E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich maschinell verarbeiten lässt. In Deutschland müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zur Ausstellung im inländischen B2B-Geschäft folgt 2027 und 2028.

Was dahinter steckt

Zulässige Formate sind etwa XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht aber dessen Profile MINIMUM und BASIC WL. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige elektronische Rechnung. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt nach § 14 UStG und den Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG:

Zeitpunkt	Regel
seit 1. Januar 2025	alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
bis 31. Dezember 2026	Papierrechnung weiter zulässig, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
ab 1. Januar 2027	Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr
ab 1. Januar 2028	Ausstellungspflicht für alle

Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, empfangen können müssen alle. Aufzubewahren ist die E-Rechnung acht Jahre im empfangenen Format, maßgeblich ist der strukturierte Teil.

In Österreich und der Schweiz gibt es bisher keine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen. Für Umsätze zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten sieht das EU-Paket ViDA E-Rechnungen ab 1. Juli 2030 vor.

Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist

Planungsbüros stellen Abschlags- und Schlussrechnungen, IT-Dienstleister oft wiederkehrende Vertragsrechnungen. Jede davon muss künftig als E-Rechnung raus. Wer für Bundesbehörden plant, reicht Rechnungen schon seit 27. November 2020 als E-Rechnung ein, meist als XRechnung über ein Portal. Mehrere Länder verlangen das ebenfalls. Umgekehrt lassen sich eingehende E-Rechnungen von Subplanern, Lieferanten und Softwareherstellern ohne Abtippen übernehmen und prüfen.

Beispiel

Ein Ingenieurbüro hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 1,2 Mio. €. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 muss es E-Rechnungen ausstellen. Ein kleineres Büro mit 650.000 € Vorjahresumsatz darf 2027 noch PDF-Rechnungen schicken, wenn der Kunde zustimmt, und stellt zum 1. Januar 2028 um.

Ausführlich: Zwei Highlights in Business Central: E-Rechnung und Copilot

So unterstützen ingo365 und timo365

ingo365 ERP verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD im Standard, beim Versand wie beim Empfang. Ausgangsrechnungen gehen je nach Prozess als E-Rechnung, PDF oder E-Mail an den Kunden. In timo365 ERP lässt sich die E-Rechnung für Ausgangsrechnungen ebenfalls einrichten.

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Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung muss strukturiert und maschinell auswertbar sein, etwa als XRechnung mit reinen XML-Daten oder als ZUGFeRD, das zusätzlich ein lesbares PDF enthält. Ein reines PDF gilt als sonstige elektronische Rechnung und ist im inländischen B2B-Geschäft nur noch in den Übergangsfristen zulässig.

Gibt es in Österreich eine E-Rechnungspflicht?

Nur gegenüber Bundesdienststellen. Seit 2014 müssen Rechnungen an den Bund strukturiert eingebracht werden, etwa im Format ebInterface oder Peppol über das Unternehmensserviceportal. Zwischen Unternehmen gibt es bisher keine allgemeine Pflicht, Länder und Gemeinden regeln ihre eigenen Vorgaben.

Stand: 05.11.2026