Change Request

Ein Change Request ist ein formaler Antrag, einen vereinbarten Leistungsumfang, ein laufendes Projekt oder ein IT-System zu ändern, mit Beschreibung, Begründung und Bewertung der Auswirkungen. In der Praxis sorgt er dafür, dass Änderungen erst nach Prüfung von Aufwand, Kosten, Terminen und Risiken freigegeben und sauber abgerechnet werden.

Was dahinter steckt

Der Begriff wird in zwei Zusammenhängen verwendet. Im Projektgeschäft ist ein Change Request ein Antrag, Umfang, Termine oder Budget gegenüber dem Auftrag zu ändern. Im IT-Betrieb heißt er nach ITIL klassisch Request for Change und betrifft Änderungen an Systemen. ITIL 4 nennt die zugehörige Praxis Change Enablement und unterscheidet drei Arten:

Standard-Change: risikoarm, bekannt, dokumentiert und vorab genehmigt, etwa ein Routine-Update
Normaler Change: wird geplant, bewertet und von einer festgelegten Freigabestelle (Change Authority) genehmigt, bei großer Tragweite oft über ein Change Advisory Board
Notfall-Change: muss sofort umgesetzt werden, etwa um eine schwere Störung zu beheben, mit beschleunigter Freigabe

Der Ablauf in vier Schritten:

Antrag stellen: Antragsteller, Beschreibung der Änderung, Begründung, Lösungsvorschlag
Auswirkungen bewerten: Aufwand, Kosten, Termine, Risiken
Entscheiden: freigeben, ablehnen oder zurückstellen
Umsetzen, Plan und Vertrag anpassen, Zusatzleistung abrechnen

Die Projektmanagementmethode HERMES der Schweizer Bundesverwaltung führt den Change Request im klassischen wie im agilen Vorgehen als festes Ergebnis mit vergleichbaren Inhalten.

Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist

In Festpreis- und Pauschalprojekten sind ungeregelte Änderungen ein häufiger Grund für schwindende Marge. Der Kunde bittet nebenbei um eine Zusatzfunktion, das Team setzt sie um, berechnet wird nichts. Ein verbindliches Verfahren trennt vereinbarten Umfang von zusätzlicher Leistung und schafft eine schriftliche Grundlage für die Abrechnung. Im Betrieb schützt es zusätzlich vor Ausfällen durch ungeprüfte Eingriffe in Kundensysteme.

Beispiel

Ein IT-Dienstleister führt ein Kundenportal zum Festpreis von 48.000 € ein, kalkuliert mit 400 Stunden zu 120 €. Während des Projekts kommen drei Änderungswünsche dazu: eine zusätzliche Schnittstelle (40 Stunden), ein zweites Sprachpaket (24 Stunden) und angepasste Berichte (16 Stunden).

Ohne Change Request steigen die Stunden auf 480, der erzielte Stundensatz fällt auf 100 €. Mit drei freigegebenen Change Requests über zusammen 80 Stunden kommen 9.600 € dazu, der Satz bleibt bei 120 €.

So unterstützt timo365

In timo365 ERP ist das Projekt die Klammer, unter der sich beliebig viele Projektangebote und Projektaufträge anlegen lassen. Eine zusätzliche Leistung kann so als eigenes Angebot unter demselben Projekt kalkuliert und nach Zusage ganz oder in Teilen in einen Projektauftrag übernommen werden. Ursprünglicher Auftrag und Zusatzleistung bleiben dabei als eigene Belege mit eigener Nummer nachvollziehbar.

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Häufige Fragen

Wer bezahlt einen Change Request?

Das regelt der Vertrag: Liegt die Änderung außerhalb des vereinbarten Umfangs, wird sie üblicherweise zusätzlich berechnet, sobald der Auftraggeber den Change Request freigibt. Ein einseitiges Anordnungsrecht des Auftraggebers sieht das deutsche Recht nur für Bau-, Architekten- und Ingenieurverträge vor (§§ 650b, 650q BGB), nicht für Software-Einführungen. Deshalb gehören Aufwand und Preis in den Antrag, bevor die Umsetzung beginnt.

Wie schreibt man einen Change Request?

Kurz und prüfbar: was sich ändern soll, warum, und was ohne die Änderung passiert. Dazu gehören eine Schätzung von Aufwand und Preis, die Auswirkung auf Termine und Risiken sowie ein Feld für die Freigabe durch den Auftraggeber. Umgesetzt wird erst nach dieser Freigabe.

Stand: 05.11.2026