Projektcontrolling
Projektcontrolling ist die laufende Planung, Überwachung und Steuerung von Kosten, Stunden, Terminen und Leistungsstand eines Projekts. Es vergleicht Soll und Ist schon während der Laufzeit, damit Abweichungen auffallen, solange sich noch gegensteuern lässt.
Was dahinter steckt
Projektcontrolling begleitet ein Projekt vom Auftrag bis zur Schlussrechnung. Grundlage ist ein Budget, das bei Auftragserteilung festgelegt und meist nach Phasen gegliedert wird. Während der Laufzeit werden vier Größen beobachtet:
| Größe | Soll | Ist |
|---|---|---|
| Stunden | geplante Stunden je Phase | erfasste Stunden |
| Kosten | Stunden zum Kostensatz plus Fremdleistungen | gebuchte Kosten |
| Leistungsstand | geplanter Fortschritt zum Stichtag | tatsächlicher Fertigstellungsgrad |
| Abrechnung | abrechenbarer Betrag | gestellte Rechnungen |
Aussagekräftig ist vor allem das Verhältnis von Leistungsstand zu Verbrauch. Ein Projekt, das 60 % des Budgets verbraucht hat, liegt nur dann im Plan, wenn auch rund 60 % der Leistung erbracht sind. Methodisch heißt dieser Abgleich Earned-Value-Analyse.
Dazu kommt eine Prognose: Wie viele Stunden braucht der Rest noch? Leistungen außerhalb des Auftrags sollten dabei früh auffallen, damit sie als Nachtrag gestellt werden, statt still im Budget zu verschwinden.
Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist
Bei Pauschalhonoraren und Festpreisen schlagen Mehrstunden direkt auf die Marge durch. Planungsbüros sehen über die Leistungsphasen, wo die Stunden über dem Honoraranteil liegen. IT-Dienstleister sehen, welches Arbeitspaket aus dem Rahmen läuft. Ohne zeitnahe Zeiterfassung kommen diese Zahlen erst mit der Nachkalkulation, also zu spät zum Gegensteuern.
Beispiel
Ein IT-Dienstleister führt ein Migrationsprojekt mit 400 Stunden Budget. Nach acht Wochen sind 260 Stunden gebucht, also 65 % des Budgets. Die Projektleitung schätzt den Fertigstellungsgrad auf 50 %.
Hochgerechnet braucht das Projekt 520 Stunden, 120 mehr als geplant. Bei einem Stundensatz von 130 € entspricht das 15.600 € Leistung, die bei einem Festpreis niemand bezahlt, soweit der Mehraufwand nicht auf Änderungswünsche des Kunden zurückgeht und als Nachtrag berechnet werden kann.
Ausführlich: Wie Sie Auftragsverwaltung und Projektcontrolling verbessern
So unterstützen ingo365 und timo365
Am Projektauftrag in ingo365 ERP zeigen Infoboxen abrechenbares Budget, geplante interne und externe Kosten, gestellte Rechnungen und noch ungebuchte Zeit. Power-BI-Berichte zu Angeboten und Aufträgen reichen bis auf Plan- und Istkosten je Leistungsphase. In timo365 ERP sieht die Projektleitung auf der Projektauftragskarte Budget, bereits Abgerechnetes, geplante Kosten, Ist-Kosten und Sollzeit, auch ohne eigenes Reporting-Werkzeug.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Welche Kennzahlen gehören ins Projektcontrolling?
Mindestens Soll- und Ist-Stunden, Soll- und Ist-Kosten, der Fertigstellungsgrad und der abgerechnete Betrag je Phase. Daraus ergeben sich Budgetverbrauch, Restaufwand und voraussichtliche Marge. Weitere Kennzahlen helfen nur, wenn jemand sie regelmäßig ansieht.
Welche Maßnahmen gibt es im Projektcontrolling?
Zur Überwachung gehören Soll-Ist-Vergleich, Hochrechnung des Restaufwands und eine feste Abweichungsgrenze, ab der die Projektleitung handelt. Typische Gegenmaßnahmen sind ein Nachtrag für Leistungen außerhalb des Auftrags, eine andere Besetzung, verschobene Termine oder ein mit dem Auftraggeber verringerter Umfang.
Stand: 05.11.2026