Fahrtkostenabrechnung
Die Fahrtkostenabrechnung erfasst die Kosten beruflicher Fahrten und erstattet sie nach tatsächlichen Kosten oder nach Kilometerpauschale. Bei Fahrten mit dem Privatfahrzeug kommt es auf drei Angaben an: gefahrene Strecke, Anlass und Kilometersatz.
Was dahinter steckt
Fahrtkosten sind der Teil der Reisekosten, der für die Fortbewegung anfällt, neben Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten. Abgerechnet werden Fahrten zu Kunden, Baustellen, Schulungen oder anderen Standorten. Bei Bahn, Flug, Taxi oder Mietwagen gilt der Beleg. Bei Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug wird meist eine Pauschale je gefahrenem Kilometer erstattet. Die steuerlich anerkannten Sätze für den Pkw im Jahr 2026:
| Land | Satz je Kilometer | Hinweis |
|---|---|---|
| Deutschland | 0,30 € | andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 € |
| Österreich | 0,50 € (amtliches Kilometergeld) | steuerfrei bis 30.000 Kilometer im Kalenderjahr, mit Fahrtenbuch oder anderem Nachweis |
| Schweiz | bis 0,75 Franken | Ansatz seit 1. Januar 2026, Grundlage ist das Spesenreglement |
Nicht zu verwechseln: Die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist keine Dienstreise. In Deutschland gilt dafür die Entfernungspauschale, seit 2026 einheitlich 0,38 € je Kilometer der einfachen Strecke ab dem ersten Kilometer. Sie gehört in die Steuererklärung der Beschäftigten, nicht in die Fahrtkostenabrechnung des Arbeitgebers.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
Vor-Ort-Einsätze sind bei IT-Dienstleistern Alltag, oft mehrere kurze Fahrten am Tag. Ohne saubere Erfassung schätzen Mitarbeitende die Kilometer am Monatsende, und die Fahrten lassen sich keinem Kunden mehr zuordnen. Viele Wartungs- und Serviceverträge regeln Anfahrtspauschalen oder Kilometergeld gesondert. Was nicht erfasst ist, kann nicht weiterberechnet werden.
Beispiel
Eine Servicetechnikerin fährt an einem Tag mit dem eigenen Pkw drei Einsätze an, mit 46, 120 und 88 gefahrenen Kilometern, zusammen 254 Kilometer. In Deutschland erstattet der Arbeitgeber dafür 76,20 € steuerfrei, in Österreich ergäbe dieselbe Strecke mit dem amtlichen Kilometergeld 127 €.
Berechnet der IT-Dienstleister seinen Kunden 0,60 € je Kilometer, stellt er für die drei Einsätze 27,60 €, 72,00 € und 52,80 € in Rechnung.
So unterstützt timo365
Im Zusatzmodul Ausgaben und Reisekosten von timo365 HR gibt es für Fahrten mit dem Privatfahrzeug eine eigene Kilometerpauschale. Mitarbeitende geben Start und Ziel ein, die Entfernung wird automatisch berechnet und lässt sich bei Umwegen oder Stau von Hand anpassen. Der berechnete Wert dient als Plausibilitätsprüfung, manuell geänderte Strecken werden für die Genehmigung markiert. Wie jede Ausgabe lässt sich die Fahrt einem Projekt und Unterprojekt zuordnen.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Wie viel Kilometergeld gibt es 2026 für Dienstfahrten?
In Deutschland darf der Arbeitgeber für Dienstreisen mit dem eigenen Pkw 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten. In Österreich beträgt das amtliche Kilometergeld 0,50 € je Kilometer, steuerfrei für bis zu 30.000 Kilometer im Jahr. In der Schweiz legt das Spesenreglement den Satz fest, die Steuerverwaltung setzt seit 2026 für Autos 0,75 Franken je Kilometer an.
Gilt die Kilometerpauschale auch für den Weg zur Arbeit?
Nein. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt in Deutschland die Entfernungspauschale, seit 2026 0,38 € je Kilometer der einfachen Strecke, abgesetzt über die Einkommensteuererklärung. Der Arbeitgeber kann zusätzlich zum Lohn einen Fahrtkostenzuschuss zahlen und bis zur Höhe der Entfernungspauschale mit 15 % pauschal versteuern, der Zuschuss mindert dann die abziehbaren Werbungskosten.
Stand: 05.11.2026