Nachkalkulation
Die Nachkalkulation ermittelt nach Abschluss eines Projekts oder einer Phase die tatsächlich angefallenen Kosten und Stunden und stellt sie der Vorkalkulation und dem Erlös gegenüber. Sie zeigt, ob der Auftrag wirtschaftlich war, und liefert Erfahrungswerte für künftige Angebote.
Was dahinter steckt
Die Kalkulation eines Auftrags hat drei Zeitpunkte: die Vorkalkulation vor dem Angebot, die mitlaufende Kalkulation während der Ausführung und die Nachkalkulation am Ende. Nur die Nachkalkulation arbeitet mit vollständigen Ist-Daten. Sie beantwortet vier Fragen:
- Wie viele Stunden sind je Phase oder Arbeitspaket tatsächlich angefallen?
- Welche Fremdleistungen und Sachkosten kamen dazu?
- Welcher Erlös wurde erzielt, einschließlich Nachträgen und Kulanz?
- Wo lagen die größten Abweichungen, und warum?
Ergebnis sind erzielter Stundensatz, Deckungsbeitrag und Abweichung je Phase. Den Kern bildet die Ursachenanalyse: Lag es an der Schätzung, am Auftraggeber, an Planänderungen oder an der internen Organisation? Die Ergebnisse gehören in eine einfache Sammlung von Kennwerten je Projektart, etwa Stunden je Leistungsphase oder je Arbeitspaket. Daraus wächst mit der Zeit eine belastbare Grundlage für die Vorkalkulation.
Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist
Wer nicht nachkalkuliert, kalkuliert das nächste Angebot mit denselben Annahmen. Planungsbüros erkennen, welche Leistungsphasen oder Bauaufgaben regelmäßig mehr Stunden brauchen, als das Honorar hergibt. IT-Dienstleister sehen, welche Projektarten und Kunden zu Mehraufwand neigen, etwa Migrationen mit unklarer Datenlage. Voraussetzung ist, dass Stunden während des Projekts auf Phasen gebucht wurden, nicht nur auf das Projekt als Ganzes.
Beispiel
Ein Tragwerksplanungsbüro hat für die Leistungsphasen 1 bis 4 eines Bürogebäudes 280 Stunden kalkuliert und 300 gebucht:
| Leistungsphase | kalkuliert | gebucht | Abweichung |
|---|---|---|---|
| 1 und 2 | 60 h | 70 h | +16,7 % |
| 3 Entwurfsplanung | 75 h | 110 h | +46,7 % |
| 4 Genehmigungsplanung | 145 h | 120 h | -17,2 % |
| Summe | 280 h | 300 h | +7,1 % |
Insgesamt liegt das Projekt nur 20 Stunden über Plan. Die Nachkalkulation zeigt aber, dass die Entwurfsplanung 35 Stunden mehr brauchte und die Genehmigungsplanung 25 Stunden weniger. Wiederholt sich das Muster, verteilt das Büro die Stunden im nächsten Angebot anders.
So unterstützen ingo365 und timo365
Wird in ingo365 ERP aus einem Angebot ein Auftrag, friert die Software das Angebot ein. Die beauftragte Kalkulation bleibt so als Vergleichsbasis erhalten, auch wenn später Nachträge dazukommen. Für den Rückblick zeigen Power-BI-Berichte Plan- und Istkosten eines Auftrags bis auf die einzelne Leistungsphase. In timo365 ERP lassen sich erfasste Zeiten im Analysemodus von Business Central als Pivot-Tabelle auswerten, etwa die Dauer je Projektaufgabe und Ressource.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation schätzt vor dem Angebot, welche Stunden und Kosten ein Auftrag verursachen wird, und leitet daraus den Preis ab. Die Nachkalkulation vergleicht nach Abschluss diese Annahmen mit den tatsächlichen Werten. Erst beide zusammen zeigen, wie gut ein Unternehmen schätzt.
Wann sollte man nachkalkulieren?
Spätestens nach der Schlussrechnung, bei langen Projekten zusätzlich nach jeder größeren Phase. Dann sind die Ursachen von Abweichungen noch nachvollziehbar, weil sich die Beteiligten erinnern. Kleine Aufträge lassen sich gesammelt je Quartal auswerten.
Stand: 05.11.2026