Projektzeiterfassung

Projektzeiterfassung ist die Zuordnung geleisteter Arbeitsstunden zu Projekten, Projektphasen oder Aufgaben, meist mit einer kurzen Beschreibung der Tätigkeit. Sie liefert die Ist-Stunden für Projektcontrolling, Leistungsnachweise und die Abrechnung nach Aufwand.

Was dahinter steckt

Jede Buchung ordnet eine Zeitspanne einem Auftrag zu und enthält Datum, Person, Projekt, Dauer und einen kurzen Tätigkeitstext, der später im Leistungsnachweis erscheinen kann. Üblich ist eine Struktur in drei Ebenen:

Projekt: der Auftrag, etwa der Neubau einer Kita
Phase oder Unterprojekt: im Planungsbüro meist die Leistungsphase
Aufgabe: optional, etwa die Abstimmung mit der Tragwerksplanung

Gebucht wird beim Einstempeln direkt auf ein Projekt oder nachträglich in einer Wochenübersicht. Die Projektleitung prüft die Zeiten und gibt sie für Controlling und Abrechnung frei.

Warum das für Planungsbüros wichtig ist

Das Honorar nach HOAI hängt an anrechenbaren Kosten, Honorarzone und Leistungsphasen, nicht an Stunden. Ob ein Projekt Geld verdient, zeigt erst der Vergleich der Stunden je Phase mit dem Honoraranteil dieser Phase. Bei Besonderen Leistungen nach Aufwand und bei Zeithonoraren sind die gebuchten Stunden zugleich die Rechnungsgrundlage.

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Einführung einer Software mit, weil sich aus Projektzeiten Leistung und Verhalten ablesen lassen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Beispiel

Ein Büro erhält für ein Schulgebäude 120.000 € Honorar, auf die Entwurfsplanung (Leistungsphase 3, 15 %) entfallen 18.000 €. Bei einem kalkulierten Stundensatz von 90 € stehen dafür 200 Stunden zur Verfügung. Bei halber Fertigstellung sind 150 Stunden gebucht, hochgerechnet braucht die Phase 300 Stunden.

Die 100 Stunden über Plan sind mit 90 € kalkuliert 9.000 €, die das Honorar dieser Phase nicht mehr deckt. Noch lässt sich gegensteuern.

Ausführlich: Zeit- und Leistungserfassung in Ingenieurbüros neu denken

So unterstützt ingo365

In ingo365 HR buchen Mitarbeitende ihre Zeit beim Einstempeln oder nachträglich auf Projekt, Unterprojekt und Leistungsphase, mit Kommentar zur Tätigkeit. Projekte und Zuordnungen kommen aus ingo365 ERP, die erfassten Stunden gehen für Leistungsnachweise sowie Abschlags- und Schlussrechnungen zurück. Im ERP entscheidet die Projektleitung, ob eine Stunde abgerechnet oder aus Kulanz nicht berechnet wird, und vergleicht Soll und Ist je Leistungsphase.

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Häufige Fragen

Funktioniert Projektzeiterfassung nach Leistungsphasen auch in Österreich und der Schweiz?

Ja. In Österreich orientieren sich viele Planungsbüros statt an der HOAI an den Leistungs- und Vergütungsmodellen LM.VM, in der Schweiz an den Phasen der SIA-Ordnungen. Entscheidend ist, dass die Buchungsebene der Honorarstruktur des Vertrags entspricht.

Müssen Projektzeit und Arbeitszeit übereinstimmen?

Nein. Nicht jede Arbeitsstunde gehört zu einem Projekt, etwa Akquise, Weiterbildung oder interne Besprechungen. Übersteigen die Projektstunden eines Tages aber die erfasste Arbeitszeit, ist meist eine Buchung falsch und sollte vor der Abrechnung geprüft werden.

Stand: 05.11.2026