Digitalisierung
Digitalisierung bezeichnet die Umstellung analoger Informationen und manueller Abläufe auf digitale Daten und softwaregestützte Prozesse. In Unternehmen steht sie dafür, dass Daten einmal erfasst werden und ohne Papier, Medienbrüche und Abtippen durch Vertrieb, Projekt und Buchhaltung laufen.
Was dahinter steckt
Im Deutschen deckt Digitalisierung mehrere Stufen ab, die im Englischen getrennte Begriffe haben:
| Stufe | Was passiert | Beispiel |
|---|---|---|
| Digitization (Informationen digitalisieren) | Analoges wird in digitale Form gebracht | Papierbeleg wird eingescannt |
| Digitalization (Prozesse digitalisieren) | Abläufe laufen durchgängig in Software | Rechnung kommt als E-Rechnung, wird automatisch erkannt und zur Freigabe geleitet |
| Digital Transformation (digitale Transformation) | Geschäftsmodell und Organisation ändern sich | Systemhaus verkauft Betrieb im Abo statt einzelner Einsätze |
Ein eingescanntes PDF, das danach abgetippt wird, ist noch keine Prozessdigitalisierung. Der Nutzen entsteht erst, wenn Daten strukturiert vorliegen und Systeme sie ohne Medienbruch weitergeben. Dafür braucht es gemeinsame Datenbasen, Schnittstellen und klar beschriebene Abläufe.
Zusätzlichen Druck machen gesetzliche Vorgaben, in Deutschland etwa die E-Rechnung zwischen Unternehmen (Empfang seit 2025, Ausstellung schrittweise bis 2028) und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
IT-Dienstleister digitalisieren täglich die Prozesse ihrer Kunden, die eigenen bleiben dabei oft zurück. Zeiten stehen in Tabellen, Verträge in Ordnern, Abrechnungen entstehen am Monatsende aus mehreren Quellen. Das kostet Stunden, die niemand bezahlt, und macht Kennzahlen wie Auslastung oder Marge je Kunde schwer greifbar.
Ein häufiger Fehler ist, Werkzeuge einzuführen, bevor der Ablauf geklärt ist. Wer zuerst festlegt, wer was wann erfasst und freigibt, und erst dann die Software wählt, spart Nacharbeit. Ebenso wichtig ist, dass das Team den neuen Ablauf versteht und mitträgt, sonst laufen Tabellen neben dem System weiter.
Beispiel
Ein IT-Dienstleister erhält 300 Eingangsrechnungen im Monat. Von Hand erfasst, geprüft und gebucht braucht jede rund 6 Minuten, zusammen 30 Stunden. Kommen die Rechnungen als E-Rechnung an, werden sie automatisch eingelesen und nur noch geprüft und freigegeben. Der Aufwand sinkt auf 1,5 Minuten je Rechnung, also 7,5 Stunden.
Das spart 22,5 Stunden im Monat und 270 Stunden im Jahr. Zugleich sinkt das Risiko, Skontofristen zu verpassen, weil Rechnungen schneller zur Freigabe kommen.
So unterstützt timo365
Für IT-Dienstleister verbindet die Plattform timo365 die Bausteine ERP, HR und DMS über Schnittstellen, statt weitere Insellösungen zu schaffen. Erfasste Zeiten aus timo365 HR gehen ohne Abtippen ins ERP, Rechnungen gehen als E-Rechnung hinaus, Buchungsdaten über DATEV oder BMD an die Steuerberatung. In der Premium-Variante legt timo365 DMS projektbezogene E-Mails automatisch im Projekt ab.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation?
Digitalisierung macht bestehende Abläufe digital, der Ablauf selbst bleibt im Kern gleich. Digitale Transformation verändert, wie ein Unternehmen arbeitet und Geld verdient, etwa durch neue Dienstleistungen im Abonnement. Die Transformation setzt in der Regel digitalisierte Prozesse voraus.
Womit sollten IT-Dienstleister bei der Digitalisierung eigener Prozesse anfangen?
Den größten Hebel hat in der Regel der Weg von der erfassten Stunde bis zur Rechnung, weil dort Umsatz verloren geht. Danach folgen Verträge mit wiederkehrender Abrechnung und die Ablage von Dokumenten und E-Mails im Projekt. Sinnvoll ist, einen Prozess vollständig umzustellen, statt viele nur halb.
Stand: 05.11.2026