Workflow

Was dahinter steckt

Ein Geschäftsprozess beschreibt, was im Unternehmen von Anfang bis Ende passiert. Ein Workflow setzt einen Teil davon als konkrete, meist technisch gesteuerte Abfolge um. Jeder Workflow besteht aus wenigen Bausteinen:

• Auslöser: ein Ereignis, das den Ablauf startet, etwa ein neuer Auftrag oder ein eingegangenes Formular
• Schritte: Aufgaben in fester Reihenfolge, manuell oder automatisch
• Regeln: Bedingungen wie Betragsgrenzen, die den Weg verzweigen
• Rollen: wer prüft, freigibt oder vertritt
• Protokoll: wer wann was entschieden hat

Umgesetzt werden Workflows in Fachsoftware wie ERP oder HR-System, in Ticketsystemen oder mit Low-Code-Werkzeugen wie Microsoft Power Automate, die Anwendungen ohne klassische Programmierung verbinden. Software, die Workflows steuert, Aufgaben verteilt und protokolliert, heißt Workflow-Management-System.

Läuft ein Workflow immer in fester Reihenfolge, spricht man von einem sequenziellen, hängt der Weg von Bedingungen ab, von einem regelbasierten Workflow. Automatisiert wird in Stufen: Erinnerung an den nächsten Schritt, automatische Weiterleitung an die zuständige Person oder vollständige Ausführung ohne menschlichen Eingriff, etwa beim Anlegen eines Benutzerkontos.

Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist

IT-Dienstleister haben viele wiederkehrende Abläufe mit mehreren Beteiligten: Kundenonboarding, Freigabe von Angeboten über einer Betragsgrenze, Bestellung von Hardware und Lizenzen, Monatsabrechnung. Laufen sie über E-Mail und Zuruf, hängt das Ergebnis davon ab, wer gerade daran denkt. Ein Workflow macht sichtbar, wo ein Vorgang steht, und sorgt dafür, dass kein Schritt fehlt.

Zugleich bauen IT-Dienstleister Workflows als Leistung für ihre Kunden, etwa auf Basis der Microsoft Power Platform. Sinnvoll ist, mit wenigen, häufigen Abläufen zu beginnen und sie vor der Automatisierung zu vereinfachen. Ein umständlicher Ablauf wird durch Software nur schneller umständlich.

Beispiel

Ein Systemhaus richtet für seine Kunden 25 neue Arbeitsplätze im Monat ein. Bisher koordiniert die Technik jeden Fall per E-Mail: Konto anlegen, Lizenz zuweisen, Hardware bestellen, Übergabe planen, zusammen rund 90 Minuten.

Mit einem Workflow startet ein Formular des Kunden alle Schritte, Aufgaben gehen automatisch an die Zuständigen, und der Koordinationsaufwand sinkt auf 30 Minuten. Das spart 25 Stunden im Monat und 300 Stunden im Jahr.