ERP (ERP-System)
ERP (Enterprise Resource Planning) bezeichnet die Planung und Steuerung der Ressourcen eines Unternehmens, ein ERP-System ist die Software dafür mit gemeinsamer Datenbasis für Vertrieb, Projekte, Einkauf, Finanzen und Personal. In der Praxis steht ERP für ein zentrales System, in dem jeder Vorgang nur einmal erfasst wird.
Was dahinter steckt
ERP und ERP-System meinen im Alltag dasselbe: die Software, die kaufmännische Abläufe von der Anfrage bis zur Buchung abbildet. Dazu gehören je nach Branche:
- Finanzbuchhaltung
- Vertrieb und CRM
- Projekte und Verträge
- Einkauf und Lager
- Personaldaten
Der Kern ist die gemeinsame Datenbasis. Ein Angebot wird zum Auftrag, der Auftrag zur Rechnung, die Rechnung zum offenen Posten in der Buchhaltung, ohne dass jemand Daten zwischen Programmen überträgt.
Wird ein Standardsystem für eine bestimmte Branche erweitert, spricht man von einer Branchenlösung. Betrieben wird ein ERP-System entweder als Cloud-ERP beim Anbieter, meist im SaaS-Modell, oder on-premise auf eigenen Servern.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
Ein IT-Dienstleister verdient an Stunden, Verträgen und Lizenzen gleichzeitig. Ein Standard-ERP für Handel und Produktion denkt dagegen in Artikeln und Lagerbeständen. Entscheidend ist deshalb, ob das System Abrechnung nach Aufwand, Pauschalen, Stundenkontingente und wiederkehrende Leistungen beherrscht und erfasste Zeiten ohne Umweg in Rechnungen übernimmt. Wer Ticketsystem, Zeiterfassung, Excel und Buchhaltung getrennt führt, merkt das an Stunden, die nie abgerechnet werden.
Beispiel
Ein IT-Dienstleister erhält einen Auftrag über 120 Stunden zu 150 €, also 18.000 €. Im ersten Monat erfasst das Team 46 Stunden, davon gibt die Projektleitung 44 als abrechenbar frei, 2 Stunden laufen als Kulanz.
Die Rechnung lautet auf 6.600 € netto, mit 19 % deutscher Umsatzsteuer 7.854 € (in Österreich mit 20 % 7.920 €), und steht sofort als offener Posten in der Buchhaltung. Offen sind noch 11.400 € Auftragswert, aber nur 74 der 120 Stunden, weil auch die 2 Kulanzstunden das Stundenbudget verbrauchen. Beides ist ohne Nebenrechnung sichtbar.
Ausführlich: Integrierte Unternehmenssoftware: Was das ist und was sie kann
So unterstützt timo365
timo365 ERP ist das ERP-System von newvision für IT-Dienstleister auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central, mit den Bereichen Project, CRM, Contract und Finance samt vollintegrierter Finanzbuchhaltung. Projekte lassen sich nach Aufwand, als Pauschale, über Stundenkontingente oder als wiederkehrende Leistung abrechnen, die Monatsabrechnung bündelt das Projektleiter-Cockpit. Für Planungsbüros gibt es auf derselben Basis ingo365 ERP mit integrierter Honorarberechnung nach HOAI. Beide ERP-Systeme bilden mit HR und DMS jeweils eine eigene Plattform.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Ist SAP dasselbe wie ERP?
Nein: ERP bezeichnet die Softwarekategorie, SAP ist ein Hersteller solcher Systeme. Weil SAP sehr verbreitet ist, wird der Name im Alltag oft gleichbedeutend verwendet. Es gibt aber viele weitere ERP-Systeme, etwa Microsoft Dynamics 365 Business Central und die darauf aufbauenden Branchenlösungen.
Ab welcher Größe lohnt sich ein ERP-System?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Ein ERP-System lohnt sich, sobald Angebote, Zeiten, Rechnungen und Buchhaltung in mehreren Programmen gepflegt und Daten regelmäßig von Hand übertragen werden. Bei Dienstleistern ist das oft ab einigen Dutzend Mitarbeitenden der Fall, bei vielen Projekten oder Verträgen auch früher.
Stand: 05.11.2026