Ihr Team kalkuliert ein Bestandsprojekt und übernimmt dabei einfach die Honorartafel für Neubauten. Das kann teuer werden: Ohne Umbauzuschlag verschenken Planungsbüros bei jedem Umbau- oder Modernisierungsprojekt bares Honorar. ERP-Lösungen wie ingo365 ERP hinterlegen den Zuschlag direkt in der Kalkulation und führen ihn automatisch in Angebot, Auftrag und Schlussrechnung mit.
Sie möchten tiefer einsteigen? Im kostenlosen HOAI-Honorar-Leitfaden finden Sie ein vollständig durchgerechnetes Beispiel: von den anrechenbaren Kosten über die Honorarzone bis zur fertigen Schlussrechnung inklusive Umbauzuschlag.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist der Umbauzuschlag nach HOAI
Rechtsgrundlage und Höhe im Detail
Wovon hängt die Höhe des Zuschlags ab?
Umbauzuschlag vs. mitzuverarbeitende Bausubstanz: Nicht verwechseln
Praxisbeispiel: So viel Honorar bringt der Umbauzuschlag
Die häufigsten Fehler beim Umbauzuschlag
Vom Zuschlag zur Rechnung: Warum es in der Praxis oft hakt
Wie ingo365 ERP bei Bestandsprojekten unterstützt
FAQ
1. Was ist der Umbauzuschlag nach HOAI?
Der Umbauzuschlag (auch Modernisierungs- oder Sanierungszuschlag genannt) ist ein prozentualer Aufschlag auf das HOAI-Grundhonorar, der den erhöhten Planungsaufwand bei Eingriffen in vorhandene Bausubstanz kompensiert.
Umbauten und Modernisierungen sind für Planungsbüros meist aufwendiger als ein vergleichbarer Neubau. Vorhandene Bausubstanz muss aufgenommen, bewertet und in die neue Planung integriert werden. Bestandspläne sind oft unvollständig oder veraltet, tragende Strukturen müssen vor Ort neu erfasst werden, und unerwartete Befunde im Bestand erfordern kurzfristige Planungsanpassungen, die bei einem Neubau schlicht nicht anfallen.
Hinzu kommt der organisatorische Mehraufwand: Abstimmungen mit dem Denkmalschutz, eingeschränkte Zugänglichkeit während der Bauphase, teils laufender Betrieb im Bestandsgebäude und die Notwendigkeit, neue Bauteile konstruktiv und gestalterisch an das Vorhandene anzupassen. All diese Faktoren erhöhen den Planungs- und Koordinationsaufwand gegenüber einem Neubauprojekt spürbar.
Genau diesen Mehraufwand honoriert der Umbau- und Modernisierungszuschlag. Er ist ein prozentualer Aufschlag auf das nach der Honorartafel ermittelte Grundhonorar und in § 6 Abs. 2 HOAI 2021 geregelt. Wichtig für die Praxis: Der Begriff „Umbau" ist in § 2 Abs. 5 HOAI klar definiert als „Umgestaltung eines vorhandenen Objektes mit wesentlichen Eingriffen in Konstruktion oder Bestand". Wird lediglich kosmetisch renoviert, ohne Eingriff in tragende Strukturen, greift der Zuschlag in der Regel nicht.
Praxis-Tipp: Der Zuschlag wirkt am Ende der Berechnungskette, also auf das fertige Grundhonorar. Er darf nicht mit der mitzuverarbeitenden Bausubstanz verwechselt werden, die bereits die anrechenbaren Kosten am Anfang der Kette erhöht (siehe Abschnitt 4).
2. Rechtsgrundlage und Höhe im Detail
Bei Gebäuden ist ein Zuschlag von bis zu 33 % möglich, bei Innenräumen bis zu 50 %. Ohne Vereinbarung gilt automatisch nur der gesetzliche Mindestwert von 20 %.
Gebäude bis 33 %, Innenräume bis 50 %
Die zulässige Zuschlagshöhe ist in den jeweiligen Honorarregelungen der Leistungsbilder geregelt. Bei Gebäuden ist nach § 36 HOAI bei durchschnittlichem Schwierigkeitsgrad ein in Textform vereinbarter Zuschlag von bis zu 33 % möglich. Bei Innenräumen kann der Zuschlag sogar bis zu 50 % betragen, weil hier der Eingriff in die vorhandene Substanz meist noch enger mit der bestehenden Konstruktion verzahnt ist und der planerische Abstimmungsaufwand entsprechend höher liegt.
Die 20-Prozent-Regel ohne Vereinbarung
Wurde für ein Bestandsprojekt kein Zuschlag in Textform vereinbart, greift ab durchschnittlichem Schwierigkeitsgrad automatisch ein Zuschlag von 20 %. Das klingt zunächst nach einer komfortablen Absicherung, bedeutet in der Praxis aber häufig: Planungsbüros bleiben deutlich unter dem Wert, der für den tatsächlichen Mehraufwand angemessen wäre. Gerade bei technisch anspruchsvollen Umbauten mit hohem Koordinationsaufwand kann die Differenz zwischen den gesetzlichen 20 % und einem vertraglich vereinbarten Zuschlag von 33 % über mehrere Zehntausend Euro Honorar entscheiden.
Textformpflicht: Warum mündlich nicht reicht
Der Zuschlag muss in Textform vereinbart werden, etwa im Vertrag, per Brief oder E-Mail. Eine mündliche Zusage reicht nicht aus und lässt sich im Streitfall auch kaum nachweisen. Wer einen höheren Zuschlag als die gesetzlichen 20 % durchsetzen möchte, sollte ihn daher bereits im Angebot oder Vertrag konkret benennen und projektbezogen begründen. Fehlt diese Dokumentation, bleibt im Zweifel nur der gesetzliche Mindestwert durchsetzbar, selbst wenn der tatsächliche Mehraufwand deutlich höher lag.
Praxis-Tipp: Halten Sie die Zuschlagshöhe bereits im Angebot fest, nicht erst in der Auftragsbestätigung. So vermeiden Sie Diskussionen mit dem Auftraggeber, wenn die Schlussrechnung gestellt wird.
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3. Wovon hängt die Höhe des Zuschlags ab?
Die Zuschlagshöhe richtet sich nach dem Schwierigkeitsgrad des konkreten Umbaus – je höher der planerische Mehraufwand gegenüber einem Neubau, desto höher der vertretbare Zuschlag.
Die HOAI selbst nennt keinen starren Kriterienkatalog, in der Praxis haben sich jedoch mehrere Faktoren etabliert, die den Schwierigkeitsgrad eines Umbaus erhöhen und damit einen höheren Zuschlag rechtfertigen:
- Umfang der Bestandsanalyse: Wie aufwendig müssen vorhandene Bauteile aufgenommen, vermessen und technisch bewertet werden, bevor überhaupt geplant werden kann?
- Grad der Unvorhersehbarkeit: Wie wahrscheinlich sind unerwartete Befunde im Bestand, etwa bei Altbauten ohne verlässliche Bestandspläne?
- Koordinationsaufwand: Wie viele zusätzliche Abstimmungen mit Behörden, Denkmalschutz oder Nutzern fallen über alle Leistungsphasen hinweg an?
- Konstruktive und bauphysikalische Komplexität: Müssen tragende Strukturen verändert werden, oder sind besondere statische beziehungsweise bauphysikalische Fragestellungen zu lösen?
Je mehr dieser Kriterien zutreffen, desto eher lässt sich ein Zuschlag im oberen Bereich der zulässigen Spanne begründen. Für die Praxis empfiehlt es sich, die relevanten Kriterien bereits bei der Angebotserstellung stichpunktartig zu dokumentieren, statt sich im Streitfall nachträglich auf eine pauschale Einschätzung zu berufen.
4. Umbauzuschlag vs. mitzuverarbeitende Bausubstanz: nicht verwechseln!
Der Umbauzuschlag erhöht das Grundhonorar am Ende der Berechnungskette, die mitzuverarbeitende Bausubstanz erhöht die anrechenbaren Kosten am Anfang der Kette. Beide wirken unabhängig voneinander.
Bei Bestandsprojekten wirken zwei Mechanismen zusammen, die häufig verwechselt oder schlicht vergessen werden:
- Mitzuverarbeitende Bausubstanz: Vorhandene Substanz, die technisch oder gestalterisch mitverarbeitet wird, erhöht die anrechenbaren Kosten und damit die Bemessungsgrundlage am Anfang der Honorarkette.
- Umbauzuschlag: Der prozentuale Aufschlag erhöht das bereits ermittelte Grundhonorar am Ende der Kette.
Beide Mechanismen können nebeneinander zum Tragen kommen und sollten unabhängig voneinander in Textform vereinbart werden. Wird die mitzuverarbeitende Bausubstanz übersehen, bleibt bereits die Bemessungsgrundlage zu niedrig, unabhängig davon, wie hoch der Umbauzuschlag später ausfällt. Erst die Kombination aus korrekt ermittelten anrechenbaren Kosten und einem angemessen vereinbarten Zuschlag führt zu einem Honorar, das den tatsächlichen Planungsaufwand im Bestand widerspiegelt.
Für Planungsbüros bedeutet das in der Praxis: Beide Positionen gehören als getrennte Punkte in jede Honorarvereinbarung für Bestandsprojekte, mit jeweils eigener Begründung und eigenem Prozentsatz. Wer beides pauschal in einer einzigen Zeile „Zuschlag Bestand" zusammenfasst, riskiert bei einer späteren Honorarprüfung Rückfragen zur Nachvollziehbarkeit.
5. Praxisbeispiel: So viel Honorar bringt der Umbauzuschlag
Bereits ein gesetzlicher Mindestzuschlag von 20 % kann bei einem mittelgroßen Bürogebäude einen Honorarunterschied von rund 35.000 Euro brutto ausmachen – bei einem höheren, vertraglich vereinbarten Zuschlag von 33 % fällt der Unterschied noch deutlicher aus.
Ein Beispiel macht den Effekt greifbar: ein Bürogebäude, Honorarzone III, anrechenbare Kosten von 1.275.000 €, beauftragte Leistungsphasen 1 bis 8. Beim Neubau ergibt sich ein Honorar netto von rund 140.439 €. Wird dasselbe Gebäude stattdessen umgebaut und greift ohne abweichende Vereinbarung der gesetzliche Zuschlag von 20 %, verändert sich die Rechnung deutlich:
Allein der gesetzliche Mindestzuschlag von 20 % macht in diesem Beispiel rund 35.000 € brutto Unterschied aus, ohne die mitzuverarbeitende Bausubstanz überhaupt einzurechnen. Wird für dasselbe Projekt ein vertraglich begründeter Zuschlag von 33 % vereinbart, etwa weil mehrere der in Abschnitt 3 genannten Kriterien zutreffen, steigt das Grundhonorar auf rund 190.700 € netto und die Bruttosumme auf rund 233.500 €. Der Unterschied zwischen „vergessenem" Zuschlag, gesetzlichem Minimum und vertraglich verhandeltem Maximalwert liegt damit bei diesem einen Projekt bei weit über 50.000 € brutto.
Im Bestand steckt damit doppeltes Honorarpotenzial, das Planungsbüros kennen und aktiv vereinbaren sollten: einmal über die korrekte Zuschlagshöhe, einmal über die zusätzlich mitzuverarbeitende Bausubstanz. Die vollständige Herleitung dieses Beispiels inklusive Honorarzone, Interpolation und Leistungsphasen finden Sie Schritt für Schritt im kostenlosen HOAI-Honorar-Leitfaden.
6. Die häufigsten Fehler beim Umbauzuschlag
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Fehler 1: Zuschlag schlicht vergessen. Ohne aktive Vereinbarung bleibt es beim gesetzlichen Minimum von 20 %, unabhängig vom tatsächlichen Schwierigkeitsgrad des Projekts.
- Fehler 2: Nur mündlich vereinbart. Ohne Textform lässt sich ein höherer Zuschlag im Streitfall kaum durchsetzen, selbst wenn der Auftraggeber ihm ursprünglich mündlich zugestimmt hatte.
- Fehler 3: Erst in der Schlussrechnung angesprochen. Wird der Zuschlag nicht bereits im Angebot benannt, kommt die Diskussion mit dem Auftraggeber zur Unzeit, oft dann, wenn das Projekt bereits abgeschlossen und das Vertrauensverhältnis am empfindlichsten ist.
- Fehler 4: Mitzuverarbeitende Bausubstanz übersehen. Sie wird häufig zusätzlich vergessen, obwohl sie die anrechenbaren Kosten spürbar erhöhen kann und unabhängig vom Umbauzuschlag zu betrachten ist.
- Fehler 5: Schwierigkeitsgrad nicht dokumentiert. Wer einen höheren Zuschlag als 20 % durchsetzen möchte, muss den überdurchschnittlichen Aufwand nachvollziehbar begründen, im Idealfall bereits mit den in Abschnitt 3 genannten Kriterien.
- Fehler 6: Pauschale statt differenzierter Vereinbarung. Wird der Zuschlag mit der mitzuverarbeitenden Bausubstanz vermischt oder pauschal als „Bestandszuschlag" ohne Aufschlüsselung vereinbart, fehlt im Streitfall die Nachvollziehbarkeit für beide Positionen.
7. Vom Zuschlag zur Rechnung: Warum es in der Praxis oft hakt
Selbst wenn der Umbauzuschlag im Angebot korrekt vereinbart wurde, ist die Arbeit damit nicht erledigt. Ändern sich im Projektverlauf Leistungsumfang, anrechenbare Kosten oder mitzuverarbeitende Bausubstanz, muss der Zuschlag über alle Folgedokumente hinweg konsistent bleiben, vom Angebot über den Projektauftrag bis zu Nachträgen und Abschlagsrechnungen.
In vielen Planungsbüros liegen diese Informationen verteilt in Excel-Tabellen, E-Mails und separaten HOAI-Tools. Jede manuelle Übertragung erhöht das Risiko, dass der Zuschlag an einer Stelle vergessen oder falsch übernommen wird, gerade bei länger laufenden Bestandsprojekten mit mehreren Nachträgen. Besonders kritisch wird es, wenn ein Projekt über mehrere Jahre läuft und zwischenzeitlich das Team wechselt: Ohne zentrale, nachvollziehbare Dokumentation geht das Wissen um die ursprünglich vereinbarte Zuschlagshöhe leicht verloren.
8. Wie ingo365 ERP bei Bestandsprojekten unterstützt
Mit ingo365 ERP wird der Umbauzuschlag einmal in der Angebotskalkulation hinterlegt und automatisch in Projektauftrag, Nachträge sowie Abschlags- und Schlussrechnungen übernommen. Ändern sich anrechenbare Kosten oder Leistungsumfang, lässt sich die Kalkulation nachvollziehbar fortschreiben, ohne den Zuschlag erneut manuell zu berechnen oder zwischen mehreren Tools zu übertragen.
- HOAI-Angebote inklusive Umbauzuschlag strukturiert kalkulieren
- Projekte direkt aus dem Angebot anlegen und Leistungsphasen zentral verwalten
- Nachträge und Änderungen an anrechenbaren Kosten nachvollziehbar dokumentieren
- Abschlags- und Schlussrechnungen prüffähig erstellen
So bleibt der Zuschlag über den gesamten Projektverlauf konsistent, von der ersten Kalkulation bis zur Schlussrechnung, ohne Mehrfacherfassung in verschiedenen Systemen.
Erleben Sie in einer kostenlosen Live-Demo, wie ingo365 ERP Planungsbüros bei Bestandsprojekten, Umbauzuschlag und HOAI-Abrechnung unterstützt, von der Angebotserstellung bis zur Schlussrechnung.
9. FAQ
Sie möchten sehen, wie das in der Praxis konkret aussieht?
Auf der ingo365 ERP Produktseite finden Sie alle Funktionen im Überblick, von der HOAI-Kalkulation über das Projektcontrolling bis zur Finanzbuchhaltung, sowie die Möglichkeit, direkt eine kostenlose Live-Demo zu vereinbaren.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts‑ oder Honorarberatung im Einzelfall.
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