PSA-Software

PSA-Software (Professional Services Automation) ist Software, mit der Dienstleister Projekte, Arbeitszeiten, Ressourcen, Verträge und Abrechnung in einem System führen. Bei IT-Dienstleistern und Managed Service Providern kommen Ticketsystem und Servicevertragsverwaltung dazu.

Was dahinter steckt

Dienstleister verkaufen Zeit und Wissen, keine Ware. PSA-Software bildet genau diesen Ablauf ab: Angebot, Auftrag, Planung der Mitarbeitenden, Erfassung der geleisteten Stunden, Abgleich mit Verträgen, Rechnung. Typische Bausteine:

Projekt- und Ressourcenplanung mit Auslastung je Mitarbeitendem
Zeiterfassung und Leistungserfassung, auch mobil und aus dem Ticket heraus
Ticketsystem mit Reaktions- und Lösungszeiten laut Service Level Agreement
Vertragsverwaltung: Wartungsverträge, Stundenkontingente, wiederkehrende Abrechnung
Abrechnung nach Aufwand, Festpreis oder Pauschale, mit Übergabe an die Buchhaltung

Abgrenzung zum ERP-System

Ein ERP-System deckt zusätzlich Finanzbuchhaltung, Einkauf und oft Warenwirtschaft ab. Reine PSA-Werkzeuge stammen häufig aus dem Umfeld der Managed Service Provider. Tickets, Zeiten und Verträge führen sie selbst, für die Finanzbuchhaltung brauchen sie eine Anbindung an eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System. ERP-Systeme für IT-Dienstleister verbinden Projekt-, Vertrags- und Finanzprozesse in einem System.

Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist

Ohne PSA-Funktionen laufen Tickets, Stunden und Verträge in getrennten Werkzeugen. Die Folge sind nicht abgerechnete Stunden, überzogene Kontingente, die niemand bemerkt, und Verträge, die sich still verlängern. Dazu kommt die Monatsabrechnung: Jede Stunde muss geprüft, dem richtigen Vertrag zugeordnet und als fakturierbar, Kulanz oder intern eingestuft werden. Bei der Auswahl zählt deshalb:

Ticket, Zeit und Vertrag ohne Doppelerfassung verbunden
Abrechnung nach Aufwand, Festpreis, Kontingent und wiederkehrend
Prüfung und Freigabe der Zeiten vor der Rechnung, mit Leistungsnachweis
Übergabe an die Finanzbuchhaltung, etwa per DATEV oder BMD

Beispiel

Ein Systemhaus mit 25 Mitarbeitenden in der Technik betreut 120 Kunden mit Wartungsverträgen. Jeder Vertrag enthält ein Stundenkontingent. Erfasst ein Teammitglied 45 Minuten im Ticket, gehen sie nach der Freigabe vom Kontingent des Kunden ab. Am Monatsende sieht der Kunde in einer Übersicht, wie viele Stunden noch offen sind.

Bleiben je Vertrag im Monat nur zwei Stunden unerfasst oder unberechnet, fehlen bei 95 € je Stunde 120 × 2 × 95 € = 22.800 € Umsatz im Monat.

So unterstützt timo365

In timo365 ERP, aufgebaut auf Microsoft Dynamics 365 Business Central, legt das Team je Projektphase fest, ob nach Aufwand, pauschal, über ein Stundenkontingent oder als wiederkehrende Leistung abgerechnet wird. Im Projektleiter-Cockpit prüft die Projektleitung die Zeiten aus timo365 HR, stuft sie als fakturierbar, Kulanz oder intern ein und erzeugt die Rechnung mit Leistungsnachweis.

Von vorausbezahlten Kontingenten bucht timo365 jede freigegebene Stunde ab, beim Mailversand der Kontingentrechnung lässt sich die Übersicht mit dem Reststand automatisch anhängen.

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Häufige Fragen

Brauchen kleine IT-Dienstleister PSA-Software?

Sehr kleine Teams kommen oft mit einem Ticketsystem mit Zeiterfassung aus. Sobald Stunden auf viele Kunden, Verträge und Kontingente verteilt sind, stoßen Tabellen aber an Grenzen: Die Monatsabrechnung dauert Tage, und Stunden bleiben liegen.

Was unterscheidet PSA von RMM?

RMM (Remote Monitoring and Management) überwacht und wartet Systeme beim Kunden aus der Ferne. PSA verwaltet die Arbeit, die daraus entsteht: Tickets, Zeiten, Verträge, Rechnungen. Viele Systemhäuser verbinden beide über eine Schnittstelle.

Stand: 05.11.2026