Spesenabrechnung
Die Spesenabrechnung ist der Vorgang, mit dem Mitarbeitende beruflich verauslagte Kosten mit Belegen einreichen und vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Sie umfasst Erfassung, Prüfung, Genehmigung, Auszahlung und die Übergabe an Buchhaltung oder Lohnabrechnung.
Was dahinter steckt
Spesen ist der Sammelbegriff für Auslagen im Dienst: Reisekosten, Parkgebühren, Bewirtung, Fachliteratur oder kleine Einkäufe. In Deutschland ist der Begriff umgangssprachlich, steuerlich wird nach Reisekosten, Bewirtung und Auslagenersatz unterschieden. In der Schweiz ist Spesen der übliche Fachbegriff. Eine Spesenabrechnung durchläuft fünf Schritte:
- Beleg erfassen und einer Kategorie zuordnen
- Kostenstelle oder Projekt angeben
- Prüfung durch Vorgesetzte oder Buchhaltung gegen die Ausgabenrichtlinie
- Erstattung per Überweisung oder mit dem nächsten Gehalt
- Buchung, bei einer ordnungsgemäßen Rechnung mit Vorsteuerabzug
Die Ausgabenrichtlinie legt fest, welche Kosten erstattet werden und bis zu welcher Höhe. Pauschalen für Verpflegung oder Kilometer brauchen keinen Kostenbeleg, wohl aber einen Nachweis der Reise. In der Schweiz lassen viele Unternehmen ihr Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen, vor allem wenn es Pauschalspesen vorsieht.
In Deutschland müssen auch digital eingereichte Belege den GoBD entsprechen, also nachvollziehbar und prüfbar abgelegt sein, als Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre lang. Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben einfache Belege. Größere Rechnungen an das Unternehmen, etwa vom Hotel, kommen ab 2027 von Ausstellern mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 von allen als E-Rechnung. Aufbewahrt wird dann die strukturierte Datei selbst.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
Bei IT-Dienstleistern fallen viele kleine Belege an: Parkhaus beim Kunden, Kleinmaterial für einen Einsatz, Bahnticket zum Workshop. Jeder Beleg ist einzeln wenig wert, zusammen aber viel Prüfaufwand. Fehlt die Projektzuordnung, landen weiterberechenbare Auslagen in den Gemeinkosten. Und lange Erstattungszeiten ärgern Mitarbeitende, die in Vorleistung gegangen sind.
Beispiel
Ein Systemhaus mit 20 Mitarbeitenden im Außeneinsatz erhält im Monat rund 160 Belege, im Schnitt acht je Person. Prüft die Buchhaltung jeden Beleg von Hand in vier Minuten, sind das 640 Minuten, also gut zehneinhalb Stunden im Monat. Sind Betrag, Datum und Steuersatz beim Eingang schon ausgelesen und dauert die Prüfung nur noch zwei Minuten, halbiert sich der Aufwand auf 320 Minuten.
So unterstützt timo365
Im Zusatzmodul Ausgaben und Reisekosten von timo365 HR laden Mitarbeitende Belege hoch und ordnen sie einem Projekt und Unterprojekt zu. Kategorie, Datum, Betrag, Steuersatz und Anbieter werden ausgelesen und bleiben editierbar. Vorgesetzte genehmigen einzeln oder gesammelt oder fordern mit Begründung Änderungen an, Richtlinien je Ausgabenart zeigen Überschreitungen direkt an. Erstattet wird als Zulage über die Gehaltsabrechnung oder per SEPA-Sammeldatei für das Online-Banking.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was gehört in eine Spesenabrechnung?
Name, Zeitraum, Anlass und Ziel der Reise oder Ausgabe sowie jeder Betrag mit Beleg, bei Pauschalen Beginn und Ende der Abwesenheit oder die gefahrenen Kilometer. Dazu gehören Projekt oder Kostenstelle, damit weiterberechenbare Auslagen nicht in den Gemeinkosten landen. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular gibt es nicht.
Wie werden Spesen in der Schweiz abgerechnet?
Grundlage ist das Spesenreglement des Arbeitgebers. Es legt fest, welche Kosten effektiv gegen Beleg und welche pauschal vergütet werden. Pauschalspesen, etwa für Kleinauslagen leitender Mitarbeitender, setzen in der Regel ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement voraus.
Stand: 05.11.2026