E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist die vollständige, unveränderbare und auffindbare Aufbewahrung von E-Mails samt Anhängen über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Sie ist von der E-Mail-Ablage zu unterscheiden, die Mails für die tägliche Arbeit ordnet, und betrifft vor allem E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Beleg gelten.

Was dahinter steckt

Aufbewahrungspflichtig ist nicht jede E-Mail, sondern ihr Inhalt. Nach § 147 AO und, für Kaufleute, § 257 HGB gilt:

E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder abwickeln, etwa Angebot, Auftrag oder Reklamation, sind Handels- oder Geschäftsbriefe: sechs Jahre, empfangene wie versendete.
Dient eine E-Mail als Buchungsbeleg, gelten seit 2025 acht Jahre, vorher zehn.
Transportiert sie nur eine Rechnung im Anhang, ist die Rechnung aufzubewahren, die Mail selbst gilt wie ein Briefumschlag.
Newsletter, Werbung und Spam sind nicht aufbewahrungspflichtig.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Mail empfangen oder versendet wurde. Aufbewahrt wird elektronisch, im empfangenen oder einem nach GoBD zulässig umgewandelten Format, lesbar und maschinell auswertbar über die gesamte Frist. Für Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist der Umfang der Pflicht nicht eindeutig geklärt, Aufbewahren bleibt ratsam.

Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist

Angebote, Nachträge, Freigaben und Change Requests laufen in beiden Branchen überwiegend per E-Mail. Eine projektbezogene Ablage macht sie für das Team auffindbar, ist aber nicht automatisch ein Archiv. Dafür braucht es Löschschutz über die Frist, Protokolle und eine Verfahrensdokumentation.

Zugleich verlangt die DSGVO, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern. Ein Archiv braucht also auch Löschregeln.

Beispiel

Ein IT-Dienstleister erhält am 20. November 2026 per E-Mail die Freigabe eines Change Requests. Als Geschäftsbrief ist die Mail ab dem 31. Dezember 2026 sechs Jahre aufzubewahren, also mindestens bis Ende 2032. Die Rechnung dazu geht im Januar 2027 hinaus, als Buchungsbeleg läuft ihre Frist ab Ende 2027 acht Jahre, bis Ende 2035.

Liegt die Freigabe nur im Postfach der Projektleitung, ist sie nach einem Austritt und der Löschung des Postfachs weg, lange bevor die Frist endet.

Ausführlich: Automatisiertes E-Mail-Ablagesystem: klare Ordnung im Projekt

So unterstützen ingo365 und timo365

Projektbezogene E-Mails samt Anhängen speichern ingo365 DMS und timo365 DMS in SharePoint im Microsoft-365-Tenant des Kunden. Das geht per Drag & Drop aus Outlook oder automatisch über die Projektnummer im Betreff, Letzteres bei beiden Produkten in der Premium-Variante. Die Mails stehen danach allen berechtigten Projektbeteiligten zur Verfügung, statt in persönlichen Postfächern zu liegen. Für eine revisionssichere Archivierung nach GoBD braucht es zusätzlich eigene Aufbewahrungsregeln, die Ablage im DMS ersetzt sie nicht.

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Häufige Fragen

Ist der Archiv-Ordner in Outlook eine E-Mail-Archivierung?

Nein. Die Schaltfläche Archivieren verschiebt Mails nur in den Ordner Archiv, dort lassen sie sich weiter löschen und verschieben. Für die gesetzliche Aufbewahrung braucht es Löschschutz über die ganze Frist, in Microsoft 365 etwa über Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview, oder ein eigenes Archivsystem.

Wie lange müssen E-Mails in Österreich und der Schweiz aufbewahrt werden?

In Österreich bewahren rechnungslegungspflichtige Unternehmen empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten nach § 212 UGB sieben Jahre auf, steuerlich sieht § 132 BAO für relevante Geschäftspapiere ebenfalls sieben Jahre vor. In der Schweiz verlangt das Obligationenrecht seit 2013 keine Aufbewahrung von Korrespondenz ohne Belegfunktion mehr, mit Belegfunktion gelten nach Art. 958f OR zehn Jahre. Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen müssen Geschäftspapiere zudem nach dem Mehrwertsteuergesetz bis zur Verjährung der Steuerforderung aufbewahren, ob das E-Mails einschließt, ist nicht abschließend geklärt.

Stand: 05.11.2026