Projektakte
Die Projektakte ist die zentrale Sammlung aller Unterlagen eines Projekts, von Vertrag und Korrespondenz über Pläne und Protokolle bis zu Rechnungen, geordnet nach einer festen Struktur. Sie dient allen Beteiligten als gemeinsame Projektdokumentation und als Nachweis, wer wann was vereinbart, geliefert oder freigegeben hat.
Was dahinter steckt
Eine Projektakte bündelt, was sonst in persönlichen Postfächern, auf Netzlaufwerken und in Papierordnern liegt. Digital ist sie meist eine Ordnerstruktur, die für jedes Projekt aus derselben Vorlage entsteht, im Planungsbüro etwa mit diesen Bereichen:
- Vertrag und Honorar
- Korrespondenz und E-Mails
- Planung nach Leistungsphasen
- Protokolle und Freigaben
- Rechnungen und Nachträge
Projektdokumentation ist dabei mehr als Ablage. Die Projektmanagement-Norm DIN 69901 versteht darunter die Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele eines Projekts.
Die HOAI nennt für Gebäude in der Objektüberwachung (Leistungsphase 8) als Grundleistung die systematische Zusammenstellung der Dokumentation, zeichnerischen Darstellungen und rechnerischen Ergebnisse des Objekts. Eine gepflegte Projektakte liefert das Material dafür.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Mängelansprüche wegen Planungsleistungen für ein Bauwerk verjähren nach § 634a BGB grundsätzlich in fünf Jahren ab Abnahme. Kommt im vierten Jahr eine Mängelrüge, muss das Büro belegen, was geplant, freigegeben und angewiesen wurde, auch wenn die Projektleitung längst gewechselt hat.
Beispiel
Ein Büro mit 15 Mitarbeitenden schätzt, dass jede Person täglich 20 Minuten Unterlagen sucht, weil Mails und Pläne verstreut liegen. Das sind 300 Minuten am Tag und bei 220 Arbeitstagen 1.100 Stunden im Jahr. Bei einem internen Stundensatz von 85 € entspricht das 93.500 €. Halbiert eine einheitliche Projektakte die Suchzeit, gewinnt das Büro rund 550 Stunden zurück.
Ausführlich: Automatisiertes E-Mail-Ablagesystem: klare Ordnung im Projekt
So unterstützt ingo365
ingo365 DMS legt die Akte für jedes neue Projekt aus einer Vorlage an. Mit Projektnummer, Bezeichnung und Vorlage entstehen Teams-Team, SharePoint-Seite, Ordnerstruktur, etwa nach Leistungsphasen, und Berechtigungen. In der Premium-Variante landen E-Mails mit der Projektnummer im Betreff automatisch im Projektordner, auch Antworten externer Beteiligter. Muss später nachvollzogen werden, was im Projekt vereinbart wurde, fasst der KI-Projektagent die Mails und Anhänge mit Quellenangabe zusammen, abgerechnet nach Verbrauch.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Projektakte und Projektdokumentation?
Die Projektakte ist der Ort, an dem alle Unterlagen eines Projekts geordnet liegen. Projektdokumentation bezeichnet den Inhalt, also die festgehaltenen Ergebnisse, Entscheidungen und Nachweise. Eine gut geführte Projektakte macht die Projektdokumentation vollständig und auffindbar.
Wie lange sollte ein Planungsbüro eine Projektakte aufbewahren?
Mindestens so lange, wie Ansprüche aus dem Projekt geltend gemacht werden können. Bei Planungsleistungen für Bauwerke beginnt die fünfjährige Verjährung erst mit der Abnahme, die Akte sollte also deutlich über das Projektende hinaus verfügbar bleiben. Für Rechnungen gelten in Deutschland zusätzlich acht Jahre, für Geschäftsbriefe, auch per E-Mail, sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO).
Stand: 05.11.2026