GoBD
Die GoBD sind die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie legen fest, wie Unternehmen in Deutschland steuerlich relevante Daten digital erfassen, buchen, aufbewahren und der Betriebsprüfung zugänglich machen.
Was dahinter steckt
Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung. Sie beschreiben, wie die Finanzverwaltung die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung auf elektronische Systeme anwendet.
Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025, vor allem wegen der E-Rechnung. Sie gelten für alle, die steuerliche Bücher oder Aufzeichnungen führen, auch für Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung und auch dann, wenn ein Steuerbüro bucht.
| Grundsatz | Bedeutung in der Praxis |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Keine Buchung ohne Beleg, jeder Geschäftsvorfall lässt sich verfolgen |
| Vollständigkeit und Richtigkeit | Alle Geschäftsvorfälle werden einzeln und korrekt erfasst |
| Zeitgerechte Buchung | Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen gelten als unbedenklich, Kassenvorgänge täglich |
| Ordnung | Systematische Ablage, Belege sind schnell auffindbar |
| Unveränderbarkeit | Änderungen bleiben erkennbar, der ursprüngliche Inhalt geht nicht verloren |
| Aufbewahrung und Datenzugriff | Unterlagen bleiben über die Frist lesbar und maschinell auswertbar |
Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die Abläufe, Systeme und Kontrollen beschreibt. Ein amtliches GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht, Prüfer können nur bestätigen, dass ein Programm bei richtiger Einrichtung die Anforderungen erfüllen kann. Für Österreich und die Schweiz gelten die GoBD nicht, dort greifen eigene Vorschriften zu Buchführung und Aufbewahrung.
Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist
Beide arbeiten weitgehend digital: Rechnungen entstehen im ERP, Belege kommen per E-Mail, Leistungsnachweise als PDF. Jede dieser Stellen fällt unter die GoBD. Liegen Belege nur in persönlichen Postfächern oder werden Rechnungen nach dem Versand noch geändert, kann das in der Betriebsprüfung zur Schätzung führen. Wer die Buchhaltung an ein Steuerbüro gibt, bleibt trotzdem selbst verantwortlich.
Beispiel
Ein Ingenieurbüro stellt im März 2026 eine Abschlagsrechnung und erhält dazu eine Rückfrage per E-Mail. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, also mit dem 31. Dezember 2026. Die Rechnung ist als Buchungsbeleg acht Jahre aufzubewahren, bis Ende 2034. Die E-Mail mit der Rückfrage ist ein Geschäftsbrief mit sechs Jahren Frist, bis Ende 2032.
Bücher und Jahresabschlüsse unterliegen zehn Jahren. Laufen noch steuerliche Festsetzungsfristen, endet die Aufbewahrung entsprechend später.
So unterstützen ingo365 und timo365
ingo365 ERP und timo365 ERP enthalten eine vollintegrierte Finanzbuchhaltung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. In Deutschland gehen die Daten über die DATEV-Schnittstelle an die Steuerberatung. Rechnungen entstehen zunächst als ungebuchter Entwurf, werden geprüft und freigegeben und erst danach gebucht und damit für die Finanzbuchhaltung wirksam.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen GoB und GoBD?
Die GoB, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, sind ein allgemeiner Rechtsbegriff aus Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung und gelten für jede Buchführung. Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das diese Grundsätze auf elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen überträgt und den Datenzugriff der Betriebsprüfung regelt.
Ist eine PDF-Datei GoBD-konform?
Das Format allein entscheidet nicht: Ein PDF ist GoBD-konform aufbewahrt, wenn es vollständig, unverändert und über die ganze Frist lesbar abgelegt ist. Bei E-Rechnungen zählt seit der GoBD-Änderung von 2025 der strukturierte Teil, etwa die XML-Datei, er ist im empfangenen Format aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine reine Bilddatei ersetzt ihn nicht.
Stand: 05.11.2026