Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung über eine wiederkehrende Leistung, die mehrere Abrechnungszeiträume abdeckt, meist ein Miet-, Pacht- oder Wartungsvertrag mit allen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. In der Praxis ersetzt sie die monatliche Einzelrechnung, den jeweiligen Leistungszeitraum belegt dann der Zahlungsbeleg.
Was dahinter steckt
Nach deutschem Umsatzsteuerrecht ist jedes Dokument eine Rechnung, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, gleich wie es heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Auch ein Vertrag gilt deshalb als Rechnung, wenn er alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Für Dauerleistungen gilt dabei:
| Pflichtangabe | Lösung bei der Dauerrechnung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | eine einmalige Nummer aus dem Vertrag genügt, etwa die Vertrags- oder Objektnummer |
| Leistungszeitraum | darf sich aus dem einzelnen Zahlungsbeleg ergeben, etwa dem Überweisungsauftrag |
| Entgelt und Steuer | Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, eindeutig und ohne Vorbehalt ausgewiesen |
Im Alltag und in vielen Rechnungsprogrammen heißt Dauerrechnung auch eine Vorlage, aus der jeden Monat automatisch eine neue Rechnung entsteht. Umsatzsteuerlich ist das keine Dauerrechnung, sondern eine Folge einzelner Rechnungen mit eigener Nummer.
Mit der E-Rechnung ändert sich die Form. Besteht die Pflicht zur Ausstellung, genügt bei einem Dauerschuldverhältnis eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum. Der Vertrag kann ihr als eingebetteter Anhang beigefügt werden.
Ändert sich eine Pflichtangabe, etwa der Preis, ist eine neue E-Rechnung nötig. Eine zuvor zulässig auf Papier oder als PDF erteilte Dauerrechnung gilt weiter, solange sich nichts ändert. Die Pflicht zur Ausstellung greift in Deutschland im inländischen B2B-Geschäft ab 2027, für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ab 2028.
Österreich kennt bisher keine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen, nur gegenüber dem Bund. Auch dort gilt ein Vertrag als Rechnung, wenn er alle Angaben nach § 11 UStG 1994 enthält.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
Wartungs-, Hosting- und Managed-Services-Verträge sind typische Dauerleistungen. Eine Dauerrechnung spart Belege, verlangt aber Disziplin: Jede Preisanpassung, jede Mengenänderung und jeder neue Steuersatz macht eine neue Rechnung nötig.
Für Verträge, deren Mengen sich monatlich ändern, etwa bei Abrechnung je Benutzerkonto, passt sie deshalb selten. Dort ist eine Rechnung je Abrechnungszeitraum der einfachere Weg.
Beispiel
Ein IT-Dienstleister in Deutschland mit 4 Mio. € Vorjahresumsatz betreut einen Kunden seit 2024 für 600 € netto im Monat. Der Wartungsvertrag enthält alle Pflichtangaben und dient als Dauerrechnung. Der Kunde überweist jeden Monat 714 € mit dem Vermerk des Leistungsmonats. Ab 2027 muss der Dienstleister E-Rechnungen ausstellen, der alte Vertrag gilt trotzdem weiter als Rechnung.
Zum 1. Juli 2027 steigt die Pauschale um 5 % auf 630 € netto, mit 19 % Umsatzsteuer sind das 749,70 € brutto. Jetzt braucht der Kunde eine E-Rechnung mit dem neuen Preis. Statt zwölf Monatsrechnungen entsteht 2027 damit eine einzige E-Rechnung.
So unterstützt timo365
Wer statt einer Dauerrechnung jeden Abrechnungszeitraum einzeln berechnet, etwa weil sich Mengen monatlich ändern, kann das in timo365 ERP automatisieren. Der Bereich Contract fakturiert wiederkehrende Leistungen automatisch, im Projektangebot steht die wiederkehrende Leistung je Phase als eigene Verrechnungsart zur Wahl. Ausgangsrechnungen lassen sich in timo365 ERP auch als E-Rechnung erstellen.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Ist ein Vertrag eine Rechnung?
In Deutschland ja, wenn er alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthält, etwa Steuernummer, Entgelt und Steuerbetrag. Den jeweiligen Leistungszeitraum können dann die Zahlungsbelege liefern. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, genügt für ein neues Dauerschuldverhältnis eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, der Vertrag kann als eingebetteter Anhang beigefügt werden.
Wann muss eine Dauerrechnung neu ausgestellt werden?
Sobald sich eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe ändert, etwa Preis, Steuersatz, Leistungsumfang oder Anschrift. Besteht in Deutschland eine Pflicht zur E-Rechnung, muss die Änderung in einer neuen E-Rechnung abgebildet werden. Eine vor der Pflicht zulässig auf Papier oder als PDF erteilte Dauerrechnung gilt dagegen weiter, solange sich nichts ändert.
Stand: 05.11.2026