Lizenzmanagement
Lizenzmanagement ist die Verwaltung aller Softwarelizenzen eines Unternehmens oder seiner Kunden: Bestand, Nutzung, Laufzeiten, Kosten und Einhaltung der Lizenzbedingungen. In der Praxis verhindert es Unterlizenzierung mit Risiken bei Herstellerprüfungen und Überlizenzierung, bei der für ungenutzte Lizenzen gezahlt wird.
Was dahinter steckt
Lizenzmanagement ist Teil des Software Asset Managements (SAM). Die internationale Norm ISO/IEC 19770-1 (Fassung 2017) legt Anforderungen an ein IT-Asset-Management-System fest, nach denen sich Organisationen zertifizieren lassen können. Ob einzelne Lizenzen korrekt bezahlt sind, prüft sie nicht. Kernaufgaben:
- Bestand erfassen: Produkte, Anzahl, Lizenzmodell, Vertrag
- Nutzung abgleichen: zugewiesene gegen tatsächlich genutzte Lizenzen
- Laufzeiten und Kündigungsfenster überwachen
- Kosten zuordnen, je Kunde, Abteilung oder Kostenstelle
- Nachweise für Herstellerprüfungen bereithalten
Wie viele Lizenzen nötig sind, hängt von der Lizenzmetrik ab: je benannter Person (Named User), je Gerät, je gleichzeitiger Nutzung (Concurrent User) oder je Prozessorkern. Für Microsoft-Cloud-Lizenzen aus dem Cloud Solution Provider Programm (CSP) gelten zusätzlich feste Laufzeiten mit kurzen Kündigungsfenstern.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
Viele Systemhäuser kaufen Lizenzen selbst ein und berechnen sie an ihre Kunden weiter. Jede Abweichung zwischen eingekauften und berechneten Lizenzen geht direkt zulasten der Marge. Typische Lücken: neue Benutzerkonten, die nicht in die Rechnung gelangen, Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender beim Kunden, die weiterlaufen, und Jahresabonnements, deren Kündigungsfenster verpasst wurde. Ein monatlicher Abgleich von Einkauf, Zuweisung und Rechnung schließt diese Lücken.
Beispiel
Ein IT-Dienstleister verwaltet für 60 Kunden Microsoft-365-Lizenzen. Der monatliche Abgleich zeigt 2.400 eingekaufte, aber nur 2.330 berechnete Lizenzen. Bei einem durchschnittlichen Verkaufspreis von 14 € fehlen 980 € im Monat oder 11.760 € im Jahr.
Weitere 35 Lizenzen gehören ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Der Kunde hat sie abbestellt, sein Vertrag erlaubt das monatlich. Beim Dienstleister laufen sie aber in Jahresabonnements und lassen sich erst zur nächsten Verlängerung reduzieren. Bis dahin trägt er bei 12 € Einkaufspreis 420 € im Monat selbst.
Ausführlich: Subscriptions und Lizenzen im Griff
So unterstützt timo365
Im Bereich Contract von timo365 ERP werden Lizenzen und Abonnements als wiederkehrende Leistungen abgerechnet, dazu gehört ein Subscription Management. Vertragsdaten, Rechnungen und Finanzbuchhaltung liegen damit im selben System.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was passiert bei Unterlizenzierung?
Wer Software ohne ausreichende Lizenzen nutzt, verstößt gegen die Lizenzbedingungen. Stellt ein Hersteller das bei einer Prüfung fest, drohen Nachforderungen für die fehlenden Lizenzen und je nach Vertrag weitere Kosten. Ein laufender Abgleich von Bestand und Nutzung beugt dem vor.
Kann man Microsoft-365-Lizenzen monatlich kündigen?
Über einen CSP-Partner gekaufte Abonnements mit Monatslaufzeit lassen sich zum Ende eines Monats kündigen. Bei Jahreslaufzeit ist eine Kündigung oder Reduzierung nur in den ersten sieben Tagen nach Kauf oder Verlängerung möglich, danach ist die volle Laufzeit zu zahlen. Wer zum Laufzeitende aussteigen will, muss das Abonnement ausdrücklich kündigen, sonst läuft es seit Mai 2026 kostenpflichtig weiter.
Stand: 05.11.2026