Stundensatzkalkulation
Die Stundensatzkalkulation ermittelt, welchen Betrag ein Büro je produktiver Projektstunde mindestens verlangen muss, um Personal- und Gemeinkosten zu decken und einen Gewinn zu erzielen. In der Praxis ist der so berechnete Satz die Basis für Angebote nach Zeitaufwand und für die Prüfung, ob ein Pauschal- oder HOAI-Honorar wirtschaftlich ist.
Was dahinter steckt
Die Grundformel lautet: Stundensatz gleich Personalkosten plus Gemeinkosten plus Gewinnzuschlag, geteilt durch die produktiven Stunden. Die Rechnung läuft in vier Schritten:
- Kosten sammeln: Gehälter mit Arbeitgeberanteilen sowie alle Gemeinkosten wie Miete, Software, Versicherungen, Fahrzeuge und Weiterbildung
- Produktive Stunden ermitteln: Jahresarbeitszeit abzüglich Urlaub, Feiertagen und Krankheit, davon nur der Anteil, der auf Projekte gebucht wird
- Selbstkostensatz rechnen: Gesamtkosten geteilt durch produktive Stunden
- Gewinn aufschlagen: ergibt den Verrechnungssatz für Angebote
Ein Kontrollwert ist der Gemeinkostenfaktor. Er gibt an, mit welchem Faktor der Stundenlohn der Projektmitarbeitenden multipliziert werden muss, damit alle Gemeinkosten gedeckt sind. Laut Mitgliederbefragung 2025 von AHO, BAK, VBI und BIngK liegt er im Mittel bei 2,1.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Der häufigste Fehler liegt im Nenner. Wer die Kosten auf alle verfügbaren Stunden verteilt statt nur auf die produktiven, rechnet den Satz zu niedrig und verliert in jedem Projekt Geld, ohne es zu merken. Ein sauber kalkulierter Satz ist außerdem die Grundlage, um Honorare in Soll-Stunden umzurechnen und Projekte zu budgetieren.
Beispiel
Ein Büro mit 10 Mitarbeitenden hat Personalkosten von 720.000 € und Gemeinkosten von 460.000 € im Jahr. Je Person ergeben 250 Arbeitstage zu 8 Stunden 2.000 Stunden. Nach 30 Tagen Urlaub und 20 Tagen Krankheit und sonstigen Ausfällen bleiben 1.600 verfügbare Stunden, davon werden 78 % auf Projekte gebucht.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Gesamtkosten | 720.000 € + 460.000 € | 1.180.000 € |
| Produktive Stunden | 10 × 1.600 × 0,78 | 12.480 Stunden |
| Selbstkostensatz | 1.180.000 € ÷ 12.480 | 94,55 € |
| Verrechnungssatz mit 15 % Gewinnaufschlag | 94,55 € × 1,15 | 108,73 € |
Bei 45 € Personalkosten je verfügbarer Stunde (720.000 € ÷ 16.000) entspricht das einem Gemeinkostenfaktor von 2,1, also dem Branchenmittel. Hätte das Büro die Kosten auf alle 16.000 verfügbaren Stunden verteilt, käme es auf 73,75 € Selbstkosten und würde jede Projektstunde um rund 21 € zu billig anbieten.
So unterstützt ingo365
Das Ergebnis der Stundensatzkalkulation wird in ingo365 ERP als interner Stundensatz je Person oder Personengruppe hinterlegt, etwa für Projektleitung, Diplomingenieure oder Technische Zeichner. Dazu kommt ein externer Satz für den Erlös. Mit diesen Sätzen rechnet der Honorarkalkulator ein Honorar in Soll-Stunden je Leistungsphase um und zeigt so, wie viele Stunden das Honorar trägt.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Welche Stunden zählen als produktiv?
Produktiv sind alle Stunden, die einem Projekt zugeordnet und durch das Honorar gedeckt sind. Akquise, Verwaltung, interne Besprechungen und Weiterbildung zählen nicht dazu, ihre Kosten stecken als Gemeinkosten im Stundensatz.
Wird der Stundensatz in Österreich und der Schweiz genauso berechnet?
Die Methode ist dieselbe: Kosten geteilt durch produktive Stunden, plus Gewinn. Unterschiede liegen in den Lohnnebenkosten, der Zahl der Feiertage und den üblichen Wochenarbeitszeiten, die in die Jahresstunden einfließen. Für die Honorare selbst orientieren sich Büros in Österreich häufig an den LM.VM, in der Schweiz an den SIA-Ordnungen.
Stand: 05.11.2026