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Software im Ingenieurbüro einführen: von der Partnerauswahl bis zum Go-Live

Immer wieder höre ich in meinen Gesprächen mit Kunden, dass Ingenieure keine IT-ler sind. Und dem kann ich nur zustimmen. Die Digitalisierung schreitet voran, doch digitale Skills erlernt niemand über Nacht. Das beginnt bereits bei der Auswahl der passenden Software für Ingenieurbüros, denn bei jedem Kauf braucht es eine gewisse Recherche, Vergleiche zwischen alternativen Produkten und Bewertungen bzw. Empfehlungen. Wer sich in einem branchenfremden Umfeld bewegt, hat damit so seine Schwierigkeiten, denn wie lässt sich der richtige Partner und die richtige Lösung finden, wenn einem bereits die passenden Auswahlkriterien fehlen. Hinzu kommt die Angst, sich falsch zu entscheiden. Beispielsweise kann der Einsatz der falschen Software langfristig höhere Kosten verursachen als Nutzen bringen.

 

Software einführen in 7 Schritten

 

Lassen Sie mich eine Sache vorneweg sagen: Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung ist zu jedem Zeitpunkt individualisierbar. Sie soll in diesem Kontext allerdings dafür sorgen, eine grundlegende Idee davon zu bekommen, welche Steps bei der Einführung neuer Software zu bedenken sind. Nach diesem allgemeinen Einblick gehe ich im folgenden Abschnitt dann auf 3 konkrete Herangehensweisen ein, die sich aus den individuellen Anforderungen des Unternehmens ergeben.

  1. Anforderungen kennen:

    Evaluieren Sie intern in groben Zügen, was die neue Software im besten Fall können muss, d.h. welche Funktionen sie haben sollte.

  2. Informationen einholen:

    Das Internet hat uns einen großen Vorteil gebracht: wir können uns hervorragend ein erstes Bild machen, was der Markt so zu bieten hat. Websites, wie u.a. der newvision Blog, geben dazu regelmäßig Auskunft, beleuchten Vor- und Nachteile einzelner Lösungen und geben teilweise sogar Erfahrungsberichte und Empfehlungen ab. Fragen Sie außerdem bei anderen Ingenieurbüros nach, was dort im Einsatz ist. Nach dieser Recherche können Sie 3-4 Software Lösungen in die Auswahl nehmen und erste Vergleiche bzgl. Funktionen, Kosten und Einsatzmöglichkeiten anstellen.

    Lesen Sie weiter: Wie viel Software braucht das Ingenieurbüro der Zukunft:Blogbeitrag_kaufmaennische Software fuer Ingenieure

  3. Anbieter kontaktieren:

    Treten Sie im nächsten Schritt mit den ausgewählten Partnern in Kontakt, lernen Sie sich im Erstgespräch kennen und fordern Sie eine Demo und/oder Testversion an. Teilweise ist auch ein geführter Testmonat möglich, wie bei ingo365, während dem sie das Tool besser kennenlernen, Fragen stellen und Aufgaben erhalten können.

  4. Ziele verfeinern und Lösung wählen:

    Der moderne Arbeitsplatz ist im Wandel. Konkretisieren Sie daher die Ziele, die Sie mit der neuen Lösung erreichen möchten, entweder intern oder gemeinsam mit einem Partner, beispielsweise in einem Workshop. Die Frage, die Sie in diesem Schritt beantworten wollen, lautet: Brauche ich eine Standard-Software, ein individualisierbares Tool oder sogar ein individuell entwickelbares Produkt? Spätestens danach bleiben wahrscheinlich nur noch 1 oder höchsten 2 Produkte bzw. Anbieter übrig.

  5. Entscheiden Sie sich für die richtige Software und integrieren Sie sie in Ihre Systeme:

    Lassen Sie sich bei der Implementierung der neuen Lösung von einem Partner unterstützen, dem Sie Vertrauen entgegenbringen und wo Sie sich gut aufgehoben fühlen. Dieser wird dafür sorgen, dass es keine Ausfallzeiten gibt, Herausforderungen im Arbeitsalltag schnell gemeistert werden und die Mitarbeiter die passende Schulung erhalten. Bei Bedarf bzw. auf Wunsch lassen sich auch Testphasen der neuen Software umsetzen.

  6. Planen Sie Ihren Go-Live:

    Begleiten Sie den Go-Live der neuen Software durch eine gute interne Kommunikation, damit die Mitarbeiter die neue Lösung schnell akzeptieren und wissen, an wen sie sich bei Problemen wenden können.

  7. Optimierung und Support organisieren:

    Planen Sie auch nach der Implementierung der neuen Software eine Übergangsphase ein, um Optimierungen durchzuführen. Da das Alltagsgeschäft vielerorts dynamisch ist, vereinbaren Sie mit Ihrem Partner zudem einen passenden Support.

Wie flexibel muss die neue Software sein? 3 Herangehensweisen

 

Wie angekündigt, möchte ich Ihnen 3 konkrete Möglichkeiten vorstellen, die sich vor allem in der Flexibilität der neuen Software unterscheiden. Da wir unsere Produkte am besten kennen, nutze ich diese als Beispiel. Grundsätzlich lassen sich diese Merkmale aber auch auf andere Software Lösungen übertragen, sofern diese Abstufungen möglich sind:

 
1. Out-of-the-Box Software (ingo smart)
 

Die kostengünstigste Variante ist in jedem Fall eine Standardlösung, die Eigenentwicklungen nicht zulässt. Hier fallen die allgemeinen Lizenzen an und in vielen Fällen sorgen kostenlose Tutorials und Handbücher für eine zügige Einführung und Einschulung in die neue Software, ohne dass der Aufwand den Rahmen sprengt.

Durchschnittliche Dauer der Einführung: 1-3 Monate

 

2. Standard-but-Flexible Software (ingo config)
 

Wahrscheinlich fällt ihre Wahl auf diese hybride Lösung, wenn eine Standardlösung grundsätzlich möglich ist, Sie aber einzelne Bereiche zusätzlich individualisieren möchten. Vieles können Sie als Kunde selbst ausführen und benötigen nur in speziellen Fällen Unterstützung durch das Support-Team. Der zeitliche Aufwand und die damit verbundenen Kosten liegen daher in der Mitte.

Durchschnittliche Dauer der Einführung: 3-6 Monate

 

3. State-of-the-Art Software (ingo custom)
 

Vielleicht finden Sie heraus, dass Ihre Anforderungen so speziell sind, dass eine Standardlösung zwar möglich ist, hier aber auch viel Raum für Eigenentwicklungen sein muss. In diesem Fall macht eine Software Sinn, die individuelle Entwicklungen zulässt, und ein Partner, der diese umsetzen kann. Bei der Einführung einer solchen Software sollten Sie den deutlich höheren Aufwand bei der Entwicklung, aber auch bei der Implementierung in die Unternehmensstrukturen sowie der Mitarbeitereinschulung im Blick behalten. Damit steigen natürlich auch die Kosten, während Sie über die nächsten Jahre aber von sehr großer Flexibilität profitieren.

Durchschnittliche Dauer der Einführung: 6-12 Monate.

 

Fazit: Je flexibler die Software, desto größer das Potenzial

 

Grundsätzlich müssen Sie heute nicht wissen, wie Ihre Software in 5 Jahren ganz genau aussehen muss. Aber es ist natürlich nicht verkehrt, eine Lösung zu wählen, die mit Ihnen und Ihren Anforderungen wachsen kann. ingo365 beispielsweise ermöglicht zeitnah den kleinen Start mit einer Standardversion ebenso wie die Entwicklung hin zur State-of-the-Art Lösung. Dabei wächst nicht nur die Software mit den Prozessen, sondern auch andersherum. Dank der neuen Möglichkeiten mit dem Tool passen sich die eigenen Prozesse auch an die Software an und entwickeln sich weiter.

Was ingo365 genau ist und wie die einzigartige Software Ihnen im Ingenieurbüro das Leben spürbar erleichtern kann, erfahren Sie auf unserer Produktseite:

ingo365_Business von Ingenieuren für Ingenieure

Uli Spitzendobler

Über

Uli Spitzendobler hat nach seinem Betriebswirtschaftsstudium als Sales-Trainee in der IT-Branche für Business Software Lösungen begonnen und die Branche von der Pike auf gelernt. Mittlerweile hat er fast 10 Jahre Erfahrung mit ERP-Lösungen. Seit Januar 2021 ist er als Sales Experte in Deutschland und Österreich für das #teamnewvision unterwegs.