Revisionssicherheit
Revisionssicherheit bezeichnet die Eigenschaft eines Archivs, Unterlagen über die gesamte Aufbewahrungsfrist vollständig, unverändert, nachvollziehbar und auffindbar bereitzuhalten. Der Begriff stammt aus der Archivierungspraxis und fasst zusammen, was Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch und GoBD für die elektronische Aufbewahrung verlangen.
Was dahinter steckt
Im Gesetz steht das Wort nicht. Maßgeblich sind Vorschriften wie § 146 Abs. 4 AO: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Nach § 147 Abs. 2 AO müssen elektronisch aufbewahrte Unterlagen während der gesamten Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.
In Deutschland gelten zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, auch als E-Mail (§ 147 Abs. 3 AO). Die Praxis leitet aus diesen Vorschriften fünf Kriterien ab:
| Kriterium | Umsetzung, Beispiele |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Schreibschutz, Aufbewahrungssperren, Prüfsummen |
| Vollständigkeit | automatische Übernahme aufbewahrungspflichtiger Dokumente |
| Nachvollziehbarkeit | Protokolle zu Änderungen und Zugriffen |
| Verfügbarkeit | Indexierung, Sicherung, dauerhaft lesbare Formate |
| Zugriffsschutz | Rollen und Rechte |
Eine Software allein macht kein Unternehmen revisionssicher. Entscheidend ist, wie sie eingerichtet und genutzt wird, beschrieben in einer Verfahrensdokumentation.
Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist
Rechnungen, Leistungsnachweise und Verträge entstehen fast nur noch digital. In einer Betriebsprüfung muss sich zeigen lassen, dass eine Rechnung heute so aussieht wie beim Versand. Bei IT-Dienstleistern kommen monatliche Vertrags- und Lizenzrechnungen dazu, bei Planungsbüros Abschlagsrechnungen über mehrere Jahre. Jede davon muss bis zum Ende der Frist unverändert vorliegen.
Beispiel
Eine Eingangsrechnung über 4.000 € netto plus 19 % Umsatzsteuer, also 4.760 €, wird auf das falsche Projekt gebucht. Revisionssicher ist nicht das Überschreiben, sondern Storno und Neubuchung. Danach stehen drei Vorgänge im System: die ursprüngliche Buchung, das Storno über 4.760 € und die korrekte Buchung. Die Rechnung selbst bleibt unverändert archiviert, das Protokoll zeigt, wer wann korrigiert hat.
Ausführlich: Datenarchivierung im Unternehmen: Rechtliches und Vorteile
So unterstützen ingo365 und timo365
In ingo365 ERP lassen sich Rechnungen vor dem Buchen über eine Genehmigung in Teams oder Outlook freigeben, Genehmigungen und Ablehnungen werden protokolliert. In timo365 ERP sind Projektzeiten nach dem Buchen des Verbrauchs nicht mehr änderbar. In beiden ERP-Systemen führt ein Klick auf eine Zahl bis zur einzelnen Buchung mit Person und Tätigkeitstext.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Welche Unterlagen müssen revisionssicher aufbewahrt werden?
In Deutschland alle steuerlich relevanten Unterlagen nach § 147 AO, also Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen sowie empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, auch als E-Mail. Die Frist beträgt je nach Art sechs, acht oder zehn Jahre und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Wie lange müssen Unterlagen in Österreich und der Schweiz aufbewahrt werden?
In Österreich beträgt die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Aufzeichnungen und Belege nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre, für bestimmte Unterlagen zu Grundstücken länger. In der Schweiz verlangt Art. 958f OR zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege, die elektronische Aufbewahrung regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).
Stand: 05.11.2026