir davon aus, dass ein Krankenhaus mit Gebäudetechnik gebaut werden soll. Die Schätzkosten liegen bei 50 Millionen Euro für das Krankenhaus und die Gewerke. Wenn Sie Ihr Angebot über Herstellungskosten erstellen, werden Sie etwa 5-8% der Gesamtkosten für die Leistungen Ihres Ingenieurbüros ansetzen. Zwar geht der Trend weg von einer Honorarberechnung über Herstellungskosten, doch handelt es sich weiterhin um eine gute Kontrollmethode.

 

Kalkulation nach Aufwand

 

Für dasselbe Krankenhaus lassen sie die Kosten für Ingenieurleistungen auch nach Aufwand kalkulieren. Dafür ist es notwendig den jeweiligen Leistungsaufwand bereits im Vorhinein so genau wie möglich zu planen und exakte Berechnungen anzustellen. So muss beispielsweise der Wärmebedarf für jeden einzelnen Raum des Krankenhauses ebenso betrachtet werden wie alle anderen erforderlichen Arbeitsstunden der eigenen Mitarbeiter sowie externer Subunternehmer. Außerdem müssen Wagnis und Gewinnzuschlag in die realen Angebotskosten integriert werden.  

 

Da die Kalkulation nach Aufwand vor allem bei mehrjährigen Projekten außerordentlich schwierig ist, führt sie zu deutlich mehr Grauzonen und Diskussionen als die Kalkulation über Herstellungskosten. Für Ingenieurbüros entsteht außerdem ein höherer administrativer Aufwand, ein erhöhtes Liquiditätsrisiko sowie ein hoher Bedarf an Datenanalyse-Mechanismen, um besser und schneller kalkulieren zu können.

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3 typische Fehler bei der Angebotserstellung im Ingenieurbüro

 

Fehler sind menschlich und kommen in jedem Unternehmen vor. Doch vermeiden kann sie nur derjenige, der sie kennt. Daher möchte ich 3 typische Fehler bei der Angebotserstellung mit Ihnen teilen, von denen mir Kunden bereits mehrfach berichtet haben: 

 

  1. Fehler: Fehlende Transparenz mit dem Auftraggeber
    Im Wettbewerb mit anderen Ingenieurbüros, die sich auf dasselbe Projekt bewerben, entscheidet natürlich auch das Kostenangebot darüber, ob man den Auftrag bekommt. Eine unehrliche Schätzung mit zu niedrigen Kosten mag Ihnen zwar den Auftrag einbringen, aber Ihr Honorar wird ebenfalls niedrig ausfallen. Besser also, Sie setzen auf eine ehrliche Angebotserstellung und hohe Transparenz mit dem Auftraggeber. Suchen Sie das Gespräch und erläutern Sie Ihr Angebot, denn dadurch schaffen Sie Vertrauen und stellen Ihre fachliche, aber auch betriebswirtschaftliche Kompetenz unter Beweis.

  2. Fehler: Sich unter Wert verkaufen
    Verständlicherweise geht es im Ingenieurbüro im ersten Schritt darum, Aufträge zu bekommen. Je größer desto besser, möchte man meinen. Doch das stimmt nicht immer, denn gerade kleinere Planungsbüros stoßen auch schnell an ihre Grenzen. Sie haben etwa Probleme mit der Auslastung der Mitarbeiter oder mit der eigenen Zahlungssicherheit, was schnell gefährlich für das Unternehmen werden kann. Mitunter kann es also sinnvoller sein, das Team zu verkleinern und weniger Angebote abzugeben als sich zu oft unter Wert zu verkaufen. Denn das Ziel aller Ingenieure ist es, sich Projekte frei aussuchen zu können..

  3. Fehler: Angebote an “falsche” Auftraggeber stellen
    Statt wild Angebote rauszuschicken, sollten Ingenieurbüros wissen, für welche Projekte und bei welchen Auftraggebern sie ihre Leistungen konkret anbieten möchten. So passen die eigenen hoch qualifizierten und spezialisierten Mitarbeiter vielleicht nicht unbedingt zu den Projektausschreibungen einer Wohnungsgenossenschaft, dafür aber z.B. zu einer Nische wie dem Gesundheitswesen, insbesondere hochkomplexen Krankenanstalten mit z.B. Ambulanzen oder Intensivstationen.

 

Schnelle und professionelle Angebote mit ingo365 erstellen


ingo365 ist zwar nicht explizit eine Software zur Angebotserstellung, sondern sorgt v.a. rückwirkend dafür, dass Angebote in Ingenieurbüros schneller und professioneller erstellt werden können. Denn in dem einheitlichen System, das alle relevanten Tools der Projekt- und Datenverwaltung miteinander vernetzt, laufen alle Informationen zusammen, werden automatisiert ausgewertet und ermöglichen so wertvolle Einblicke für die Kalkulation zukünftiger Projekte. 

 

Vorteile von ingo365 für die Angebotserstellung in Ingenieurbüros


  • individuell erstellte Angebote werden schnell und einfach eingelesen
  • typische Bauvorhaben sind innerhalb der Software schon in ihre Teilbereiche und Leistungsphasen strukturiert, sodass diese Vorlagen nur noch für das neue Projekt ausgewählt und ergänzt werden müssen
  • über Schnittstellen lassen sich Muster für die Kalkulation zu jeder Phase in die Software importieren, sodass der administrative Aufwand spürbar reduziert wird
  • Soll-Ist-Vergleiche geben zu jedem Zeitpunkt im Projekt wertvolle Einblicke 
  • im System integrierte Checklisten bzw. Vorlagen und Strukturen erleichtern die Beschreibung des Leistungsumfangs 
  • auf Knopfdruck lassen sich aus eingestellten Angeboten die entsprechenden Aufträge erstellen und werden alle bereits vorhandenen Daten übernommen
  • Angebotsvorlagen und weitere hilfreiche Dokumente wie Muster-Leistungsbeschreibungen auf Basis von  Honorarordnungen werden als Best Practice Vorschlag mit der  Software mitgeliefert
  • unterschiedliche Benutzerrollen mit individuellen Berechtigungen machen die Best-of-Suite Lösung flexibel und effizient. Der Benutzer erhält dadurch übersichtlich nur die wirklich benötigten Funktionen angeboten

Fazit: 

 

Die Kalkulation und Angebotserstellung in Ingenieurbüros wird durch langjährige Projekte, zum Teil schwer kalkulierbare Leistungen sowie die geforderte Kalkulation nach Aufwand spürbar erschwert. Die frühere Kostenbasis, die durch Herstellungskosten gewährleistet war, muss in Zukunft durch neue Methoden wie Checklisten und Vorlagen, aber auch mithilfe digitaler Lösungen neu geschaffen werden. Ein einheitliches System wie ingo365, das alle Informationen und Anwendungen intelligent vernetzt, ermöglicht auf lange Sicht eine betriebswirtschaftlich immer bessere Planung  von Projektkosten. Auf Grundlage der gewonnenen Zahlen und Informationen lassen sich Angebote schnell und professionell erstellen. Die Verantwortlichen haben zu jedem Zeitpunkt Echtzeit-Zugriff auf alle Daten und profitieren von automatisierten Reportings sowie einem unersetzbaren Erfahrungsschatz. 

 

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Markus Wagner

Über Markus Wagner

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-How ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.