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Die DMS-Software für Planungsbüros

Übersichtlich. Integriert. Effektiv.

 

Viele Projektbeteiligte, lange Laufzeiten und umfangreiche Dokumentationsnotwendigkeiten machen Projekte komplex. 
 
Unübersichtliche Kommunikation, Insellösungen, unvollständige oder unstrukturierte Ablagen, lokale Fileserver ohne mobilen Zugriff und manuelle Abläufe führen zu doppelter Datenpflege, ineffizienten Prozessen und verhindern, dass Daten für Analysen oder KI sinnvoll genutzt werden können.
 
Mit ingo365 DMS bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumentenflut.

Das System legt nicht nur Dateien, sondern auch E-Mails intelligent und projektorientiert ab – direkt in Microsoft 365. So arbeiten alle Beteiligten mit denselben  Informationen an einem zentralen Ort.
 
Für eine strukturierte Ablage, effiziente Zusammenarbeit und erfolgreiche Projekte – mit

ingo365 DMS_darkblue

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ingo365 DMS in Aktion – kostenlos & unverbindlich

In nur 40 Minuten erleben Sie, wie einfach Sie E-Mails und Dokumente im Griff haben,
dadurch Abläufe beschleunigen und Zeit sowie Kosten sparen.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit ein persönliches Erstgespräch mit einem unserer Experten zu vereinbaren.

Warum klassische DMS-Lösungen bei Planungsbüros an ihre Grenzen stoßen

Ein Vergleich der wichtigsten DMS-Funktionen für Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros

Standard

Klassische DMS-/Fileserver-Lösung

  • Dokumentenablage
  • E-Mail-Ablage integriert
  • Automatisierte Ablage über Regeln
  • Zentrale Projektkommunikation
  • Integration in Outlook & Teams
  • Mobiler, standortunabhängiger Zugriff
  • Intelligente Volltextsuche
  • Schnittstelle zu ingo365 ERP
  • KI-Agent für Zusammenfassungen
  • SaaS mit laufenden Updates
  • Speziell für Planungsbüros
Branchenlösung

ingo365 DMS

  • Dokumentenablage
  • E-Mail-Ablage integriert
  • Automatisierte Ablage über Regeln
  • Zentrale Projektkommunikation
  • Integration in Outlook & Teams
  • Mobiler, standortunabhängiger Zugriff
  • Intelligente Volltextsuche
  • Schnittstelle zu ingo365 ERP
  • KI-Agent für Zusammenfassungen
  • SaaS mit laufenden Updates
  • Speziell für Planungsbüros

10 Std.

Zeitverlust pro Woche
durch Dokumentensuche

84 %

Unternehmen setzen auf
digitales Dokumentenmanagement

20+

Jahre Erfahrung mit
Planungsbüros

300+

newvision Kunden
im DACH-Raum

Preise

Userpreise und Einführungspauschale – 10 User im Standardpaket enthalten

Business

15,30 €User/Monat

Ihr durchdachtes DMS für Architektur- & Planungsbüros:

  • E-Mails einfach via Drag & Drop in der gewünschten Struktur ablegen.

  • Ihre komplette Projektkommunikation (E-Mails, PDFs, Pläne) an einer zentralen Stelle – jederzeit im Überblick.

  • Intuitiv in die gängigen Programme integriert: Microsoft Teams, Outlook, Word, Excel oder auch Adobe Acrobat.

  • Dank intelligenter Suche finden Sie Mails und jegliche Projekt-Dokumente rasch und vollständig.

  • Schnittstelle zu ingo365 ERP

  • Der KI-Agent wertet projektbezogene E-Mails und Dokumente aus, fasst relevante Inhalte zusammen und wird verbrauchsbasiert abgerechnet.

2.000 €

Einführungspauschale

  • Kick-off Call (1,5h)
  • 4 Beratungs-Sessions à 45 Min.

  • Ersetzt das klassische Handbuch: beantwortet Fragen direkt aus unserer Online-Wissensdatenbank – rund um die Uhr.

  • Setup via Onboarding-Dokument, automatisiertes Rollout via GPO / Installationsdokument.

Premium

20,40 €User/Monat

Ihr Premium-DMS für Architektur- & Planungsbüros:

  • Meistern Sie Ihre E-Mail-Ablage und profitieren Sie von einer nachhaltigen, automatisierten Lösung.

  • Premium DMS auf Microsoft 365 Basis

  • Ihre komplette Projektkommunikation (E-Mails, PDFs, Pläne) an zentraler Stelle – intuitiv integriert in Teams, Outlook, Word, Excel und Adobe Acrobat.

  • Alle Funktionen des DMS Business Users sind hier inkludiert.

  • Schnittstelle zu ingo365 ERP

  • Der KI-Agent wertet projektbezogene E-Mails und Dokumente aus, fasst relevante Inhalte zusammen und wird verbrauchsbasiert abgerechnet.

2.900 €

Einführungspauschale

  • Kick-off Call (1,5h)
  • 5 Beratungs-Sessions à 45 Min.

  • Ersetzt das klassische Handbuch: beantwortet Fragen direkt aus unserer Online-Wissensdatenbank – rund um die Uhr.

  • Setup via Onboarding-Dokument, automatisiertes Rollout via GPO / Installationsdokument.

Die oben genannten Userpreise gelten bei jährlicher Bindung mit jährlicher Zahlung im Voraus. Für zusätzliche Benutzer gilt ein Named-User-Modell mit monatlicher Nachverrechnung. Technische und preisliche Änderungen vorbehalten.

Effizient betreut mit dem ingo365 DMS Support

Planbare Kosten dank transparenter Jahrespauschale

Sie benötigen Unterstützung bei der Behebung von Fehlern, in How-to-Fragen oder haben Beratungsbedarf? Unser Supportteam ist gerne für Sie da – online über das Ticketsystem, per E-Mail oder telefonisch.

Unser Support wird pauschal mit 20 % der jährlichen Nutzungsgebühren von ingo365 DMS berechnet. Die Verrechnung erfolgt jährlich im Voraus.

Ihre Schritte zu ingo365 DMS

Persönliches Gespräch ingo365 DMS
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Sie haben sich für ingo365 DMS entschieden - bestens 👍 Nach Erhalt Ihres Angebots stimmt ein newvision Berater mit Ihnen die Einführung und Schulungstermine ab.

Jetzt DMS-Software live erleben – kostenlosen Demo-Termin sichern!
Was ist ein DMS (Dokumentenmanagement-System)?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Dokumente und E-Mails strukturiert, zentral und nachvollziehbar verwaltet – von der Erfassung über die Versionierung bis zur Archivierung. Anders als ein reiner Fileserver stellt ein DMS nicht das einzelne Dokument in den Mittelpunkt, sondern dessen Kontext: Entstehung, Bearbeitung, Freigabe und Nutzung.
Was muss ein modernes DMS heute können?
Ein modernes DMS sollte sechs Kernfunktionen erfüllen: projekt- und kundenbezogene Ablage, vollwertige E-Mail-Integration, Versionierung mit Nachvollziehbarkeit, rollenbasierte Berechtigungen, Volltextsuche sowie nahtlose Integration in den bestehenden Arbeitsalltag wie Outlook und Teams. Nur wenn alle sechs Bausteine zusammenspielen, wird aus einer reinen Ablage ein echtes Wissenssystem.
Was unterscheidet ein DMS von einem klassischen Fileserver oder Cloud-Speicher?
Ein Fileserver bietet nur grundlegende Ordnerstrukturen und Zugriffsrechte, aber keine Versionierung, Metadaten oder Prozesslogik. Cloud-Speicher wie OneDrive lösen zwar den standortunabhängigen Zugriff, schaffen aber ohne zusätzliche Ordnungskonzepte ebenfalls schnell parallele Ablagen und personengebundene Wissensinseln – ein DMS bringt dagegen strukturierte Metadaten, Rechtekonzepte und echte Suchbarkeit mit.
Woran erkenne ich, dass mein Unternehmen ein DMS braucht?
Typische Warnsignale sind: Mitarbeitende finden Dokumente nicht ohne Rückfragen, Versionen und Freigaben sind nicht eindeutig nachvollziehbar, Übergaben bei Abwesenheit oder Personalwechsel funktionieren nur mit langer Einarbeitung, und rechtliche Nachweise lassen sich nicht auf Knopfdruck vorlegen. Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto größer ist der strukturelle Handlungsbedarf.
Warum ist die E-Mail-Verwaltung in einem DMS so wichtig?
Ein Großteil projektkritischer Informationen – Abstimmungen, Freigaben, Zusagen – entsteht nicht in Dokumenten, sondern in E-Mails, die oft nur in privaten Postfächern liegen. Ein gutes DMS ordnet diese E-Mails automatisch dem richtigen Projekt zu und macht sie so für das gesamte Team zugänglich, statt sie in Einzelpostfächern verschwinden zu lassen.
Welche gesetzlichen Anforderungen (DSGVO, GoBD) muss ein DMS erfüllen?
Ein rechtskonformes DMS muss Datenschutz und Zugriffskontrolle nach DSGVO, Ordnungsmäßigkeit nach GoBD, Unveränderbarkeit im Sinne der Revisionssicherheit sowie klar geregelte Aufbewahrungsfristen sicherstellen.
Wie unterstützt ein DMS den Einsatz von Künstlicher Intelligenz?
KI-Systeme liefern nur dann verlässliche Ergebnisse, wenn sie auf konsistente, versionierte und klar berechtigte Dokumente zugreifen können. Ein strukturiertes DMS schafft genau diese Grundlage – für semantische Suche, automatische Klassifizierung, Zusammenfassungen und unternehmensinterne KI-Assistenten mit korrekter Quellenangabe.
Was ist ingo365 DMS?
ingo365 DMS ist die Dokumenten- und E-Mail-Management-Lösung von newvision für Ingenieur- und Architekturbüros. Sie legt Dateien und projektbezogene E-Mails intelligent verknüpft direkt in Microsoft 365 ab, sodass alle Projektbeteiligten zentral auf denselben Informationsstand zugreifen.
Ab wie vielen Usern ist ingo365 DMS verfügbar?
ingo365 DMS ist ab einer Mindestanzahl von 10 Usern buchbar. Für zusätzliche Benutzer gilt danach ein Named-User-Modell mit monatlicher Nachverrechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Business und Premium?
Im Business-Paket legen Sie E-Mails manuell per Drag & Drop ab, im Premium-Paket erfolgt die Ablage automatisiert über Regeln. Premium enthält zusätzlich alle Business-Funktionen sowie das DMS auf vollständiger Microsoft-365-Basis.
Werden auch E-Mails, nicht nur Dokumente, verwaltet?
Ja, ingo365 DMS legt neben klassischen Dateien wie PDFs und Plänen auch E-Mails projektorientiert ab. So laufen die komplette Projektkommunikation und alle Dokumente an einer zentralen Stelle zusammen.
Wie funktioniert der KI-Agent in ingo365 DMS?
Der KI-Agent wertet projektbezogene E-Mails und Dokumente automatisch aus und fasst relevante Inhalte übersichtlich zusammen. Die Nutzung wird verbrauchsbasiert abgerechnet, unabhängig vom gewählten Lizenzpaket.
Lässt sich ingo365 DMS in Outlook und Teams nutzen?
Ja, ingo365 DMS ist nahtlos in Microsoft Teams, Outlook, Word, Excel und Adobe Acrobat integriert. So arbeiten Sie in den Programmen weiter, die Ihr Team bereits täglich nutzt.
Gibt es eine Schnittstelle zu ingo365 ERP?
Ja, sowohl das Business- als auch das Premium-Paket verfügen über eine Schnittstelle zu ingo365 ERP. Damit lassen sich Projektdaten und Dokumente durchgängig zwischen beiden Systemen nutzen.
Ist ingo365 DMS auch mobil bzw. von der Baustelle aus nutzbar?
Ja, als Cloud-basierte SaaS-Lösung greifen Sie standortunabhängig auf Ihre Daten zu – im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs. Regelmäßige Updates sorgen zusätzlich dafür, dass die Software immer aktuell bleibt.
Was ist in der Einführungspauschale enthalten?
Die Einführungspauschale umfasst einen Kick-off Call sowie mehrere individuelle Beratungssitzungen (4 im Business-, 5 im Premium-Paket) à 45 Minuten. Zusätzlich enthalten sind ein KI-Handbuch-Agent sowie ein standardisiertes, automatisiertes Setup.
Wie ist der Support bei ingo365 DMS geregelt?
Der Support steht Ihnen über Online-Ticketsystem, E-Mail oder Telefon zur Verfügung und deckt Fehlerbehebung, How-to-Fragen und individuelle Beratung ab. Er wird pauschal mit 20 % der jährlichen Nutzungsgebühren berechnet und jährlich im Voraus verrechnet.
Wie sicher sind meine Dokumente und E-Mails in ingo365 DMS?
ingo365 DMS basiert auf Microsoft 365 und nutzt damit dessen etablierte Sicherheits- und Compliance-Standards. Alle Daten liegen zentral und strukturiert statt verstreut auf lokalen Fileservern ohne mobilen Zugriff.