Mahnwesen

Mahnwesen umfasst alle Schritte, mit denen ein Unternehmen fällige, aber unbezahlte Rechnungen nachverfolgt, von der Zahlungserinnerung über Mahnungen bis zum gerichtlichen Mahnverfahren. Es sichert die Liquidität und schafft die Voraussetzungen für Verzugszinsen und die Durchsetzung der Forderung.

Was dahinter steckt

Rechtlich entscheidend ist in Deutschland der Verzug, denn erst ab dann schuldet der Kunde Verzugszinsen. Nach § 286 BGB tritt er durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein. Bei Entgeltforderungen kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung auch ohne Mahnung in Verzug, Verbraucher allerdings nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.

Die wichtigsten Folgen und Fristen:

Verzugszins: bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, sonst 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit 1. Juli 2026 bei 1,52 %, die Bundesbank passt ihn zum 1. Januar und 1. Juli an.
Pauschale: 40 € gegenüber Unternehmen.
Gerichtliches Mahnverfahren: Gegen einen Mahnbescheid kann der Kunde innerhalb von zwei Wochen widersprechen, sonst kann ein Vollstreckungsbescheid ergehen.
Verjährung: drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Mahnung hemmt sie nicht, ein zugestellter Mahnbescheid schon (§ 204 BGB).

Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist

Planungsbüros finanzieren Leistungsphasen vor, IT-Dienstleister Projekte und Lizenzen. Jeder Tag zwischen Fälligkeit und Zahlung bindet Liquidität. Wer Fälligkeiten im System führt, mahnt rechtzeitig und für alle Kunden nach denselben Regeln.

Beispiel

Ein IT-Dienstleister stellt einem Unternehmen 20.000 € netto plus 19 % Umsatzsteuer in Rechnung, also 23.800 €. Vereinbart ist ein fester Zahltag, der Verzug beginnt deshalb am Folgetag ohne Mahnung.

Das Geld kommt 45 Tage zu spät. Bei 10,52 % Verzugszins, also 1,52 % plus 9 Prozentpunkte, sind das 23.800 € × 10,52 % × 45 ÷ 365 = 308,68 €, dazu 40 € Pauschale, zusammen 348,68 €.

Ausführlich: Mahnwesen im Ingenieurbüro: Tipps und Automatisierung

So unterstützen ingo365 und timo365

Die Finance-Bereiche von ingo365 ERP und timo365 ERP enthalten ein automatisiertes Mahnwesen. Ist eine gebuchte Rechnung über ihre Fälligkeit hinaus offen, lassen sich Mahnungen automatisiert erstellen. In ingo365 ERP landen erzeugte Belege wie Rechnungen automatisch als PDF im kaufmännischen Ordner des Projekts in Teams, die Vorlage kann dort auch einen Ordner für Mahnungen vorsehen.

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Häufige Fragen

Wie hoch sind Verzugszinsen in Österreich und der Schweiz?

In Österreich gelten zwischen Unternehmern 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB), dazu eine Pauschale von 40 € für Betreibungskosten (§ 458 UGB). In der Schweiz beträgt der gesetzliche Verzugszins 5 % pro Jahr (Art. 104 OR).

Wie viele Mahnungen braucht es vor einem Mahnbescheid?

Gesetzlich keine bestimmte Zahl. Für den Verzug genügt eine einzige Mahnung, bei Entgeltforderungen tritt er nach der 30-Tage-Frist sogar ohne Mahnung ein. Mehrere Mahnstufen sind kaufmännische Praxis, um die Kundenbeziehung zu schonen.

Stand: 05.11.2026