XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen als reine XML-Datei, abgeleitet aus der europäischen Norm EN 16931 und gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). In der Praxis ist sie das Rechnungsformat für öffentliche Auftraggeber und zugleich eine zulässige E-Rechnung zwischen Unternehmen.
Was dahinter steckt
Eine XRechnung enthält keine Seite zum Ansehen, sondern nur strukturierte Daten in einer von zwei Syntaxen: UBL oder UN/CEFACT CII. Lesbar wird sie über eine Visualisierung, etwa einen Viewer in der Buchhaltungssoftware.
Grundlage ist ein Beschluss des IT-Planungsrats von 2017. Gültig ist die Version 3.0 mit der Spezifikation 3.0.2, mindestens bis zum 31. Juli 2027. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 liegt seit September 2026 vor, die finale Fassung kündigt die KoSIT für das Frühjahr 2027 an.
Wichtige Bausteine:
- Leitweg-ID: Adresse des öffentlichen Rechnungsempfängers, steht im Pflichtfeld Käuferreferenz (BT-10)
- Geschäftsregeln: technische Prüfungen, etwa ob Steuerbetrag und Steuersatz zusammenpassen
- Validierung: Prüfprogramme zeigen vor dem Versand, ob Format und Regeln eingehalten sind
- Übermittlung: über Rechnungsportale von Bund und Ländern oder das Peppol-Netzwerk
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Ingenieurbüros erwirtschaften laut Mitgliederbefragung 2025 der deutschen Planerverbände im Mittel 42,3 % ihrer Gesamtleistung bei öffentlichen Auftraggebern im Inland, Architekturbüros 26,4 %. Länder und Kommunen regeln ihre Vorgaben zur E-Rechnung selbst.
Für Rechnungen an Stellen des Bundes ist die elektronische Rechnung seit dem 27. November 2020 Pflicht, ausgenommen etwa Direktaufträge bis 1.000 € (E-Rechnungsverordnung). Leitweg-ID, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen sind dort Pflichtangaben (§ 5 ERechV). Fehlt die Leitweg-ID, kann das Rechnungsportal die Rechnung nicht an die zuständige Stelle weiterleiten, und die Zahlung verzögert sich. Umsatzsteuerlich ist die Rechnung trotzdem nicht fehlerhaft.
Beispiel
Ein Ingenieurbüro plant für eine Stadt die Sanierung einer Grundschule und stellt nach der Entwurfsplanung eine Abschlagsrechnung über 42.000 € netto. Mit 19 % Umsatzsteuer, also 7.980 €, beträgt sie 49.980 €. Die Stadt hat im Vertrag ihre Leitweg-ID genannt.
Das Büro erzeugt die XRechnung, prüft sie mit einem Validator und übermittelt sie auf dem Weg, den die Stadt vorgibt, etwa über ein Rechnungsportal oder Peppol. Die Stadt übernimmt Beträge, Steuer und Bankverbindung ohne Abtippen in ihre Buchhaltung.
So unterstützt ingo365
In ingo365 ERP ist die XRechnung im Standard enthalten, für den Versand ebenso wie für den Empfang. Jede Rechnung entsteht zunächst als ungebuchter Entwurf mit Vorschau, etwa wenn ein Auftraggeber sie vorab prüfen will. Vor dem Buchen kann eine Genehmigung in Teams oder Outlook nötig sein, die ingo365 protokolliert.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne lesbare Seite, ZUGFeRD verbindet XML-Daten und ein PDF in einer Datei. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 und gelten in Deutschland als E-Rechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL. Der Bund verlangt grundsätzlich die XRechnung, andere Formate nur, wenn sie der europäischen Norm entsprechen.
Wie stellen Planungsbüros E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Österreich und der Schweiz?
In Österreich sind Rechnungen an Bundesdienststellen elektronisch zu stellen, über das Unternehmensserviceportal (USP) oder das Peppol-Netzwerk. In der Schweiz verlangt die Bundesverwaltung E-Rechnungen, wenn der Vertragswert 5.000 Franken ohne Mehrwertsteuer übersteigt. Die XRechnung selbst ist ein deutscher Standard, welches Format angenommen wird, legt die jeweilige Stelle fest.
Stand: 05.11.2026