Subunternehmermanagement

Subunternehmermanagement ist die Steuerung externer Unternehmen, die im Auftrag eines Hauptauftragnehmers Teilleistungen eines Projekts erbringen, von der Beauftragung über Budget und Fortschritt bis zur Rechnungsprüfung. Im Planungsbüro betrifft es vor allem Subplaner, deren Kosten und Leistungen in die eigene Projektkalkulation einfließen.

Was dahinter steckt

Ein Subunternehmer, auch Nachunternehmer genannt, erbringt einen abgegrenzten Teil der Leistung, die ein anderes Unternehmen seinem Auftraggeber schuldet. Einen Vertrag hat er nur mit diesem Hauptauftragnehmer, gegenüber dem Bauherrn bleibt der Hauptauftragnehmer für die gesamte Leistung verantwortlich. Im Planungsbüro sind das meist Subplaner für Tragwerk, TGA oder Bauphysik, dazu Vermessung, Gutachten oder freie Mitarbeitende.

Das Management umfasst:

Abgrenzung der Leistung im Vertrag mit dem Subplaner
externe Kosten im Projektbudget, geplant je Phase
Kontrolle von Fortschritt und Rechnungen
Umgang mit Nachträgen
bei freien Mitarbeitenden in Deutschland die Frage der Scheinselbstständigkeit, die ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung klären kann (§ 7a SGB IV)

Warum das für Planungsbüros wichtig ist

Übernimmt ein Büro als Generalplaner die Gesamtplanung, fließt ein Teil des Honorars an Subplaner. Die eigene Marge ist die Differenz. Werden Rechnungen der Subplaner nicht dem Projekt zugeordnet, zeigt das Controlling Gewinn, wo keiner ist.

Beispiel

Ein Generalplaner erhält für die Tragwerksplanung eines Bürogebäudes 60.000 € Honorar und vergibt sie für 48.000 € weiter. Der Deckungsbeitrag liegt bei 12.000 €, also 20 %.

Der Subplaner verlangt später einen Nachtrag über 6.000 €, der Bauherr erkennt nur 4.000 € an. Bei 64.000 € Erlös und 54.000 € Kosten sinkt der Deckungsbeitrag auf 10.000 € oder 15,6 %. Wer externe Kosten je Phase führt, sieht das beim Nachtrag und nicht erst in der Schlussrechnung.

Ausführlich: Was im Subunternehmer-Management zu beachten ist

So unterstützt ingo365

In ingo365 ERP werden Subunternehmer als Kontakte mit Geschäftsbeziehung, also als Kreditoren, geführt. Im Projektangebot lassen sich ihre Leistungen als externe Kosten je Phase einplanen, getrennt von internen Kosten und Erlös. Rechnungen von Subunternehmern gehen über das Outlook-Add-in oder ein zentrales Rechnungspostfach in die eingehenden Belege und werden dort mit Projektbezug geprüft und freigegeben.

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Häufige Fragen

Sind Nachunternehmer und Unterauftragnehmer das Gleiche?

Im Kern ja. Subunternehmer, Nachunternehmer und Unterauftragnehmer meinen dasselbe Verhältnis, die VOB/B spricht von Nachunternehmern (§ 4 Abs. 8), das Vergaberecht von Unterauftragnehmern (§ 36 VgV). In Vergabeverfahren kann der Auftraggeber verlangen, dass Bieter die weitervergebenen Teile und, wenn zumutbar, die vorgesehenen Unterauftragnehmer benennen.

Wie belasten Subunternehmer die Liquidität eines Planungsbüros?

Zahlt ein Büro Abschläge an Subplaner, bevor es selbst Abschläge vom Bauherrn erhält, finanziert es deren Leistung vor. Abschlagsvereinbarungen, die zeitlich zum eigenen Zahlungsplan passen, und die Prüfung jeder Subplaner-Rechnung gegen den Leistungsstand verringern dieses Risiko.

Stand: 05.11.2026