Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über einen Teil der vereinbarten Vergütung für bereits erbrachte Leistungen, bevor der gesamte Auftrag fertig und abgenommen ist. In der Praxis sichert sie bei langen Planungsprojekten die Liquidität, weil das Honorar nicht erst nach Abschluss aller Leistungsphasen fließt.
Was dahinter steckt
Für Architekten- und Ingenieurleistungen verweist § 15 HOAI auf § 632a BGB. Danach kann das Büro Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen. Nachzuweisen sind sie durch eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung erlaubt, im Planungsbüro meist der Leistungsstand je Leistungsphase.
Als Rechnung braucht die Abschlagsrechnung alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Üblich sind zusätzlich die Bezeichnung als Abschlagsrechnung mit laufender Nummer, der Leistungsstand je Leistungsphase und die bisher abgerechneten Abschläge. Endgültig abgerechnet wird erst mit der Schlussrechnung.
| Rechnungsart | Wofür | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Leistung, die noch nicht erbracht ist | vor Leistungsbeginn |
| Abschlagsrechnung | Wert der bereits erbrachten Leistung, vorläufig | während des Projekts |
| Teilrechnung | abgeschlossene, abgrenzbare Teilleistung, endgültig abgerechnet | nach Fertigstellung des Teils |
| Schlussrechnung | gesamte Leistung abzüglich aller Abschläge | nach der Abnahme |
In der Regel entsteht die Umsatzsteuer auf einen Abschlag mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Nur bei Sollversteuerung, also nicht bei Ist-Versteuerung nach § 20 UStG, gilt eine Ausnahme: Ist eine abgrenzbare Teilleistung mit eigenem Entgelt vereinbart, entsteht die Steuer schon mit Ablauf des Zeitraums, in dem diese erbracht ist.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Ein Projekt von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung läuft oft über Jahre. Ohne Abschläge finanziert das Büro Gehälter und Fachplaner vor. Wer den Leistungsstand regelmäßig erfasst und zeitnah abrechnet, verkürzt die Zeit bis zum Zahlungseingang. Eine nachvollziehbare Aufstellung je Leistungsphase verhindert, dass Auftraggeber Abschläge wegen fehlender Nachweise kürzen.
Beispiel
Ein Büro plant die Technische Gebäudeausrüstung eines Bürogebäudes für 96.000 € Honorar netto über alle neun Leistungsphasen. Die erste Abschlagsrechnung hat die Leistungsphasen 1 und 2 mit 10.560 € abgerechnet, Ende März ist die Entwurfsplanung zu 75 % erbracht. Die Rechnung ist kumuliert aufgebaut, die Anteile folgen § 55 HOAI:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Leistungsphase 1, 2 % zu 100 % | 1.920,00 € |
| Leistungsphase 2, 9 % zu 100 % | 8.640,00 € |
| Leistungsphase 3, 17 % zu 75 % | 12.240,00 € |
| Wert der erbrachten Leistung | 22.800,00 € |
| abzüglich 1. Abschlagsrechnung | 10.560,00 € |
| 2. Abschlagsrechnung netto | 12.240,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 2.325,60 € |
| Rechnungsbetrag | 14.565,60 € |
Die dritte Abschlagsrechnung setzt später auf den Stand von 22.800 € auf.
So unterstützt ingo365
In ingo365 ERP entstehen Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung direkt aus dem Projektauftrag, die Abschlagsrechnung nach Leistungsstand. Je Leistungsphase wird der erreichte Prozentsatz eingetragen, etwa Leistungsphase 1 zu 100 % und Leistungsphase 2 zu 50 %. Positionen nach Aufwand bereitet die Zeitfreigabe der Projektleitung automatisch zur Abrechnung vor. Abrechnungsgrad und der Betrag „zu verrechnen“ zeigen je Position, was noch offen ist.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Müssen Abschlagsrechnungen als E-Rechnung gestellt werden?
In Deutschland ja: Zwischen inländischen Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht auch für Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, sobald die Übergangsfrist des ausstellenden Büros endet. Abschlagsrechnungen, die vor diesem Stichtag erteilt wurden, müssen laut Bundesfinanzministerium nicht nachträglich als E-Rechnung kommen, auch wenn Leistung und Zahlung erst später folgen.
Gibt es Abschlagszahlungen auch in Österreich und der Schweiz?
In Österreich ist das Entgelt nach § 1170 ABGB in der Regel erst nach vollendetem Werk fällig, bei Arbeit in Abschnitten darf das Büro aber schon vorher einen verhältnismäßigen Teil verlangen. In der Schweiz regeln die SIA-Ordnungen 102 und 103 Abschlagszahlungen, wenn sie Vertragsbestandteil sind. Klarheit schafft in beiden Ländern ein Zahlungsplan im Vertrag.
Stand: 05.11.2026