ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das ein lesbares PDF/A-3-Dokument und die strukturierten Rechnungsdaten als XML in einer Datei verbindet. Ab Version 2.0.1 gilt es in Deutschland als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL, und lässt sich zugleich lesen und automatisch verarbeiten.
Was dahinter steckt
ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gepflegt und ist seit Version 2.0 inhaltlich identisch mit dem französischen Factur-X. In das PDF ist eine XML-Datei in der Syntax Cross Industry Invoice (CII) eingebettet. Für die Umsatzsteuer ist der XML-Teil maßgeblich, das PDF dient dem Lesen. Anders als die XRechnung bleibt eine ZUGFeRD-Rechnung so ohne Zusatzsoftware lesbar.
Stand Oktober 2026 ist die Version 2.5.2 vom August 2026 aktuell. Wie viele Daten die XML enthält, legt das Profil fest:
| Profil | Inhalt | E-Rechnung in Deutschland |
|---|---|---|
| MINIMUM | Kopfdaten und Gesamtbetrag, keine Positionen | nein, nur Buchungshilfe |
| BASIC WL | Buchungsdaten ohne Rechnungspositionen | nein, nur Buchungshilfe |
| BASIC | einfache Rechnungen mit Positionen | ja |
| EN 16931 (COMFORT) | bildet die europäische Norm vollständig ab | ja |
| EXTENDED | Erweiterung für komplexe Abrechnungen | ja |
| XRECHNUNG | Referenzprofil, bettet eine XRechnung in das PDF ein | ja |
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Gewerbliche private Auftraggeber stehen bei Architektur- und Ingenieurbüros für etwa ein Drittel der Gesamtleistung (Mitgliederbefragung 2025 von AHO, BAK, VBI und BIngK). Für Rechnungen an diese Kunden gilt die E-Rechnungspflicht zwischen inländischen Unternehmen. Empfangen können muss jedes Büro E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025.
Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen, maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung. Für Leistungen bis Ende 2026 sind noch Papierrechnungen erlaubt, PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € gilt das auch für Leistungen des Jahres 2027.
Wer eine Schlussrechnung für eine 2026 abgenommene Leistung erst 2027 stellt, ist mit einer E-Rechnung auf der sicheren Seite, denn nach dem Gesetzeswortlaut muss die Papierrechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt sein.
Beispiel
Ein Ingenieurbüro mit 1,4 Mio. € Umsatz im Jahr 2026 stellt einer Wohnungsbaugesellschaft im Februar 2027 eine Abschlagsrechnung über 18.000 € netto plus 3.420 € Umsatzsteuer, zusammen 21.420 €. Weil der Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, muss es eine E-Rechnung sein.
Als ZUGFeRD im Profil EN 16931 erhält die Buchhaltung des Kunden Beträge, Steuer und Bankverbindung als Daten, die Projektleitung sieht dieselbe Rechnung als PDF. Ein Büro mit 650.000 € Vorjahresumsatz dürfte dieselbe Rechnung noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als einfaches PDF senden.
So unterstützt ingo365
ingo365 ERP kann ZUGFeRD-Rechnungen im Standard senden und empfangen. Eingangsrechnungen von Subunternehmern und Lieferanten landen über ein zentrales Rechnungspostfach direkt in ingo365, die manuelle Zuordnung entfällt damit im Normalfall.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD Pflicht?
Nein, Pflicht ist in Deutschland zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung, und ZUGFeRD ist neben der XRechnung eines der zulässigen Formate. Als E-Rechnung gilt es ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL, für EU-konforme E-Rechnungen empfiehlt das FeRD das Profil EN 16931. In Österreich gibt es zwischen Unternehmen derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht.
Wie öffnet man eine ZUGFeRD-Rechnung?
Mit jedem PDF-Programm, denn der sichtbare Teil ist ein normales PDF. Die eingebettete XML-Datei steht im PDF als Dateianhang und wird von Buchhaltungs- und ERP-Programmen automatisch ausgelesen. Das Format selbst ist kostenfrei verfügbar.
Stand: 05.11.2026