Zeiterfassungspflicht
Die Zeiterfassungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System aufzuzeichnen. In Deutschland folgt sie seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz und betrifft grundsätzlich alle Arbeitgeber, auch ohne Betriebsrat.
Was dahinter steckt
In Deutschland ergibt sich die Pflicht aus Rechtsprechung und Gesetz:
- 14. Mai 2019: Der Europäische Gerichtshof verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System (C-55/18).
- 13. September 2022: Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab (1 ABR 22/21). Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Die Form ist frei, die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden, verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
- § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich ist aufzuzeichnen, die Nachweise sind zwei Jahre aufzubewahren. Verstöße können mit bis zu 30.000 € geahndet werden.
- Juni 2026: Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht eine taggleiche, grundsätzlich elektronische Erfassung mit gestaffelten Übergangsfristen vor. Beschlossen ist er bislang nicht.
In Österreich verpflichtet § 26 Arbeitszeitgesetz Arbeitgeber, die geleisteten Arbeitsstunden aufzuzeichnen. Bei Beschäftigten, die Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen oder überwiegend von zu Hause arbeiten, genügt die Dauer der Tagesarbeitszeit.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Viele Büros arbeiten mit Vertrauensarbeitszeit und erfassen nur Projektstunden. Das genügt nicht, weil Projektzeiten weder Beginn und Ende noch Pausen zeigen. Gerade vor Abgaben entstehen Tage über zehn Stunden, die ohne vollständige Erfassung niemand bemerkt, bis eine Aufsichtsbehörde oder ein Arbeitsgericht nach Nachweisen fragt. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er mit, wie erfasst wird, nicht ob.
Beispiel
Eine Projektleiterin arbeitet vor einer Abgabe von 8:00 bis 18:30 Uhr. Bei mehr als neun Stunden Arbeit schreibt § 4 Arbeitszeitgesetz mindestens 45 Minuten Pause vor, die Arbeitszeit beträgt damit 9,75 Stunden.
Das liegt unter der Tagesgrenze von zehn Stunden, muss aber innerhalb von sechs Monaten auf durchschnittlich acht Stunden je Werktag ausgeglichen werden. Die 1,75 Stunden über acht Stunden waren schon vor 2022 nach § 16 Abs. 2 aufzuzeichnen, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts die gesamte Arbeitszeit des Tages.
Ausführlich: Arbeitszeiterfassung 2026: Digitale Pflicht, neue Chancen
So unterstützt ingo365
In ingo365 HR, powered by Factorial, stempeln Mitarbeitende Beginn, Ende und Pausen, ein Start ist schon mit Sollstunden je Woche oder Monat möglich. Vorgesetzte und HR kontrollieren die erfassten Zeiten und geben sie monatlich frei. Gesellschaften in Deutschland und Österreich lassen sich als rechtliche Einheiten mit eigenen Regeln in einem System führen.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für kleine Büros?
Ja. Die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz trifft grundsätzlich jeden Arbeitgeber, auch ohne Betriebsrat. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 würde Betrieben mit bis zu zehn Beschäftigten nur die elektronische Form erlassen, nicht die Aufzeichnung selbst.
Ist Arbeitszeiterfassung mit Excel zulässig?
Ja, in Deutschland schreibt das Gesetz bisher keine elektronische Form vor. Das Bundesarbeitsgericht verlangt aber ein objektives und verlässliches System, eine Tabelle sollte deshalb vollständig, zeitnah und geschützt vor nachträglichen Änderungen geführt werden. Ob sie nach der geplanten Reform noch genügt, hängt vom endgültigen Gesetz ab.
Stand: 05.11.2026