Auftragsabwicklung
Die Auftragsabwicklung umfasst alle Schritte vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang: Auftrag anlegen, Leistung planen und erbringen, erfassen, abrechnen und die Forderung überwachen. Bei Dienstleistern steht im Mittelpunkt, dass jede erbrachte Leistung vollständig und rechtzeitig in eine Rechnung mündet.
Was dahinter steckt
Im Handel dreht sich die Auftragsabwicklung um Lieferschein und Lager. Bei Dienstleistern geht es um Stunden, Phasen und Verträge. Die Kette lässt sich in fünf Stationen beschreiben:
| Station | Ergebnis |
|---|---|
| Auftragseingang | Angebot angenommen, Auftrag mit Budget angelegt, Kunde als Debitor geführt |
| Planung | Projektleitung benannt, Phasen und Termine festgelegt |
| Leistungserbringung | Stunden und Fremdleistungen auf den Auftrag gebucht |
| Abrechnung | Leistung abgenommen oder Zeiten geprüft, Rechnung erstellt und gebucht, zwischen deutschen Unternehmen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung |
| Forderungsmanagement | Zahlungseingang überwacht, bei Verzug gemahnt |
Die Schwachstellen liegen an den Übergängen: zwischen Vertrieb und Projekt, zwischen Zeiterfassung und Rechnung, zwischen Rechnung und Buchhaltung. Jeder Wechsel des Werkzeugs kostet Zeit und erzeugt Fehler.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
IT-Dienstleister wickeln Projekte, wiederkehrende Verträge und Einzelaufträge parallel ab, oft mit Fremdleistungen von Partnern. Jeder Tag zwischen erbrachter Leistung und Rechnung verlängert die Zeit, bis das Geld auf dem Konto ist. Die Liquidität hängt deshalb weniger am Umsatz als an einer zügigen Abwicklung.
Beispiel
Ein IT-Dienstleister mit 1,2 Mio. € Jahresumsatz stellt seine Rechnungen im Schnitt 20 Tage nach Monatsende, die Kunden zahlen nach 30 Tagen. Gelingt die Rechnung schon 5 Tage nach Monatsende, kommt das Geld 15 Tage früher.
Bei rund 3.288 € Umsatz am Tag (1,2 Mio. € geteilt durch 365) sind das etwa 49.300 €. Dieses Geld ist nicht mehr in offenen Forderungen gebunden.
Ausführlich: Wie Sie Auftragsverwaltung und Projektcontrolling verbessern
So unterstützt timo365
In timo365 ERP wird ein Projektangebot in einen Projektauftrag übernommen, auch aufgeteilt auf mehrere Aufträge. Aus dem Kontakt entsteht dabei automatisch ein Debitor. Für neue Debitoren geben Debitorvorlagen die Buchungswerte für die Finanzbuchhaltung vor, damit beim Buchen keine Fehler entstehen. Mit dem Buchen der Rechnung entsteht ein offener Posten mit Fälligkeit, so bleibt die Forderung bis zum Zahlungseingang im selben System.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Auftragsabwicklung und Projektmanagement?
Projektmanagement steuert Inhalt, Termine und Team eines Projekts. Die Auftragsabwicklung ist der kaufmännische Ablauf rund um den Auftrag, vom Vertragsschluss über die Abrechnung bis zum Zahlungseingang. In der Praxis greifen beide ineinander, weil die Projektleitung Leistungen freigibt, die das Backoffice abrechnet.
Welche Belege entstehen in der Auftragsabwicklung?
Typisch sind Angebot, Auftragsbestätigung, Leistungsnachweis, Rechnung und gegebenenfalls Mahnung. Bei Projekten kommen Abschlags- und Schlussrechnungen hinzu, bei Verträgen wiederkehrende Rechnungen. Alle Belege sollten über die Auftragsnummer miteinander verbunden sein.
Stand: 05.11.2026