Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung ist die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeitenden, in der Praxis meist mit den Pausen. Sie ist die Grundlage für Zeitkonten, Überstunden und die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und belegt, dass Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden.

Was dahinter steckt

Arbeitszeiterfassung beantwortet, wann und wie lange jemand gearbeitet hat. Wofür die Zeit verwendet wurde, hält die Projektzeiterfassung fest. Erfasst wird heute meist auf einem dieser Wege:

Stempeluhr im Browser am Arbeitsplatz
App auf dem Smartphone, etwa auf der Baustelle oder beim Kundentermin
Terminal mit RFID-Chip oder QR-Code am Eingang
nachträgliche Eingabe in einen Stundenzettel

Hinterlegt sind das Arbeitszeitmodell, die Feiertage des Standorts und die Regeln für Mehrarbeit. Aus Soll und Ist entsteht das Zeitkonto.

In Deutschland ist die Erfassung seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 für alle Arbeitgeber Pflicht, eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor. In Österreich verlangt § 26 Arbeitszeitgesetz Aufzeichnungen. Einzelheiten stehen im Eintrag Zeiterfassungspflicht.

Warum das für Planungsbüros wichtig ist

Vor Abgaben häufen sich Mehrstunden, danach wird es ruhiger. Ohne Erfassung bleiben solche Spitzen unsichtbar, bis sie sich in Krankheitstagen oder Kündigungen zeigen. Wer Arbeitszeit und Projektzeit im selben System führt, sieht außerdem, welcher Anteil der bezahlten Zeit in Projekte fließt und welcher in Akquise, Verwaltung und interne Abstimmung.

Beispiel

Ein Bauingenieur hat einen Vertrag über 40 Wochenstunden. In einem Monat mit 21 Arbeitstagen liegt sein Soll bei 168 Stunden, erfasst sind 179,5 Stunden, also 11,5 Stunden mehr. Laut Vertrag sind die ersten 10 Mehrstunden im Monat mit dem Gehalt abgegolten, auf das Überstundenkonto gehen deshalb 1,5 Stunden. Ohne Erfassung wäre weder die Abgeltung belegbar noch der Ausgleich der übrigen Stunden.

Ausführlich: Zeiterfassung im Planungsbüro: effizient und rechtssicher mit HR-Software

So unterstützt ingo365

ingo365 HR, powered by Factorial, erfasst Arbeitszeit per Stempeluhr im Browser, in der kostenlosen App oder am Terminal mit RFID-Chip oder QR-Code. Beim Einstempeln lässt sich der Arbeitsort wählen, etwa Büro, mobil oder Geschäftsreise, Pausen werden mitgestempelt. Wer beim Einstempeln Projekt und Leistungsphase wählt, erfasst Arbeitszeit und Projektzeit in einem Schritt.

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Häufige Fragen

Müssen Pausen bei der Arbeitszeiterfassung aufgezeichnet werden?

In Deutschland ist das nicht abschließend geklärt. Fachbeiträge zum Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 empfehlen, Pausen konkret zu erfassen statt pauschal abzuziehen. In Österreich entfällt die Aufzeichnung der Ruhepausen nur, wenn eine Betriebsvereinbarung oder, in Betrieben ohne Betriebsrat, eine schriftliche Einzelvereinbarung Lage oder Rahmen der Pausen festlegt und eingehalten wird.

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

In Deutschland ja, für alle Arbeitgeber unabhängig von Größe und Betriebsrat, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Papier, Tabelle oder App sind zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer verlässlich erfasst werden, ein Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht künftig grundsätzlich die elektronische Form vor. In Österreich verlangt § 26 Arbeitszeitgesetz Aufzeichnungen, in der Schweiz Art. 73 ArGV 1 mit engen Ausnahmen für Verzicht und vereinfachte Erfassung.

Stand: 05.11.2026