Halbfertige Leistungen in IT-Projekten bewerten: Festpreis & Sprints

Was passiert, wenn ein IT-Projekt sechs Wochen in Verzug ist, Ihre Zahlen das aber erst zum Quartalsende zeigen? Genau hier wird die Bewertung halbfertiger Leistungen wichtig. Sie macht wirtschaftliche Risiken in Festpreisprojekten, agilen Sprints und Subunternehmerleistungen sichtbar, lange bevor sie in der GuV auftauchen.

In IT-Projekten werden Leistungen oft erbracht, aber erst später fakturiert, zum Beispiel Sprints, Customizing, Consulting oder Partnerleistungen. Erfassen Consultants und Entwickler ihre Zeiten nicht konsistent oder liegen die Daten in getrennten Tools, fehlt die Grundlage für eine saubere Bewertung. Das wirkt sich direkt auf Marge, Forecast und Cashflow aus.

Was sind halbfertige Leistungen in IT-Projekten?

Halbfertige Leistungen, international Work in Progress (WIP), sind bereits erbrachte, aber noch nicht abgerechnete Projektanteile. Bei IT-Dienstleistern entstehen sie durch T&M- und Festpreisprojekte, abgeschlossene, aber nicht fakturierte Sprints, Customizing, Consulting-Stunden, Subunternehmerleistungen sowie Tickets und Supportkontingente.

Der Fertigstellungsgrad beschreibt, wie viel der vereinbarten Leistung bereits erbracht wurde. Je nach Rechnungslegungsstandard (HGB, UGB, Swiss GAAP FER oder IFRS 15) wird in IT-Projekten häufig nach der Percentage-of-Completion-Methode bewertet, meist auf Basis von Stunden oder Kosten. Das WIP zeigt dabei zurück, was geleistet wurde. Drohverluste zeigen nach vorne, wenn die Restkosten eines Projekts höher sind als die erwartbaren Erlöse.

Warum die Bewertung bei IT-Dienstleistern so schwierig ist

In der IT-Branche treffen kaufmännische Anforderungen auf besonders dynamische Projekt- und Abrechnungsmodelle. Projekte sind iterativ und ändern ihren Umfang oft während der Laufzeit. T&M, Festpreis, SLAs und Wartungsverträge laufen nebeneinander. Gleichzeitig liegen Zeiterfassung, Tickets und Abrechnung häufig in verschiedenen Tools, und Partner melden ihre Stunden verspätet. Am größten ist das Risiko bei Festpreisprojekten: Steigt der Aufwand bei fixem Preis, zeigt erst eine laufende Bewertung, ob das Projekt ins Minus läuft.

Viele IT-Dienstleister arbeiten deshalb mit Schätzungen („Wir sind ungefähr bei 70 %“) oder mit Excel-Modellen und Jira-Abfragen. Das funktioniert, solange wenige Projekte parallel laufen. Mit wachsendem Team, mehr Kunden und zusätzlichen Subunternehmern entstehen aber unterschiedliche Datenstände, Medienbrüche und Forecasts, die laufend korrigiert werden müssen. Risiken werden dann oft erst sichtbar, wenn die Marge schon verloren ist.

Praxisleitfaden: 8 Best Practices für IT-Dienstleister

1. Projektarten standardisieren

T&M, Festpreis, Agile und Support folgen unterschiedlichen Logiken und brauchen jeweils eine eigene, dokumentierte Bewertungsmethode. Bei T&M zählen vollständige und freigegebene Zeiten, bei Festpreis zusätzlich Restaufwand und Projektwert. Bei agilen Projekten muss der Sprint-Fortschritt mit dem wirtschaftlichen Fortschritt verbunden sein, bei Supportverträgen werden Kontingente und Zusatzleistungen sauber getrennt.

2. Monatlich statt jährlich bewerten

Eine Bewertung zum Jahresabschluss kommt für die Steuerung zu spät. Ein fester monatlicher Stichtag zeigt steigende Aufwände, sinkende Deckungsbeiträge und Verzögerungen so früh, dass noch gegengesteuert werden kann.

3. Subunternehmer integrieren

Fehlende Leistungsnachweise von Partnern lassen ein Projekt profitabler wirken, als es ist. Externe Leistungen, offene Nachweise und bekannte Zusatzkosten gehören zum gleichen Stichtag in die Bewertung wie die internen Stunden.

4. Automatisch statt manuell bewerten

Eine automatische Logik wendet die Regeln immer gleich an, verhindert Rechenfehler und macht den Prozess unabhängig von einzelnen Personen. Die fachliche Verantwortung bleibt bei Finance und Projektleitung, aber der Aufwand sinkt deutlich.

5. Forecast und Fertigstellungsgrad verknüpfen

Ein hoher Fertigstellungsgrad sagt wenig aus, wenn gleichzeitig der Restaufwand steigt. Erst beide Werte zusammen zeigen, ob ein Festpreisprojekt am Ende noch Marge bringt. Aktualisieren Sie deshalb beides im selben Prozess.

6. Ein zentrales KPI-Cockpit nutzen

Geschäftsführung, Finance und Projektleitung sollten mit denselben Zahlen arbeiten: Wert der halbfertigen Leistungen, Deckungsbeiträge, Restaufwände, Risikoprojekte, Projektfortschritt und bei wiederkehrenden Erlösen auch MRR.

7. Audit-Trail sicherstellen

Jede Bewertung muss nachvollziehbar sein: auf welchen Daten sie beruht, wer etwas geändert hat und wann sie freigegeben wurde. So lassen sich die Ergebnisse gegenüber Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung begründen.

8. Verantwortlichkeiten festlegen

So unterstützt timo365 ERP IT-Dienstleister

timo365 ERP wurde speziell für IT-Dienstleister entwickelt und verbindet Projektmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Forecasting und kaufmännische Steuerung in einer Plattform. Halbfertige Leistungen werden automatisch, periodentreu und revisionssicher auf Basis aktueller Projektdaten bewertet. Projektfortschritt, Deckungsbeiträge, Restaufwände und Risikoprojekte stehen in Echtzeit zur Verfügung, ohne dass Daten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden müssen. So wird die WIP-Bewertung vom Pflichtprogramm zum Steuerungsinstrument für profitable IT-Projekte.

Selbsttest: Wie sicher bewertet Ihr IT-Unternehmen?

• Gibt es definierte Bewertungsmethoden für T&M, Festpreis, Agile und Support?
• Bewerten Sie mindestens monatlich?
• Sind Subunternehmer vollständig eingebunden?
• Werden Forecast und Fertigstellungsgrad gemeinsam betrachtet?
• Sind Änderungen, Freigaben und Verantwortlichkeiten klar geregelt?

Wie gut ist Ihr IT-Unternehmen aufgestellt?

FAQs Halbfertige Leistungen bei IT-Dienstleistern