Vergabeverfahren

Ein Vergabeverfahren ist das förmliche Verfahren, mit dem öffentliche Auftraggeber Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsaufträge im Wettbewerb an Unternehmen vergeben. Welche Verfahrensart gilt, hängt vor allem vom geschätzten Auftragswert und von der Art der Leistung ab.

Was dahinter steckt

Das Vergaberecht unterscheidet zwei Bereiche. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten GWB und VgV, für Bauleistungen zusätzlich die VOB/A Abschnitt 2. Darunter gelten nationale Regeln wie UVgO und VOB/A Abschnitt 1. Die Verfahrensarten oberhalb der Schwellenwerte nach § 119 GWB:

Verfahrensart	Kennzeichen
Offenes Verfahren	alle Interessierten können ein Angebot abgeben
Nicht offenes Verfahren	Teilnahmewettbewerb, danach Angebote nur von ausgewählten Bewerbern
Verhandlungsverfahren	Verhandlung über die Angebote, Regelfall für Architekten- und Ingenieurleistungen
Wettbewerblicher Dialog	Lösungen werden mit den Teilnehmenden im Dialog entwickelt
Innovationspartnerschaft	Entwicklung und Beschaffung neuer Leistungen

Unterhalb der Schwellenwerte heißen die Formen öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung und Verhandlungsvergabe, bei Bauleistungen freihändige Vergabe. Dazu kommt der Direktauftrag für kleine Beträge. Seit dem Vergabebeschleunigungsgesetz (1. Juli 2026) dürfen Bundesbehörden Liefer- und Dienstleistungen bis 50.000 € netto direkt vergeben, Länder und Kommunen setzen eigene Grenzen.

Der Ablauf folgt meist diesem Muster:

Auftragswert schätzen und Verfahrensart festlegen
Vergabeunterlagen erstellen und den Auftrag bekannt machen
Teilnahmeanträge oder Angebote fristgerecht entgegennehmen
Eignung prüfen und Angebote nach den bekannt gemachten Kriterien werten
nicht berücksichtigte Bieter informieren, Zuschlag erteilen und dokumentieren

Warum das für Planungsbüros wichtig ist

Planungsbüros sind Bieter und Berater zugleich. Als Bieter bewerben sie sich in Verhandlungsverfahren um Planungsaufträge und liefern Eignungsnachweise, Referenzen und ein Honorarangebot. Als Planer des Bauherrn bereiten sie in den Leistungsphasen 6 und 7 die Vergabe der Bauleistungen vor, prüfen Angebote, erstellen Vergabevorschläge und dokumentieren das Verfahren.

Fehler bei Fristen oder Wertung führen zu Rügen und oberhalb der Schwellenwerte zu Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer, die ein Projekt verzögern.

Beispiel

Ein Landkreis vergibt die Objektplanung für eine Berufsschule im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Von 14 Bewerbungen kommen 5 Büros in die Angebotsphase. Gewertet wird zu 70 % Qualität und zu 30 % Honorar, das günstigste Honorar erhält 100 Punkte.

Büro A erreicht 82 von 100 Qualitätspunkten bei 610.000 € Honorar, Büro B 74 Punkte bei 560.000 €. Für das Honorar bekommt Büro A 91,8 Punkte (560.000 geteilt durch 610.000, mal 100) und kommt insgesamt auf 84,9 Punkte. Büro B erreicht 81,8 Punkte und liegt trotz des niedrigeren Honorars zurück.

So unterstützt ingo365

Für die Angebotsphase eines Vergabeverfahrens legt das Büro Projektangebote in ingo365 ERP aus eigenen Vorlagen an, in denen Struktur, Leistungen und Texte hinterlegt sind. Je Angebot lässt sich eine Auftragswahrscheinlichkeit pflegen. Erhält das Büro den Zuschlag, entsteht aus dem Angebot per Klick der Projektauftrag mit derselben Struktur.

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Häufige Fragen

Was ändert sich 2026 im Vergaberecht?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue EU-Schwellenwerte, etwa 216.000 € für Liefer- und Dienstleistungen der meisten Auftraggeber und 5.404.000 € für Bauaufträge. Seit dem 1. Juli 2026 gilt das Vergabebeschleunigungsgesetz, das unter anderem Nachweispflichten verringert und Direktaufträge des Bundes bis 50.000 € erlaubt. Seit dem 8. September 2026 sind die neu gefassten Abschnitte 2 und 3 der VOB/A anzuwenden.

Welche Vergabeverfahren gibt es in Österreich und der Schweiz?

Österreich kennt nach dem Bundesvergabegesetz 2018 unter anderem offenes und nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren und Direktvergabe. Die Schweiz unterscheidet nach BöB und IVöB das offene, das selektive, das Einladungs- und das freihändige Verfahren. Welche Art zulässig ist, hängt in beiden Ländern vor allem vom Auftragswert ab.

Stand: 05.11.2026