Vorkalkulation
Die Vorkalkulation ermittelt vor Abgabe eines Angebots, welcher Aufwand und welche Kosten für einen Auftrag voraussichtlich anfallen, und leitet daraus den Preis oder dessen Untergrenze ab. Für Planungsbüros zeigt sie, ob ein Honorar den geschätzten Stundenaufwand deckt, bevor das Angebot verbindlich wird.
Was dahinter steckt
Die Vorkalkulation ist die erste von drei Stufen der Projektkalkulation:
| Stufe | Zeitpunkt | Frage |
|---|---|---|
| Vorkalkulation | vor dem Angebot | Was wird der Auftrag kosten, und reicht der Preis? |
| Mitlaufende Kalkulation | während des Projekts | Hält der Plan? |
| Nachkalkulation | nach Projektende | Was hat der Auftrag tatsächlich gekostet? |
Im Planungsbüro läuft sie in drei Schritten. Zuerst wird der Aufwand je Leistungsphase oder Arbeitspaket in Stunden geschätzt, getrennt nach Rollen wie Projektleitung, Fachplanung und Zeichnen. Dann werden die Stunden mit internen Stundensätzen bewertet und Fremdleistungen wie Gutachten oder Vermessung addiert. Zum Schluss wird das Ergebnis dem Honorar gegenübergestellt, das nach HOAI, LM.VM oder SIA berechnet oder frei vereinbart ist.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Laut Mitgliederbefragung 2025 der deutschen Planerverbände rechnet nur gut die Hälfte der Büros nach HOAI ab, bei Ingenieurbüros sind es 47,7 %. Wo das Honorar frei vereinbart wird, fehlt ohne Vorkalkulation eine belastbare Preisgrundlage. Sie zeigt auch, wo ein Auftrag riskant ist: viele Beteiligte, unklare Bauherrenwünsche, ein knapper Terminplan. Diese Risiken lassen sich im Angebot einpreisen oder als Annahme festhalten.
Beispiel
Für ein Angebot zur TGA-Planung ergibt die Honorarberechnung 72.000 € netto. Die Vorkalkulation schätzt 760 Stunden zu durchschnittlich 82 € internen Kosten je Stunde und 3.500 € für eine extern vergebene thermische Gebäudesimulation.
- Interne Kosten: 760 × 82 € = 62.320 €
- Selbstkosten mit Fremdleistung: 65.820 €
- Überschuss: 72.000 € minus 65.820 € = 6.180 €, also 8,6 % vom Honorar
Das Büro strebt 15 % an. Dafür dürften die Selbstkosten höchstens 61.200 € betragen, die internen Stunden also höchstens rund 703. Es muss entweder 57 Stunden einsparen oder ein Honorar von etwa 77.400 € verhandeln.
So unterstützt ingo365
In ingo365 ERP plant das Büro im Projektangebot je Phase ein Stundenbudget sowie interne und externe Kosten, etwa für Fachplaner oder Vermessung. Ändert es Stunden oder Stundensätze einer Position, rechnet ingo365 das Budget sofort neu. Bewährte Strukturen werden als Angebotsvorlage gespeichert und für neue Angebote wiederverwendet.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Vorwärts- und Rückwärtskalkulation?
Die Vorwärtskalkulation rechnet von den Selbstkosten über Zuschläge für Risiko und Gewinn zum Angebotspreis. Die Rückwärtskalkulation geht von einem vorgegebenen Preis aus, etwa dem HOAI-Honorar, und ermittelt, wie hoch Kosten und Stunden höchstens sein dürfen. Im Planungsbüro ist sie häufig der Normalfall, weil das Honorar feststeht, bevor der Aufwand geplant wird.
Braucht man eine Vorkalkulation, wenn das Honorar nach HOAI berechnet wird?
Ja. Die HOAI bestimmt das Honorar über anrechenbare Kosten, Honorarzone und Leistungsphasen, nicht über den tatsächlichen Aufwand des Büros. Erst die Vorkalkulation zeigt, ob das so berechnete Honorar die eigenen Kosten deckt.
Stand: 05.11.2026